El proceso de implementación del “Proyecto de Rediseño de Procesos del Segundo Circuito Judicial de Alajuela a través de Nuevas Tecnologías y Moderna Gestión”, se inició en noviembre del 2012 y se extendió hasta mayo de 2014.

De la mano con la tecnología y moderna gestión, el Segundo Circuito Judicial de Alajuela, sede San Carlos, se constituyó en el primer circuito judicial en el que todos los despachos y oficinas que lo integran funcionan bajo el modelo oral-electrónico. Hoy, los indicadores demuestran que, a nivel general, se obtuvo un exitoso proceso de implementación, cuyo principal reto se concentra en mantener los estándares de trabajo y mejorarlos.

Estas son algunas de las conclusiones que se desprenden del informe de cierre del proyecto de implementación, que presentaron las autoridades administrativas ante Corte Plena.

Los indicadores del primer trimestre del 2014, evidencian resultados importantes a partir de la finalización del proceso de implementación del proyecto de rediseño de los despachos judiciales.

“Al analizar los datos del primer trimestre del 2014 se determinó que la entrada promedio mensual presenta un incremento del 38%, en relación con el mismo dato del 2013, mientras que el promedio mensual de casos terminados ha sido de 3547, lo representa un incremento del 82%, en comparación con los 1946 casos terminados por mes en el 2013, y en lo que concierne al circulante, el promedio mensual ha disminuido en un 8%”, destacó el informe de la Dirección de Planificación.

El incremento en los casos ingresados responde, en parte, a la confianza en los procesos por la mejora en la prestación del servicio, lo que implica que más personas recurran a las instancias judiciales en busca de una solución a sus conflictos.

A criterio de las autoridades judiciales administrativas, “los datos estadísticos del primer trimestre del 2014 proyecta no solo un incremento en la cantidad de casos terminados, si no también una disminución del circulante, lo cual es una variable positiva para lograr disminuir los tiempos de resolución y servicio que se le brinda a la persona usuaria”, detalla el informe.

El proyecto se constituyó en un gran reto a nivel institucional, que conllevó una modificación a nivel de sistemas con la implementación del Sistema de Gestión de Despachos Judiciales y el Escritorio Virtual, además de las modificaciones en las estructuras organizacionales e implementación de procesos mejorados producto de la labor de rediseño, que implicó todo un cambio en la cultura funcional del Circuito.

Para darle continuidad y fuerza a estos logros, para el mes de abril del 2015 se tiene programada la realización de un seguimiento de los indicadores de cada despacho y oficina judicial, así como la revisión de las acciones emprendidas, para verificar los resultados que se están dando a lo interno del circuito y su impacto en el servicio público.

En el informe se establece que una medición real del proyecto sobre el servicio de administración de justicia que se brinda en San Carlos, deberá realizarse en un tiempo prudencial, de al menos dos años, con el fin de evidenciar con resultados más exactos los cambios que se generaron a partir de la utilización de las nuevas tecnologías y los cambios en la organización judicial, pero manteniendo la medición trimestral establecida.

El proyecto contempló la modernización tecnológica y en gestión del Tribunal de Juicio, el Juzgado Penal, Juzgado Agrario, Juzgado Contravencional y de Pensiones Alimentarias, la Fiscalía Adjunta, la Defensa Pública, el Juzgado Civil y Trabajo, el Juzgado de Violencia Doméstica, el Juzgado de Familia, el Juzgado Penal Juvenil, el Juzgado de Cobro y Menor Cuantía, el Juzgado de Tránsito, la Delegación Regional del OIJ, la Administración Regional, la Oficina de Atención y Protección a Víctimas y Testigos, el Centro de Conciliación, la Oficina de Trabajo Social y la Contraloría de Servicios.

El proceso de implementación del “Proyecto de Rediseño de Procesos del Segundo Circuito Judicial de Alajuela a través de Nuevas Tecnologías y Moderna Gestión”, se inició en noviembre del 2012 y se extendió hasta mayo de 2014. Durante los meses siguientes se continuó con la etapa de evaluación y mejoras.

Uno de los aspectos a destacar, fue la participación activa de las fuerzas vivas de la comunidad durante este proceso de modernización. El informe detalla el criterio emitido por la Comisión de Personas Usuarias de San Carlos, que manifestó la complacencia por la elección de este cantón para la implementación de la modernización y resaltó el aporte sobre las áreas que requerían mayor fortalecimiento.

Este ambicioso proyecto contó con la participación de diversos equipos de trabajo en los que participaron la Dirección de Planificación, el Programa de Moderna Gestión, el Ministerio Público, la Defensa Pública y la Dirección de Tecnología. Además se contó con la colaboración de la Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia y la Contraloría de Servicios, entes que colaboraron en la organización y participación de las personas usuarias y fuerzas vivas de la comunidad.

En total, el proyecto contempló un plan de trabajo de 527 días y tuvo un costo de aproximadamente ¢175 millones que correspondieron a rubros de viáticos, estudios de ambiente laboral, digitalización de expedientes y adquisición de equipos tecnológicos. A esto se le sumó el recurso humano, la renovación de equipos de cómputo, que finalmente significó un monto total de ¢600 millones, recursos que “…ya están incorporados dentro de la programación presupuestaria del Poder Judicial y son independientes al proyecto desarrollado en este Circuito Judicial”, indicó el informe.

Mantener y mejorar los resultados es una responsabilidad de cada despacho a través de los equipos de mejora continua que quedaron debidamente instaurados a lo interno de cada oficina judicial.