Andrea Marín Mena
Periodista

En aproximadamente nueve meses, el 100% de las oficinas y despachos jurisdiccionales y administrativos que integran el Circuito Judicial de Cartago (Cantón Central), trabajarán bajo la modalidad oral-electrónica. Esta es la meta que el Poder Judicial se propuso para este 2015, al iniciar con la ejecución del Plan de Rediseño de Procesos en esta provincia.

El ambicioso proyecto tiene como objetivos principales mejorar el servicio público que se brinda a las personas usuarias de esta zona, agilizar los procesos, acortar los tiempos de respuesta en la resolución de los conflictos judiciales que se presenten y garantizar la continuidad de esta nueva modalidad de gestión.

Para la Presidenta de la Corte Suprema de Justicia, Zarela Villanueva Monge, el trabajo que se inició este 2015 en el Circuito Judicial de Cartago, tiene como finalidad garantizar una justicia que mejore en su rendimiento, una justicia más cercana y que permita una resolución efectiva de los conflictos. Todo ello, encaminado hacia una justicia como instrumento de desarrollo humano.

“Pretendemos invertir recursos y mejorar la justicia en las oficinas y despachos de todo el Circuito Judicial de Cartago, para que puedan verse los resultados. Lo que procuramos es mejorar el servicio y trabajar por una justicia más accesible, humana y eficiente, poniendo a disposición nuevas tecnologías, indicadores de calidad y gestión, sistema de gestión, escritorio virtual, agenda cronos, un sistema de inteligencia de negocios para visualizar la situación de los despachos y oficinas y comparar el trabajo que se realiza y que nos permita tomar decisiones”, manifestó la Presidenta de la Corte Suprema de Justicia, Zarela Villanueva Monge. En total, el rediseño oral electrónico contemplará la puesta en funcionamiento oral- electrónico de 19 despachos y oficinas, así como el seguimiento y control de seis despachos que trabajaban bajo esta modalidad. El plan pretende estandarizar los procesos judiciales en todo el país e implementar la tramitación electrónica y la oralidad en las materias que así lo permitan.

Se espera que para el mes de setiembre del 2015 el I Circuito Judicial de Cartago esté trabajando al 100% bajo la modalidad oral-electrónica.

De esta manera, el Circuito Judicial de Cartago se convertirá en el segundo en laborar bajo este nuevo modelo de rediseño; antecedido por el Segundo Circuito Judicial de Alajuela, Sede San Carlos. La diferencia con el circuito cartaginés es que paralelamente se desarrollará un plan piloto de Gobierno Abierto que impulsa la Presidencia de la Corte, que involucra transparencia, rendición de cuentas y participación ciudadana.

El 19 de enero las autoridades judiciales realizaron una visita al Circuito Judicial de Cartago, que dio por iniciado el arranque del plan de rediseño. La Directora de Planificación del Poder Judicial, Marta Asch Corrales, dio una amplia explicación de lo que comprende el proyecto. “Esta propuesta se sustenta en la labor de rediseño de procesos e implementación de sistemas de trámite electrónico que se ha desarrollado en varios despachos y oficinas judiciales, y que ha propiciado la implementación de mejoras en los sistemas de trabajo para brindar un mejor servicio a la ciudadanía, tal y como es el caso del trabajo efectuado en algunos despachos de Cartago, del Primer y Segundo Circuito Judicial de San José y en todos los despachos que se encuentran en el edificio del Segundo Circuito Judicial de Alajuela (San Carlos)”, destacó Asch Corrales. Para la Directora de Planificación, el principal objetivo es “mejorar el servicio público de administración de justicia que se ofrece en el Circuito Judicial de Cartago a través del cambio en los procesos de trabajo, organización y la aplicación de moderna gestión y nuevas tecnologías, de forma sostenible y accesible”.

El 19 de enero las autoridades judiciales hicieron la presentación oficial del Plan de Rediseño del I Circuito Judicial de Cartago. Participaron Lena White Curling, Asesora de la Presidencia, Zarela Villanueva Monge, Presidenta de la Corte y Marta Asch Corrales, Directora de Planificación.

