Lic. Manuel Sánchez Sánchez, jefe a.i. del Archivo Judicial

Como parte de las acciones que se ejecutan en el Poder Judicial para facilitar el acceso a la información de las personas usuarias, el Archivo Judicial en conjunto con la Dirección Ejecutiva está comprometido en prestar un servicio de calidad, implementando medidas para mejorar los procesos para el préstamo de expedientes.

Lo anterior, mediante el funcionamiento de sistemas adecuados para la consulta y haciendo cambios en sus procedimientos internos, con el objetivo de facilitar a tiempo y medida los documentos que se custodian.

En la sección “La Entrevista”, el Lic. Manuel Sánchez Sánchez, jefe a.i. del Archivo Judicial nos comenta sobre la responsabilidad que tienen en realizar depuración de sus procedimientos internos.

¿Cuál es la función primordial del Archivo Judicial?

En primer lugar, es la entidad rectora en materia archivística a nivel del Poder Judicial. Desde este punto de vista delimita la normativa institucional que ha de regir la gestión documental de dicho Poder de la República. En segundo lugar, es el encargado de describir, clasificar, ordenar, facilitar, seleccionar y eliminar de acuerdo con la normativa institucional los diferentes tipos documentales.

Finalmente, articulado a su papel de rectoría se encuentra su servicio a la persona usuaria tanto interna como externa a la institución. Esto incluye revisión de remesas listas para transferir, así como capacitación en el proceso archivístico judicial, en la descripción, selección y eliminación y digitación de los diferentes tipos documentales y expedientes que se resguardarían en su depósito.

¿Actualmente hay medidas que permitan preservar la documentación que custodia el Archivo Judicial? ¿cuáles son?

Los expedientes se custodian en el depósito documental en paquetes debidamente amarrados y con la descripción respectiva que favorece su rápida localización y consulta. Se procura que dicho lugar esté limpio con una iluminación apropiada y no directa de radiación solar. Con respecto a las zonas de trabajo, se procura que la documentación a verificar se encuentre en tarimas aspecto que favorecen su ubicación.

Los tipos documentales en formato de CD/DVD se encuentran en un cuarto con la climatización y recomendaciones técnicas en dicha materia dadas por el Archivo Nacional. La documentación con relevancia institucional o "históricos" se custodia en cajas y se identifica en sus paquetes para su rápida localización y consulta.

¿Cuál es la visión que tiene el Archivo Judicial para mejorar la atención de las personas usuarias?

El Archivo Judicial está comprometido con la depuración de sus procedimientos internos con el objetivo de facilitar a tiempo y medida los diferentes tipos documentales que custodia en su depósito documental. Esto va unido al funcionamiento de sistemas adecuados para la consulta de su acervo documental. De suma importancia se encuentra el papel de organismo rector que facilite y recomiende las mejoras en los sistemas, así como una adecuada capacitación a las personas usuarias de sus servicios a lo interno.

¿Cómo piensan enfrentar el paso de lo tradicional a lo tecnológico?

Este proceso se da con la debida coordinación entre el Archivo Judicial y el Departamento de Tecnología de la Información entre otras oficinas que valoran técnicamente los sistemas más apropiados de acuerdo con las necesidades del Archivo. Ejemplos de estos sistemas son el Sistema del Archivo Judicial para expedientes (SISAJUD) y el Sistema de Correspondencia Electrónica (SICE) los cuales aplican nuevas versiones. Obviamente todo es sujeto a mejora porque el cambio de la tecnología sucede a gran paso. Por eso el resguardo de la información, así como su adecuada migración es básica. No obstante, esto va unido a las necesidades de la persona usuaria de los servicios del Archivo Judicial, la cual es variada.

¿En qué proyectos se enfoca el Archivo Judicial?

I-Remodelación y funcionamiento del Archivo del Segundo Circuito Judicial como Anexo: El Archivo del Segundo Circuito Judicial se integrará como parte funcional y operativa del Archivo Judicial. Esto incluye su cambio en aspectos físicos: nueva estructura, con aire acondicionado y muebles modulares para las personas servidoras de dicha oficina, así como el funcionamiento del sistema de expedientes y otros tipos documentales (SISAJUD). Se implementará un plan en dos etapas que procura el remesado, digitación y selección de más de 200.000 expedientes de despachos judiciales de este circuito, así como del tercer circuito judicial de San José para el segundo semestre del 2020. El objetivo de este plan es tomar las previsiones respectivas para el recibido de nuevos expedientes, así como la implementación de las reformas agraria, familia, y el re diseño del modelo penal.

II- En las instalaciones del Archivo Judicial ubicadas en la Ciudad Judicial: Se finalizó la remodelación de la sala de consulta para personas usuarias, así como la ampliación de un área de mezanine del cual se espera el recibido de los expedientes incluidos en las reformas judiciales (civil, laboral, agraria, familia) y nuevo Modelo Penal.

Producto de estos aspectos se proyecta el recibido de aproximadamente 400.000 expedientes. La selección de expedientes se realiza en aquellos expedientes con plazo de conservación vencidos. Aproximadamente pueden ser 364.000 de acuerdo con cronograma ajustado de año 2019. En cuanto a los préstamos se estimaría un ingreso aproximado de 40.000 expedientes.

Adicionalmente se espera un fortalecimiento de la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) en sus atribuciones legales, así como de rectoría en la materia archivística institucional y en su relación con el Archivo Nacional.