Marcela Fernández Chinchilla
Comunicadora
A dos años de su implementación, el Programa Hacia Cero Papel del Poder Judicial ha logrado cumplir con sus objetivos exitosamente.
Dicho Programa trabaja de manera comprometida por garantizar una justicia ágil y sin papeles, potenciando el aprovechamiento de los recursos tecnológicos y la aplicación de buenas prácticas, que contribuyan a mejorar el servicio, eliminando el uso de papel y fotocopias en las oficinas judiciales.
 |
El Presidente de la Corte Dr. Luis Paulino Mora Mora, dio una conferencia a los gerentes del Banco Nacional sobre los avances e implantación de las políticas Cero Papel en el Poder Judicial. |
|
Con la implementación del Programa se ha logrado desarrollar políticas y estrategias que eliminen el uso del papel, con el fin de fomentar el uso de tecnología y la oralidad para reducir costos, brindar un servicio ágil y expedito y colaborar con el ambiente.
Cabe destacar que con este Programa se ha logrado mejorar y simplificar la gestión judicial a través de medios de comunicación, transmisión y acceso de información por medios electrónicos.
De igual manera, se agilizó la gestión judicial en aquellas oficinas y despachos judiciales, que por su condición geográfica y condiciones particulares no tienen acceso a todas las herramientas tecnológicas, sin que esta sea un obstáculo que les permita revisar los trámites y procesos a lo interno, muchas veces arraigados al papel, que bien podrían ser eliminados para generar un mejor servicio público y brindar respuesta pronta a las personas usuarias.
Los Centros de Impresión han representado un logro muy importante en este Programa pues de acuerdo con la Dra. Lupita Chaves Cervantes, integrante del Consejo Superior y Coordinadora del Programa Hacia Cero Papel "se ha logrado llevar un mejor control de lo que se imprime, se ha visibilizado cuánto se está imprimiendo y qué documentos, lo que permite que el o la |
funcionaria judicial sepan que este es un servicio exclusivo para el ejercicio del servicio público y no para otro fin".
Dichos Centros fueron creados con el objetivo de contar con herramientas tecnológicas que procuren la agilización de las labores en los Despachos Judiciales, mediante la impresión de los trabajos en forma rápida y segura, maximizando además el uso del recurso tecnológico dentro de una filosofía de servicio a la persona usuaria.
Actualmente se encuentran funcionando 93 Centros de Impresión, los cuales están ubicados en los edificios de Tribunales de Justicia en todo el país, lo que ha permitido disminuir considerablemente el consumo de papel oficio, se ha reducido la contaminación sónica en los despachos judiciales y se ha elevado la productividad de los equipos.
CIFRAS ELOCUENTES
Debido al alto consumo de papel, en la Presidencia de la Corte se originó un interés por promover una política de reducción del consumo, por lo que la Corte Plena en sesión N° 16-09 celebrada el 1 de mayo de 2009, artículo XXI, aprobó las "Medidas para la Contención del Gasto", entre ellas la siguiente: "...con el propósito de disminuir el consumo de papel, se deberá potenciar el uso de los medios electrónicos de comunicación, tal y como lo autoriza el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial, al efecto se establecerán políticas de uso restringido del papel tanto en la tramitación judicial cuanto en la administrativa, incentivándose prácticas de cero papel y un uso intensivo de las bases de datos con que se cuenta y del correo electrónico institucional."
De esta manera, en enero de 2010, el Consejo Superior en sesión Nº 5-10, constituye el Comité Coordinador Institucional para la reducción del uso del Papel, integrado con representantes del Ámbito Jurisdiccional, Administrativo, del Ministerio Público, Organismo de Investigación judicial y Defensa Pública, coordinado con una
|
 |
Reunión entre la Dra. Lupita Chaves Cervantes e integrantes de la Subcomisión Cero Papel de Grecia. |
|
integrante del Consejo Superior. Por lo que el 8 de marzo de 2010, el Comité realiza la primera reunión, convocando a todos sus integrantes, acordando modificar su nombre a "Programa Hacia Cero Papel"
Dicho Comité se dio a la tarea de promover ideas y acciones para lograr la reivindicación de los derechos de la persona usuaria cuando accede el servicio de Justicia, para hacer realidad el principio de justicia pronta y cumplida, con un Poder Judicial menos complejo, que no se pierda en los papeles, contribuyendo a reducir el exagerado gasto del consumo de papel por impresiones y fotocopias, maximizando el uso de los sistemas de gestión y de la tecnología en la que ha invertido la Institución y crear conciencia de que con los logros del Programa, se evita la tala indiscriminada e inconsciente de árboles.