Rediseño en detalle

Para la ejecución del plan de rediseño, los despachos y oficinas judiciales se agruparon en tres bloques.

En la parte tecnológica se contará con el acompañamiento de la Dirección de Tecnología de la Información para el equipamiento y fortalecimiento de esta área en los despachos y oficinas que contempla la implementación de sistemas como el de Gestión, Escritorio Virtual, agenda cronos y un sistema de inteligencia de negocios para visualizar la situación de los despachos.

La Oficina de Recepción de Documentos tendrá un papel protagónico en este nuevo modelo de gestión, pues facilita la recepción de documentos de todos los despachos judiciales.

La primera etapa, ya en proceso, analiza los despachos: Tribunal de Apelaciones, Tribunal de Juicio, Tribunal de Flagrancia, Juzgado Penal Juvenil, Juzgado Ejecución de la Pena, Juzgado Contravencional y Juzgado Civil de Menor Cuantía. Para el mes de junio se iniciará la segunda etapa, donde se involucran las oficinas del Ministerio Público, la Defensa Pública y el seguimiento de una oficina del Ministerio Público que ya trabaja en esta línea. El trabajo de rediseño estará a cargo del equipo de rediseño del Ministerio Público y la Defensa Pública. La tercera etapa contempla la modernización de juzgados de diversas materias, la Oficina de Trabajo Social y Psicología, el Organismo de Investigación Judicial (OIJ) y las oficinas administrativas, en esta parte se dará seguimiento a tres despachos que ya trabajan este sistema. En general, la coordinación y seguimiento de este proyecto está bajo la responsabilidad de la Dirección de Planificación. Según explicó Erick Monge Sandí, Jefe de la Sección de Proyección de la Dirección de Planificación, el protocolo de implementación es el mismo para cada uno de los despachos a rediseñar.

“Lo primero que se hace es un proceso de diagnóstico, para definir las principales debilidades y los puntos críticos de una oficina o despacho. Se identifican los cuellos de botella que impiden fluidez en el sistema de trabajo; además se toman los tiempos de todos los procesos y se analizan las cargas de trabajo”, explicó Monge Sandí.

Una vez con este diagnóstico, se exponen los resultados a las personas que integran el despacho judicial, quienes deben integrar un Equipo de Mejora Continua, para construir y formular las soluciones que se implementarán. Este equipo, una vez finalizada la implementación del plan de rediseño, será el responsable de darle continuidad al proyecto.

“Con la propuesta de mejora lista, ésta se ejecuta y en caso de que algún proceso no funcione de la mejor manera, se hace una revisión donde se analiza el problema y se buscan soluciones, esto a través de un proceso de mejora continua. Esta parte irá acompañada de indicadores de gestión, que serán los aspectos cuantitativos que permitan llevarle el pulso a la gestión del despacho. Esta herramienta hace que los despachos se autogestionen, porque pueden detectar fallas o puntos débiles en los procesos a su cargo y tomar las acciones necesarias para mejorarlos”, detalló Erick Monge de Planificación.

Persona usuaria como prioridad

Para las autoridades judiciales, el proceso de rediseño debe ser transparente de cara al servicio que se brinda a las personas usuarias, quienes deben esperar de todo este proceso trámites más expeditos y menos complejos.

Mediante la aplicación de la modalidad oral-electrónica, las personas con acceso a Internet y con dispositivos inteligentes, podrán acceder a sus expedientes y presentar escritos por la vía electrónica, desde su vivienda, lugar de trabajo, sin tener que acudir hasta las oficinas judiciales de Cartago.

“Igualmente, las personas que así lo requieran seguirán teniendo acceso a una copia física de su expediente. Brindamos un acercamiento tecnológico de la justicia, sin detrimento del acceso a ésta, garantizando los derechos fundamentales de todas las personas y máxime cuando se trata de poblaciones en condición de vulnerabilidad. Avanzamos tecnológicamente pero respetamos las políticas transversales del Poder Judicial”, destacó Erick Monge de Planificación.

Plan piloto Gobierno Abierto

Este trabajo de rediseño en Cartago se verá enriquecido con el aporte y visión de Gobierno Abierto. Para ello se desarrollará paralelamente un plan piloto que tiene como ejes: la transparencia, rendición de cuentas y la participación ciudadana.

