Lic. Saúl Arce Brenes, Jefe a.i del Registro Judicial

El desarrollo tecnológico que ha logrado el Registro Judicial, en los sistemas que tiene cargo, ha permitido mejorar el apoyo que brinda a los despachos judiciales y a las personas usuarias que requieren de sus servicios de certificaciones de antecedentes penales.

Sistemas como el de Administración y Control Electrónico de Juzgamientos (SACEJ) y el Sistema de Obligados Alimentarios y Penal (SOAP), registran avances importantes.

De este y otros temas nos comenta el licenciado Saúl Arce Brenes, Jefe a.i del Registro Judicial, en la sección “La Entrevista” del Observatorio Judicial.

¿Cuál es la relevancia del Registro Judicial para las personas usuarias?

La certificación de los antecedentes penales en Costa Rica ha tomado gran relevancia, principalmente desde el año 2001, cuando la Corte Plena autorizó que fuera solicitada para fines laborales, provocando como consecuencia que ésta se convirtiera en un requisito para obtener empleo.

Es por ello que, las empresas privadas e instituciones públicas la solicitan como un requisito en los procesos de reclutamiento y selección del recurso humano.

No obstante, también es un documento que se expide para fines propios de algunas instituciones que establece la Ley de Registro y Archivos Judiciales No. 6723, en el numeral 13, como los tribunales de justicia, Ministerio Público, Organismo de Investigación Judicial, Dirección General de Migración y Extranjería, Registro Civil, Patronato Nacional de la Infancia, universidades y colegios profesionales, algunos ministerios, embajadas y consultados, entre otros.

Asimismo, la normativa vigente faculta al Registro Judicial a emitir certificaciones de pensiones alimentarias en torno a la obligación o no de cumplir con este deber.
Por este motivo, también son requeridas por las personas usuarias,  por ejemplo, para obtener algún beneficio o subsidio de las instituciones del estado, tal es el caso del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) o el Fondo Nacional de Becas (FONABE).

¿Desde qué acciones se prioriza  la mejora continua en el servicio?

El Registro Judicial trabaja en los siguientes ejes funcionales con el objetivo de promover mejoras en el servicio:

• Un plan de mejoras al  Sistema de Administración y Control Electrónico de Juzgamientos (SACEJ) para un mayor aprovechamiento de la herramienta por parte de los tribunales, juzgados penales y juzgados de ejecución de la pena. Aunado a ello, se ejecuta un proceso de capacitación e inducción dirigido a las personas servidoras usuarias.
  
• El control y monitoreo para la actualización de los datos que registran los despachos judiciales en el Sistema de Obligados Alimentarios y Penal. Se procura que la información que emiten los despachos judiciales y que certifica este Registro Judicial sea confiable, pertinente y cumpla con el fin para el cual es solicitada, por parte de la persona usuaria o institución que la requiera.
  
• La ejecución de un plan de acción dirigido a revisar y proponer mejoras a los procesos internos de la oficina con el fin de garantizar una mayor capacidad de respuesta y eficiencia.  Este plan se está impulsando como resultado de una evaluación operativa que realizó la Auditoría Judicial en el 2017.
• Y el fortalecer la coordinación interinstitucional con entes claves como la Dirección General de Migración y Extranjería, Universidad de Costa Rica y ministerios en temas relacionados con la labor del Registro Judicial.

¿Cuáles es el papel que ha desempeñado la tecnología dentro de las funciones del Registro Judicial?

Los avances tecnológicos han permitido en gran medida simplificar la gestión del Registro Judicial, tanto el Sistema de Administración y Control Electrónico de Juzgamientos (SACEJ) y el Sistema de Obligados Alimentarios y Penal (SOAP), son sometidos a un proceso de monitoreo y control en coordinación con la Dirección de Tecnología de la Información, de forma tal que, se han logrado identificar e implementar mejoras en ambas herramientas, en dos áreas de acción.

Una está dirigida a los despachos judiciales con el fin de fortalecer las labores de registro y control de anotaciones y otra área relacionadas con la instalación de nuevas funcionalidades para garantizar una mayor seguridad en labor de certificación a cargo del Registro Judicial.

¿En qué proyectos se enfoca su accionar para este año 2018?

La gestión relativa al 2018 está enfocada a impulsar y ejecutar los siguientes proyectos:

• Continuar realizando esfuerzos para impulsar la “Política de cero papel”.
  
• Monitorear en coordinación con la Contraloría de Servicios, la experiencia de la nueva modalidad de servicio de la certificación de antecedentes penales en formato digital a través del Sistema de Gestión en Línea.
  
• Fortalecer y optimizar las nuevas funcionalidades de los sistemas SACEJ y SOAP, como resultado de las mejoras implementadas.
  
• Extender el proceso de desconcentración de servicios que inició en el 2009, para que otros despachos judiciales y administraciones regionales brinden el servicio de certificación de antecedentes penales y certificación de pensiones alimentarias.
  
• Continuar promoviendo en las instituciones públicas y colegios profesionales el acceso en línea a SACEJ para la certificación de antecedentes penales en los casos es que sea jurídicamente viable. 
  
• Impulsar la certificación de pensiones alimentarias a través del sitio web del Poder Judicial y por medio de la aplicación móvil.

Cuál es la visión que  tiene el Registro Judicial de cara a los nuevos requerimientos de las personas usuarias?

Nuestra visión es proyectar la labor del Registro Judicial ante las instancias internas y externas manteniendo un registro oportuno y confiable en los sistemas diseñados para tales efectos, respecto a los diferentes tipos de anotaciones que inscriben los despachos penales y de ejecución de la pena, con el fin de otorgar seguridad jurídica a los documentos requeridos por las personas usuarias.