La Coordinadora del Comité es la integrante del Consejo Superior, Dra. Lupita Chaves Cervantes, quien aseguró que este programa trae grandes ventajas a nivel cuantitativo y cualitativo para el Poder Judicial y para sus funcionarios y funcionarias.
Cabe destacar que se ha determinado que aproximadamente por cada 17 resmas de 500 hojas de papel consumidas, se tala un árbol.
En el 2009, por el consumo de las 52.443.000 hojas tamaño carta (F-74), se provocó la tala de 6179 árboles. Por las 1.616.292 los documentos que fuero reproducidos mediante fotocopias entre enero y marzo de 2010, se cortaron de 190 árboles.
 |
Dra. Lupita Chaves Cervantes, integrante del Consejo Superior y Coordinadora del Programa Hacia Cero Papel. |
|
El Ámbito Administrativo ha logrado reducir su promedio mensual de fotocopias, al pasar de un consumo mensual de 60.943 fotocopias en el 2010, a 14,773 a junio del 2011, lo que corresponde una reducción del 76%, es decir de 46.170 fotocopias.
De acuerdo a informes realizados, las administraciones regionales han reducido notablemente el consumo de resmas de papel, pues entre el 2009 y el 2011 se logró una disminución de 1.259 resmas por mes, En términos económicos dicho descenso representa un ahorro estimado de ¢6.540.152.48 (costo por resma ¢5.194.72, según catálogo de precios 2011 del Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial (SIGA PJ).
La Dra. Lupita Chaves resaltó el esfuerzo presupuestario de cada oficina por reducir los costos en la compra de papel y señaló que todos los despachos "…se han esmerado en crear conciencia y eso nos satisface mucho porque se demuestra que sí se puede hacer".
Al momento de sacar fotocopias de los expedientes, se ha creado conciencia de que no es necesario sacarle copia a todos los folios, si no a los más importantes, por lo que de acuerdo con la Dra. Chaves Cervantes, en los carteles de licitación para los servicios de fotocopiado, se les exige a las empresas que también brinden el servicio de escaneo y respaldo de documentos en CD.
|
Chaves Cervantes indicó que ahora en los Planes Anuales Operativos (PAO), las oficinas incluyen objetivos relacionados con elPrograma Cero Papel y se ha demostrado que el porcentaje de cumplimiento es muy alto.
Destacó el trabajo realizado por la Dirección de Tecnología de la Información, quienes han trabajado en el desarrollo e implementación de sistemas que han impactado directamente en la disminución del consumo de papel en las oficinas administrativas o en forma integral a todos los despachos judiciales.
ACCIONES CONCRETAS
Como parte de estas acciones, se ha trabajado con el uso del software libre como el correo, lo que ha logrado incrementar la cantidad de usuarios y usuarias con acceso al correo electrónico, promoviendo de esta forma el uso masivo de los medios electrónicos disponibles.
En cuanto al Sistema Interno de Correspondencia Electrónica (SICE), nació como un plan piloto en la Secretaría General de la Corte para administrar y controlar toda la documentación que ingresa y sale de las Oficinas Administrativas, así como centralizar la documentación tanto electrónica como digitalizada, de una manera eficiente, que permita ejercer controles y supervisión en pro de mejorar la resolución de las diversas solicitudes que atienden las Oficinas Administrativas.
Las principales ventajas que ofrece este sistema es la eliminación completa del papel en el ingreso y seguimiento de la correspondencia, permite generar informes y estadísticas de manera automática, se garantiza una consulta en línea al público en general, brinda una mejor administración y seguridad de la información, mediante la definición de perfiles a través de un módulo de seguridad del sistema, según el desempeño de labores y responsabilidades asignadas, así como una bitácora de seguridad que permita identificar los movimientos efectuados por el usuario a través del tiempo.
Este Sistema se ha ido implementado poco a poco en otras oficinas tales como la Dirección de Tecnología de la Información, Departamento de Gestión Humana, Contraloría de Servicios en San José, Departamento de Financiero Contable, Departamento de Planificación entre otros despachos.
Con respecto a la Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN), este sistema les ha facilitado a las oficinas el envío de proposiciones electrónicas de nombramiento al Departamento de Gestión Humana, mediante un sistema que pueda ser utilizado desde cualquier parte del país a través de la Intranet del Poder Judicial.
Actualmente la PIN es todo un éxito, está en funcionamiento en la mayoría de los despachos del Poder Judicial, los cuales ya no usan papel para enviar proposiciones Al Departamento de Personal. En la actualidad las proposiciones de nombramiento se digitan en la PIN y por medio de un proceso denominado "volcado de acciones" se trasladan al Sistema de pago de salarios SIGA-Recursos Humanos en donde se terminan de procesar.