“El Gobierno Abierto Judicial se define como transparente, que responde a las necesidades de la ciudadanía. Un estilo de gestión pública que permite que participen las personas ciudadanas, que es abierto a dar información y es accesible y se presente ante las personas usuarias como una forma mejorada de prestar el servicio”, destalló Lena White Curling, Coordinadora del Programa Gobierno Abierto del Despacho de la Presidencia de la Corte

White Curling detalló que este plan piloto contempla las alianzas con organizaciones de la sociedad civil y entidades públicas con las que se está vinculado, como socios estratégicos. También implica la apertura de espacios para que personas externas a la institución brinden insumos para la toma de decisiones.

Compromiso institucional

Los diversos sectores judiciales que participan en el Plan de Rediseño de Procesos en el I Circuito Judicial de Cartago, asumen el reto como muy compromiso y señalando sus expectativas e inquietudes frente a un proyecto tan ambicioso.

Pilar Obando Masís Administradora Regional I Circuito Judicial de Cartago “En cuanto a las expectativas que tiene la administración con respecto a la implementación del proyecto de rediseño, esperamos que con el personal del área jurisdiccional, podamos brindar el apoyo que necesitan todos los despachos durante el proceso de cambio, a la vez que las oficinas logren mayor eficiencia y una reducción en los tiempos de respuesta a los usuarios”.

Priscilla Prado Malé Jueza Coordinadora Juzgado Ejecución de la Pena, Cartago “Se tiene la esperanza mediante una gestión informatizada, de lograr mayor accesibilidad a los usuarios, simplificación y celeridad de trámites y una justicia informatizada, transparente, objetiva, proba, pronta y cumplida, que podríamos resumir en el paradigma: Justicia Informatizada para la Población Penitenciaria, mediante una administración de justicia célere que ofrece la posibilidad en un menor tiempo de conseguir un derecho, una respuesta a un ejercicio de un derecho constitucional, o la libertad vigilada para la inserción responsable y comprometida en el cumplimiento de la pena, con efectos colaterales amigables a la política de cero papel y protección al ambiente El personal de este Despacho de Ejecución de la Pena (Cartago y Pérez Zeledón) tenemos la actitud y aptitud, determinación, para enfrentarnos a un nuevo reto: adaptar la informática a las necesidades de la tramitología de ejecución penal para alcanzar el objetivo institucional: una justicia accesible, que rompa barreras sin menosprecio de la colaboración de los usuarios, población penal, público en general y de las autoridades penitenciarias, incluyéndolos como comunidad activa, tal efecto lo es en una doble vía desde la gestión propiamente y desde la accesibilidad del usuario y sus necesidades”.

Ericka Chavarría Astorga Contralora Regional Contraloría de Servicios Cartago “Con su implementación se pretende que la persona usuaria, obtenga entre otros los siguientes beneficios: revisar su expediente desde la comodidad de su casa y/o trabajo, presentar escritos de forma electrónica y la realización de audiencias orales, con la finalidad de que haya un verdadero acceso a la justicia. La Contraloría de Servicios es consciente de que tendrá una participación muy activa dentro del proyecto, y al ser la oficina encargada de constatar que la persona usuaria reciba un servicio de calidad, deberá funcionar como la oficina enlace entre el Poder Judicial y la ciudadanía, de mantenerla informada de los cambios que se están dando con la implementación del proyecto. A su vez por medio de la Comisión de Personas Usuarias y de las diferentes actividades que se realizarán de participación ciudadana, serán valoradas todas aquellas propuestas de mejora en relación a temas de servicio.”

