Sara Castillo Vargas Integrante del Consejo Superior

Recibo como un deferencia la posibilidad que tengo, en calidad de coordinadora de la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, conocida como la CISED, de ser parte de esta conmemoración histórica. Y lo digo con sinceridad y no solo como una frase de usanza en este tipo de actividades, pues he hecho poco, sino nada por contribuir a lo que el Archivo es hoy. Durante los pasados 50 años muchas personas, en diferentes condiciones, han edificado cada estante, cada registro, cada proceso, para que hoy exista esta institución que da razones para enorgullecer al Poder Judicial. Con ocasión de este aniversario mi deseo que desde la CISED podamos proyectar y trabajar con la mirada puesta en el futuro del Archivo, de manera que la conmemoración de su Centenario pueda ser otro motivo de júbilo.

Sobre la historia del Archivo se referirán hoy personas ampliamente calificadas, así que de mi parte aprovecharé la ocasión para referirme a la labor que realiza la Comisión. La CISED nace por disposición legal, según acuerdo de Corte Plena N°82 del 29 de octubre de 1990, artículo XXXVI en acatamiento de lo que se establece en la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 138, encontrando sustento institucional en el artículo 47 Bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

La CISED tiene un rol medular en el proceso que conlleva a la correcta gestión de la documentación, pues aunque el Archivo es la parte visible y material, su adecuado funcionamiento se sustenta en todo un sistema que se pone en marcha para tutelar y preservar los documentos preciados de la institución, así como para determinar cuáles otros deben ser eliminados, siendo conservación y eliminación los dos procesos estrechamente vinculados y necesarios para mantener el equilibrio de cualquier repositorio documental y para hacer viable su administración y sostenibilidad. No es posible conservar todo como tampoco sería correcto caer en la destrucción masiva e indiscriminada. De allí que encontrar el justo medio, con técnica, información calificada, criterios profesionales y científicos, constituye uno de los retos de esta disciplina. Desafío que en el Poder Judicial, donde generamos documentos por decenas y cientos de miles, se torna sumamente complejo por el volumen, la diversidad y el valor trascendental que cada folio puede tener. Solamente pensemos en documentos tan diversos como los que se producen en los ámbitos administrativo, auxiliar y jurisdiccional y en la tarea de decidir cuáles y por cuánto tiempo se salvarán de la garra de los equipos trituradores para luego, después de un proceso de reciclaje, retornar como páginas en blanco donde se escribirán otras historias.

Son diversos los criterios que se utilizan para decidir sobre la conservación de un expediente, estando entre ellos el valor histórico, el interés público, la notoriedad de las partes, el mismo valor jurídico y, por supuesto su valor procesal. Para tomar estas serias decisiones existe una superestructura de la que somos parte las servidoras y servidores en cada uno de los despachos y oficinas de la institución donde se realiza parte de la selección y se remite al Archivo para la conservación o la eliminación. Corresponde a la CISED contribuir a generar estos criterios, los cuales se plasman en las tablas de plazos de conservación de documentos que elaboran los responsables de cada tema y luego son analizadas por las personas especialistas por materia, así como por las comisiones jurisdiccionales, haciendo cada uno de estos actores, inmensos aportes para lograr ese balance desde las especificidades de cada materia. Es finalmente el Consejo Superior quien aprueba las tablas de plazos de conservación que garantizarán un flujo documental controlado y eficiente en la institución.

Además de esta función principal, tiene la CISED otras de gran relevancia y responsabilidad, entre las que destaco la de pensar y aportar a la visión del archivo a futuro, como lo dije inicialmente, para pensar la transición hacia la era digital y los paradigmas de la tecnología, por lo que quiero agradecer y reconocer a todas las personas integrantes de la CISED actual, a saber:

• Señora Alexandra Bogantes, en representación de la materia laboral

• Señora Helena Ulloa, en representación de la materia penal

• Señora Damaris Vargas, en representación de la materia agraria

• Señor Hubert Fernández, quien representa la jurisdicción contenciosa administrativa

• Señor Greivin Steven Mora, por parte de la jurisdicción civil

• Señor Wilbert Kidd, subdirector Ejecutivo

• Señor Manuel Sánchez, Jefe del Archivo Judicial

• Y Señor German Viales, asesor legal.

Así como a todas las personas que han trabajado arduamente en períodos anteriores, algunas de las que nos hacen el honor de acompañarnos esta mañana. Aprovecho para agradecer a todas las instancias que contribuyeron a los buenos resultados de este acto, entre ellos la Escuela Judicial, el Departamento de Artes Gráficas, la Oficina de Protocolo y la Dirección Ejecutiva.

Quiero hacer extensivo y explícito agradecimiento al Máster Tomás Federico Arias Castro, quien tan generosamente accedió a brindarnos la exposición de fondo de este acto, la cual -les garantizo- encontrarán fascinante.

Para finalizar quiero instarles a visitar el Archivo Judicial y vivir así la experiencia excepcional que ello significa y de la que puedo dar fe. En mis años de servicio en la institución no había visitado el Archivo, por lo que al asumir la función de coordinadora de la CISED, decidí hacerlo, un poco aprensiva pensado en la alergia que me despertaría el entrar a un lugar probablemente lleno de polvo, ácaros y expediente apilados en interminables columnas. Ni qué se diga la humedad. Sin embargo, esta escena temida debió ceder ante la presencia de un archivo sólidamente edificado, donde reina el orden, los procesos técnicos, el análisis documental y el amoroso cuido de los expedientes viejitos, como de los nuevos, el cual lo hacen funcionar un equipo de personas eficiente, cohesionado y con enorme compromiso. En fin, un archivo vivo, dinámico, que hace ingentes esfuerzos por responder a los retos de la gestión documental moderna, responsable y visionaria a la vez que cumple con su labor de coadyubar a la administración de justicia, preservando el pasado, afianzado en el presente y mirando al futuro de la memoria judicial nacional.

Muchas gracias