Andrea Marín Mena
Periodista

El cumplimiento de estándares de calidad internacionales, la puesta en marcha de controles, evaluación de procedimientos y fiscalización de las múltiples labores en ciencias forenses, es el camino que tomó desde hace más de diez años, el Departamento de Ciencia Forenses del Organismo de Investigación Judicial (OIJ) de Costa Rica, con la puesta en marcha de su propio Sistema de Gestión de Calidad para Laboratorios Forenses. Esto lo coloca como pionero en la región centroamericana.

El darle un valor agregado a la labor pericial que se desarrolla desde el Departamento, llevó a las autoridades judiciales que lo dirigen a brindarle más confiabilidad a las personas usuarias que reciben sus servicios. Este trabajo se realiza a partir del cumplimiento de normas de calidad, bajo estándares internacionales y que cubren a la Jefatura y a las ocho Secciones que integran al Departamento de Ciencias Forenses. El Sistema de Gestión de Calidad permite que hoy se cuenten con más de 250 procedimientos de operación normados, que señalan la forma de llevar a cabo labores periciales y administrativas, tomando como base la Norma INTE-ISO/IEC 17025: Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración, junto con documentos existentes a nivel internacional para la aplicación de dicha norma a nivel forense, adaptando los mismos a las particularidades de un laboratorio forense. “Desde la Jefatura de don Marvin Salas, se inició la idea de introducir un Sistema de Gestión de Calidad dentro del laboratorio. Se contó con la colaboración de expertos en el tema y se comenzó a documentar todos los procedimientos periciales. Así inició un proceso de cambio dentro del Departamento de Ciencias Forenses, en el cual se visualizó el trabajo en calidad no como un obstáculo, sino como el gran beneficio de hacer nuestras labores con un estándar internacional de calidad, que respalda y garantiza nuestra efectividad”, destacó el Director del OIJ, Francisco Segura Montero.

Sistema de Calidad viene a respaldar el trabajo profesional desarrollado en el Poder Judicial en Ciencias Forenses.

Gestión de Calidad

Uno de los objetivos del Sistema fue aportar mayor confiabilidad a la labor pericial. Esta tarea contempló la elaboración de una base de datos con el registro de la formación de los funcionarios, el requisito de sus puestos, también la utilización los controles en los análisis, la calibración de equipos y la verificación de las condiciones ambientales, entre otros aspectos.

“Se documentaron procedimientos de labores periciales que se desarrollan por Sección, con ello se brinda garantía de que los resultados puedan ser reproducibles si las partes del proceso así lo requerían y si la muestra así lo permite, brindando confiabilidad del resultado que se emite; además la implementación de la norma citada permite demostrar la competencia técnica, que implica en palabras sencillas que los procedimientos se hacen adecuadamente y que se cuenta con la capacidad para efectuarlos”, destacó Daniel Gómez Murillo, Gestor de Calidad del Departamento de Ciencias Forenses.

El Sistema de Gestión de Calidad inició su aplicación hace más de 10 años de forma integral en todo el Departamento de Ciencias Forenses.

Se espera que para finales de este año 2015 se finalice con un proceso de digitalización del sistema de manejo de indicios de todo el Departamento de Ciencias Forenses. Esta primera etapa implicará que los indicios ingresen a una base de datos única para tener acceso a la misma información; además el mismo sistema permitirá emitir el reporte o dictamen criminalístico. También se participa en el análisis de diferentes muestras ciegas, que se compran a diversos proveedores a nivel mundial (Finlandia, Estados Unidos, España, etc.) o que llegan por donación por ejemplo de las Naciones Unidas, las cuales son analizadas para simular en lo posible un caso forense, cuyo resultado se envía al proveedor y éste remite los resultados, “…esto sirve para evaluar cómo se esta trabajando o en su defecto, tomar las acciones necesarias para corregir alguna situación, lo anterior constituye un medio de evaluación externa. En esto tenemos entre 35 diferentes tipos de pruebas”, explicó el Gestor de Calidad del Departamento de Ciencias Forenses. Se cuenta además con un sistema de archivo de documentos unificado para todo el Departamento.

Frente a las solicitudes de dictamen criminalístico, se estableció un procedimiento para la revisión de las solicitudes y determinar que esté adecuada y de considerar una aclaración se emite a las autoridades judiciales pertinentes la indicación o solicitud respectiva.

Se cuenta también con procedimientos generales para la realización y recepción de compras, así como verificación de los requisitos que se solicitan sobre los diversos productos, para que sean conforme a las especificaciones requeridas.

Se trabaja con formularios de trabajo periciales unificados, los cuales permiten registrar en los mismos todos los resultados de los procedimientos periciales llevados a cabo.

El Sistema de Gestión de Calidad también prevé procesos para la aplicación de acciones, en caso de detectar situaciones no adecuadas a lo establecido, con el fin de corregir o solventarlas e incluso prevenirlas.