Además se desarrolló el Sistema de Ejecución Presupuestaria SIGAPJ, el cual facilita la administración y ejecución del presupuesto del Poder Judicial mediante la definición de un sistema que permita |
 |
Integrantes de la Comisión del Programa Hacia Cero Papel analizan los avances y proyecciones del Programa. |
|
el acceso a las oficinas judiciales a través de la Intranet y que permita llevar el control presupuestario por Centro Gestor, Programa presupuestario, Subpartida, fuente de financiamiento y oficina, generando la información requerida por otras entidades del gobierno y facilitando el pago a los Proveedores.
Con respecto al Sistema de Mensajería Judicial (SIGAPJ-Mensajería Judicial), este permite enviar mensajes por medios electrónicos (fax, correo electrónico y mensajes cortos de texto a celulares); mediante la definición de una aplicación que pueda ser utilizada por cualquier sistema del Poder Judicial, de manera que no es necesario el uso de papel tanto para el emisor como para el receptor (excepto en el caso del fax para el receptor, si los imprimen).
Otro aporte importante que ha dado la Dirección de Tecnología de la Información es la creación del Sistema Costarricense de Gestión de Despachos Judiciales (Gestión- DJ), el cual apoya la gestión de los despachos judiciales y Salas de la Corte, mediante un sistema integrado que permita el seguimiento y tramitación de los expedientes judiciales en las distintas materias e instancias que atiende el Poder Judicial, permitiendo brindar información tanto a los despachos como al ciudadano.
Con el Proyecto de apoyo a la toma de decisiones del Poder Judicial (Data WareHouse), se apoya la toma de decisiones a partir de la generación de la estadística judicial de forma expedita y confiable así como tener acceso de forma electrónica a gran parte de la estadística de los despachos.
En lo que se refiere al Tribunal Electrónico Sin Papeles (Gestión en línea - Escritorio Virtual), se brinda la posibilidad a los usuarios de llevar sus casos de forma electrónica, permitiendo la consulta segura de los mismos y la presentación de escritos a través de Internet, además de proveer a los jueces y juezas de herramientas tecnológicas que les permita la gestión del Tribunal electrónico y de su escritorio personal, así como el trámite de las causas en forma electrónica.
Con este sistema se pretende motivar el uso de medios electrónicos tanto para la recepción de documentación, como para las notificaciones, citaciones y comunicaciones que se realizan a las partes, ya que se implementan mecanismos para que los documentos lleguen de forma electrónica al Despacho, sin necesidad de la presentación impresa de los documentos, esto apoyado por las modificaciones legales incluidas en el Código Contencioso y en la nueva ley de cobro, asimismo, con la nueva ley de notificaciones, se potencia el uso de medios electrónicos para las notificaciones, fortaleciendo la posibilidad de la notificación a través de Internet (correo electrónico) y de la consulta de expedientes.
Durante el 2011 y gracias al desarrollo de este Sistema, el Juzgado de Pensiones Oral y Electrónico de Alajuela ha firmado de forma electrónica 12577 documentos, el Juzgado de Cobros del Segundo Circuito Judicial de San José 4420 documentos, el Juzgado de Seguridad Social 879, el Juzgado de Cobros del I Circuito Judicial de San José 73379.
Lo anterior da un total de 91.255 documentos firmados de manera electrónica y un promedio de unas 300.000 hojas sin imprimir.
Cabe destacar que se han presentado en forma electrónica por medio del Sistema en la página del Poder Judicial más de 11.000 asuntos nuevos y 1.323 escritos, lo que permite el ahorro en recursos humanos dedicados al escaneo y registro de los asuntos.
Aparte de los sistemas mencionados anteriormente, la Dirección de Tecnología de la Información también ha trabajado en el desarrollo de los siguientes programas: Sistema de Registro de Proveedores SIGAPJ-Proveedores, Sistema de Depósitos y Pagos Judiciales (SDJ), Sistema Complejo de Ciencias Forenses (CCF), Sistema de Registro y Envío Electrónico de Mandamientos (SREM), Sistema de Administración y Control Electrónico de Juzgamientos (SACEJ), Expediente Electrónico Criminal Único (ECU), Sistema de Votación Electrónica, Sistema de Agenda Única en materia Penal, Sistema de Recepción de Documentos (RDD) y Sistema del Fondo de Jubilados y Pensionados, entre otros.
 |
Dra. Lupita Chaves Cervantes
Coordinadora del Programa Hacia Cero Papel
¿Cuáles son los principales logros que ha tenido el Programa?
Los logros del Programa Hacia Cero Papel, durante estos dos años han sido muchos, tanto a nivel cualitativo como cuantitativo.
A nivel cualitativo, este programa ha tenido una trascendencia fundamental en la cultura institucional, pues ahora la mayoría de oficinas realizan acciones para la eliminación del papel, tanto en fotocopias como en impresiones.