Luis Antonio Chang Pizarro Fiscal Adjunto de Gestión de Fiscalías Territoriales Proyecto Nacional de Fiscalías Electrónicas (PRONAFE) “Entre otros factores críticos para el éxito del nuevo proyecto, destacan los relacionados con el aseguramiento previo de la plataforma tecnológica del circuito judicial de Cartago y el equipamiento satisfactorio de las oficinas del Ministerio Público. Estos serían los supuestos del proyecto, que deberían garantizarse o cumplirse con la suficiente antelación, a la fase subsiguiente del rediseño de procesos. Las expectativas que tenemos al iniciar este proceso, son muy ambiciosas, en la medida que visualizamos oficinas rediseñadas prestando un servicio público de calidad, mediante el uso de tecnologías de información y comunicación. En efecto, esperamos entre otros objetivos: la celeridad de las investigaciones penales, la reducción en el consumo de fotocopias, la liberación del espacio físico, la articulación de las Fiscalías con otros despachos electrónicos y entidades estatales, la reducción del papel en el trámite de las investigaciones, la reducción del circulante y la uniformidad de procesos en las oficinas del Ministerio Público. En síntesis, un ejercicio tecnológico de la acción penal. Algunas de las ventajas de este proyecto para las personas usuarias externas, son desde luego, la mejora en su atención, al reducirse los tiempos en el trámite de sus denuncias y escritos, facilitarle la litigación o gestión electrónica, así como los servicios en línea 24/7, evitarle la re-victimización, ahorrarle tiempo y dinero en fotocopias y traslados, y facilitar la accesibilidad para ciudadanos y ciudadanas con capacidades especiales. Todo esto se ajusta y contribuye a la política de “Gobierno Abierto”.

Michael Soto Jiménez Jefe de Oficina de Planes y Operaciones del OIJ “Las expectativas que tenemos es que funcione muy similar a como funcionó la primera etapa en el II Circuito Judicial de Alajuela, sede San Carlos, que nos permitió contar con el módulo de investigadores que es un diseño que hicimos en el OIJ y que pretende darle seguimiento a todos los pasos que se realizan dentro de la investigación criminal, desde que se recibe la denuncia hasta que sale el informe. La idea es homologar este proceso en Cartago y estar en sintonía con los proyectos del Poder Judicial que pretenden con el sistema de gestión de calidad, lo que implicaría que un proceso se haga igual en el OIJ de San Carlos que en el OIJ de Cartago, brindando el mismo servicio y el mismo producto de calidad. Uno de los principios del Poder Judicial y del OIJ es dar una buena atención al usuario. OIJ ha venido trabajando en temas específicos como el establecimiento de sistemas digitales, que nos permita llevar una trazabilidad de la investigación dentro de un sistema informático. El interés es garantizar un servicio de calidad, expedito y cumplir con el fin último que es la justicia”.

Alejandro Rojas Aguilar Subdirector de la Defensa Pública "La Defensa Pública ha tenido históricamente una orientación hacia la mejora continua, asumiendo que sus prácticas siempre pueden ser objeto de perfeccionamiento, una perspectiva que ha terminado por fortalecer su Institucionalidad. Por esa razón, iniciar un proceso de revisión y mejoramiento de la gestión en el Circuito Judicial de Cartago es visto como una oportunidad para generar mejores condiciones en el servicio público que brinda nuestra Organización, lo cual se ve potenciado por ser una iniciativa integral y compartida con las otras Instituciones que forman parte del Poder Judicial e impulsada por la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia. Específicamente, reconocemos que la Defensa Pública de Cartago ha sido un referente de buenas prácticas hacia lo interno y externo de la Defensa Pública, constituyéndose en un importante factor de éxito del trabajo por realizar y que genera altas expectativas en la identificación e implantación de mejoras, las cuáles esperamos reproducir en otras oficinas en los próximos años".

Jazmín Castillo Cubero Jueza Coordinadora Juzgado Contravencional de Cartago “La implementación del rediseño en el Circuito de Cartago, y en especial en el Despacho en que laboramos, nos llena de satisfacción por cuanto además de las políticas ya ejecutadas a nivel institucional acerca del programa cero papel y oralidad, con la instauración del escritorio virtual va a permitir en especial al usuario (a) una atención más expedita al ofrecer una respuesta inmediata y eficaz. Por otra parte, el acceso de una justicia pronta y cumplida permite que los procesos se agilicen en un tiempo más corto, y brinda a las partes una solución a sus problemas conforme a la ley, desde que interpone la denuncia a la realización de la audiencia. Por estas razones nos llena de orgullo saber que nuestro Circuito y en especial el Juzgado Contravencional es parte de este importante Proyecto Institucional”.