Desde el 2008 se ejecutan auditorías internas de gestión de calidad sobre controles de libros, registros, calibraciones de equipo, entre otros.

Pericias tras acreditación

Cinco pericias forenses buscan obtener la acreditación y este proceso viene a robustecer el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento de Ciencias Forenses, que se implementa desde hace más de 10 años.

Para este año se espera obtener la acreditación de las pericias: determinación cualitativa y cuantitativa de cocaína, determinación cualitativa y cuantitativa de heroína, la determinación cualitativa de marihuana, todas las anteriores en materiales de decomiso, la determinación cuantitativa de alcohol en sangre y la determinación en pruebas de paternidad.

De obtenerse, el Departamento de Ciencias Forenses de Costa Rica se posicionaría a nivel centroamericano como pionero en acreditación de pericias o pruebas y se coloca al nivel de países como México, Colombia y Brasil que trabajan en el campo de la implementación de un sistema de gestión de calidad, lo cual permitiría obtener posteriormente la acreditación de sus pericias.

“El poder acreditar cinco pericias dentro de todo el Sistema de Gestión de Calidad, no solo nos permite respaldar nuestro prestigio, que es de suma importancia para la credibilidad no solo internacional, sino a nivel nacional, ante los estrados judiciales”, manifestó el Director del OIJ, Francisco Segura. “La acreditación se obtiene por pericia, ensayo o análisis. Prácticamente no se puede acreditar todos los procedimientos que se desarrollan dentro del Departamento de Ciencias Forenses porque resulta imposible, desde el punto de vista material y económico. La definición de las pericias a acreditar se realizó tomando como referencia laboratorios de Sudamérica y Europa así como considerando aspectos de mayor demanda de servicios, sin embargo si es factible que el sistema de Gestión de Calidad, abarque prácticamente la totalidad de las labores que se realizan conforme este se vaya sometiendo a procesos de mejora continua y se amplíe el alcance del mismo”, explicó Daniel Gómez. Actualmente este proceso se encuentra en la revisión de una auditoría interna de gestión de calidad, que es uno de los requisitos para optar por la acreditación de las pericias bajo la norma INTE-ISO/IEC 17025:2005, proceso que se realiza en Costa Rica ante el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), adscrito al Ministerio de Ciencia y Tecnología.

Calidad destaca en el trabajo pericial y administrativo que desarrolla el Departamento de Ciencias Forenses. (este pie se lo pondría a la última fotografía)

“Una vez finalizado la auditoría interna, se procederá a elaborar una auditoría de seguimiento para verificar que el plan de acción propuesto para solventar los hallazgos encontrados se cumple, para proceder a solicitar ante el ECA, la acreditación de las pericias, para lo cual debemos someternos a una auditoría externa que nos evaluará”, detalló Daniel Gómez Murillo.

Pericia Sección Toxicología: Análisis de alcohol etílico en sangre.

Francisco Segura Montero, Director del OIJ, destacó que “…se visualizó el trabajo en calidad no como un obstáculo, sino como el gran beneficio de hacer nuestras labores con un estándar internacional de calidad, que respalda y garantiza nuestra efectividad”.

Para la Jefa a.i. de la Sección de Toxicología, María de los Ángeles Arias Rodríguez, “la acreditación la hemos visualizado como una de las mayores metas que ha tenido la Sección de Toxicología y el Departamento de Ciencias Forenses, por muchos años, dado que el análisis de etanol en sangre, es la pericia que con mayor frecuencia se realiza en la Sección de Toxicología y que con gran esfuerzo y dedicación se ha logrado validar, cumpliendo con los requerimientos aceptados a nivel mundial en el área de la Toxicología Forense y de Gestión de Calidad del Departamento de Ciencias Forenses. La acreditación será uno de los mayores logros obtenidos en la Sección de Toxicología para garantizar por medio de un Ente Externo, todo el Sistema de Calidad que respalda la realización de esta pericia”. Arias Rodríguez destacó que dicha acreditación vendrá a respaldar que todo el proceso desde la recepción de la evidencia hasta la elaboración del dictamen pericial cumple con todos los requerimientos establecidos. “Lo más importante, garantizará la credibilidad y certeza de la pericia a nivel probatorio. A partir de allí, el mayor reto a enfrentar sería mantener a través de los años esta acreditación con los recursos disponibles. Se pretende a futuro poder acreditar al menos una pericia en el área de drogas en muestras biológicas como cocaína, y otra a nivel de análisis de plaguicidas.”, puntualizó María de los Ángeles Arias.

Sección de Química Analítica: identificación cualitativa de cocaína, heroína y Cannabis sativa y la determinación cuantitativa de cocaína y heroína

La importancia de evidenciar el nivel de competencia técnica que tiene la Sección de Química Analítica, mediante una acreditación que garantiza la confiabilidad de los resultados emitidos mediante los dictámenes periciales que tienen a cargo, es la visión que destaca la Jefa de esta Sección, Patricia Fallas Meléndez.