Dichas acciones las incluyen las oficinas como objetivos en los PAO y en los Planes Estratégicos.
|
|
El lenguaje que ahora utilizan los despachos también nos llaman mucho la atención, pues en sus oficios indican que están mejorando sus gestiones mediante la reducción del uso del papel.
A nivel cuantitativo, tenemos resultados en cuanto a la compra de papel tamaño carta (F-74), pues las políticas que exigen el Consejo Superior y Corte Plena, es que el presupuesto para la compra del papel se mantenga o disminuya, por lo que del 2009 a la fecha se ha logrado economizar más de 400 millones de colones.
En reducción de fotocopias se ha creado conciencia de que no hay necesidad de sacar copia a todo el expediente, sino solo a lo que se necesita, las copias también son necesarias para aquellas poblaciones que lo requieren pero se ha tomado en cuenta la importancia de utilizar escáner.
¿Cuáles son las ventajas de la implementación de este Programa para el personal judicial y las personas usuarias?
Las ventajas son muchas, pues la reducción del uso del papel, está relacionado con el ambiente sano, definitivamente a nivel institucional debemos tomar conciencia de la responsabilidad social, para reducir la corta de árboles, no debemos quedarnos solo en el discurso de la importancia de un ambiente sano sino también realizar acciones.
Para el personal judicial una de las ventajas que se ha logrado con la puesta en marcha de este Programa es un mejor ambiente laboral que se relaciona con la salud ocupacional, en donde se han logrado reducir enfermedades que estaban invisibilizadas y que tienen que ver con la alergia al polvo producto del papel.
En cuanto al espacio en la oficina, también hay una gran ventaja, pues es diferente llegar a un despacho judicial donde el uso del papel está totalmente reducido, aparte de que el espacio físico se hace más grande y el despacho se ve más ordenado.
Para la persona usuaria, hay muchas ventajas, pues al implementarse la oralidad y reducirse el uso del papel, su conflicto se resuelve más rápido, por lo que se le brinda al usuario y usuaria una justicia pronta y cumplida.
¿Qué tipo de barreras ha tenido que enfrentar el Programa y cómo las ha superado?
Existen barreras externas como la conectividad, pero se han tratado de minorizar porque el Programa no se centra en la tecnología si no que incide a nivel cultural, si queremos obtener resultados diferentes, debemos hacer las cosas diferentes.
El Programa no excluye a aquellas oficinas que no cuentan con las redes tecnológicas, sino que más bien se trata de crear conciencia en los servidores y servidoras de esa zona sobre lo que gastan en papel, hacerles ver que es importante más que la forma el fondo, se requiere avanzar en una justicia oral para que ojala llegue el usuario en la mañana y ya en la tarde esté resuelto su asunto.
La eliminación del papel con la aplicación de la oralidad, están vinculadas a las herramientas tecnológicas pero también se trata de romper paradigmas sobre el uso del papel.
¿Hacia dónde va el Programa, cuáles son las expectativas?
Este programa va hacia una justicia sin papeles, una justicia que levante todos los obstáculos relacionados con el retraso judicial, porque el Programa lo que quiere es una justicia de calidad, ágil, fundamentada en derecho.
Se pretende ir documentando como esta Institución toma conciencia de que el papel es un obstáculo para avanzar hacia una justicia pronta porque en el papel es muy fácil esconderse, justificarse, el Programa Hacia Cero Papel realmente va al lado de una modernización y mejoramiento de la justicia.
Aspiramos a convertirnos a nivel de Administración de Justicia en un país reconocido a nivel internacional por haber avanzado y creado esa cultura de ir reduciendo el papel en la justicia, desburocratizar la función jurisdiccional que se ha generado con el consumo desmedido del papel y dejar documentados todos estos esfuerzos mediante un libro digital que permita incluso a otros países conocer cómo el Poder Judicial de Costa Rica ha logrado esta implementación, y como podrían ellos iniciarla.
Es importante a nivel Iberoamericano crear conciencia de una alianza estratégica para mostrar el compromiso de cada habitante para procurar un ambiente sano y que reduzca la tala de árboles.
Costa Rica es pionero en los poderes judiciales de Iberoamérica con este Programa, el cual no se ha quedado estático, sino que avanza día con día. No se puede eliminar del todo el uso del papel pero si se puede reducir drásticamente solo para aquellas poblaciones vulnerables u oficinas que no cuente con tecnología.
El servidor y servidora judicial ahora se cuestiona cuántos árboles se talan, se lleva un mejor control de las resmas que se compran, hay mayor conciencia de consumo de papel no solo en el Poder Judicial, sino también en sus casas, por lo que el Programa ha trascendido a nivel de los hogares.
|
|