“Los principales beneficios que va a proporcionar la acreditación es la garantía de calidad para los servicios que brindamos en la Sección; además este proceso inspira confianza en los usuarios del Poder Judicial. Una vez obtenida la acreditación, el principal reto es mantenerla en las siguientes auditorías del Ente Costarricense de Acreditación. Considero que lo más importante es tener un compromiso institucional y no solo del Departamento de Ciencias Forenses, en materia de inversión presupuestaria, capacitación y formación para el equipo de trabajo así como la infraestructura necesaria para cumplir con cada uno de los requisitos que contempla la Norma INTE-ISOP/IEC 17025:2005”.

Fallas Meléndez explicó que actualmente se trabaja en la auditoría de la
identificación cualitativa de cocaína, heroína y Cannabis sativa y la determinación cuantitativa de cocaína y heroína. Periciales que registran, aproximadamente 690 casos mensuales.

Sección de Bioquímica: Pruebas de ADN para la investigación de paternidad.

Desde la Sección de Bioquímica, el proceso de acreditación se visualiza como un tipo de evaluación integral, que contempla la estructura y el funcionamiento de un sistema, considerando las pautas y los resultados de un trabajo realizado, así lo describió la Jefa a.i., Eugenia Fernández Mora.

“Se establece como un proceso dinámico que permite calificar la totalidad del proceso a acreditar, y el resultado constituye una garantía de confiabilidad. El principal beneficio de la obtención de la acreditación es el reconocimiento por parte de la comunidad científica de la competencia técnica y la confiabilidad en los resultados emitidos por la institución en el campo de la determinación de las posibles relaciones filiales entre individuos cuando se cuenta con muestras de sangre de las personas interesadas, siendo esto una garantía tanto de calidad como de confiabilidad en los resultados”, destacó Fernández Mora. La Sección de Bioquímica tiene proyectada la acreditación de las pruebas de ADN para la investigación de paternidad, lo que permitirá certificar que el resultado obtenido por el laboratorio es fidedigno y reproducible, que es fundamental para brindar un servicio a la justicia acorde a la visión institucional. Las metas que se trazan en la Sección de Bioquímica comprenden la inversión económica en equipo, infraestructura y personal, así como un proceso de capacitación continua del personal y la ampliación de los alcances de la acreditación hacia otras pericias que desarrollan.

Desde el 2008 se ejecutan auditorías internas de gestión de calidad sobre controles de libros, registros, calibraciones de equipo, entre otros. (este pie se lo pondría a la tercer fotografía)

Datos estadístico señalan que al mes, en promedio se asignan un total de 270 citas sobre pruebas para investigación de paternidad y de éstas, aproximadamente se completan 155 por mes (dependiendo si todas las partes se presentan).

Sus inicios

Desde 1995 en Ciencias Forenses se hablaba de temas de calidad. En 1998 se dio un fuerte impulso con la creación del primer puesto de gestión de calidad y a inicios del año 2000, se inició un fuerte proceso para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

Se comenzó con la elaboración de un inventario sobre los procesos, actividades y labores que se realizaban, la definición de objetivos y metas. Se tomó la decisión de utilizar la norma internacional INTE-ISO/IEC 17025:2005 para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad, donde se incorporó también elementos de documentos elaborados por organizaciones internacionales relacionadas con temas forenses, para complementar la norma base. Finalmente el modelo fue desarrollado totalmente por el personal del Departamento de Ciencias Forenses de Costa Rica.

El trabajo inició en cada Sección de Ciencias Forenses, luego del inventario realizado, se procedió a brindar capacitación al personal en temas de gestión de calidad, se estableció un procedimiento general para la elaboración de procedimientos y se procedió a documentar procedimientos de las diferentes labores y actividades realizadas, se elaboraraon procedimientos sobre las labores periciales llevada a cabo y para aspectos tales como como compras, tomas de muestras, apertura de evidencia, procesos de devolución, almacenamiento y recepción de indicios, control de ingreso a bodegas, entre otros.

En este proceso más del 90% del personal de Ciencias Forenses existente en ese momento, se capacitó sobre el Sistema de Gestión de Calidad.

Hoy, estos avances convierten al Departamento de Ciencias Forenses del OIJ, en un referente para laboratorios forenses de otros países, como Honduras que ha recibido capacitación en materia de Gestión de Calidad, durante este año también se recibieron pasantes de Panamá interesados en el trabajo de la Sección de Bioquímica y recientemente se atendió la pasantía de funcionarios de la Policía Nacional de Ecuador para conocer más sobre el Sistema de Calidad, entre otros aspectos.

Su arduo trabajo de mejora continua y excelencia seguirá reconociéndose a nivel latinoamericano como centro de formación y de referencia para otros laboratorios forenses.