Mónica Chavarría Bianchini
Periodista
En una tarde lluviosa y casi a la hora de finalizar la jornada laboral, una servidora del Juzgado Contravencional de La Unión atendió a una persona usuaria molesta. Su semblante cambió cuando se le brindó la información que requería con un trato cortés.
Justo es uno de los objetivos del rediseño de las oficinas, mejorar la calidad del servicio hacia las personas usuarias, así como la transparencia en la labor judicial, optimizar la tecnología y el tiempo de respuesta en los trámites.
La reorganización de la gestión en los despachos es impulsado desde la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia. En el primer semestre del 2016, se tomaron en cuenta para este proceso los Juzgados Contravencionales de los cantones de Alvarado, Paraíso, La Unión y Tarrazú, así como el Juzgado de la Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima (PISAV), ubicada en La Unión. |
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Servidora judicial del Juzgado Contravencional de La Unión atendiendo a una persona usuaria. |
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Magistrada Zarela Villanueva. El rediseño es impulsado desde la Presidencia de la Corte Suprema de Justica. |
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La Presidenta de la Corte Zarela Villanueva Monge puntualizó que el circuito de la provincia cartaginesa es el segundo a nivel nacional en el que se establece esta revisión de los procesos en los despachos judiciales. Agregó que este proyecto disminuye la mora judicial, siendo más oportunos en las respuestas para optimar los recursos.
La jerarca enfatizó que con las tecnologías al servicio de los funcionarios y las funcionarias el trabajo se estandariza, se facilita a la ciudadanía el acceso a la información y las personas profesionales en derecho ya pueden consultar los expedientes de manera remota desde sus oficinas.
Los rediseños están liderados por la Dirección de Planificación encargada de trabajar de la mano con Tecnología de la Información. Al realizar las tareas ingresa primero la Sección de Estadística que realiza un inventario de los expedientes que tiene cada oficina, para visualizar las cargas de trabajo. |
Tecnología de la Información realiza la implementación de los sistemas y luego ingresa la Sección de Proyección Institucional para revisar el volumen de trabajo, hacer un diagnóstico de la oficina y elaborar las recomendaciones de mejora.
La Directora de Planificación, Nacira Valverde Bermúdez, explicó que el rediseño ayuda a acortar la brecha tecnológica para dar así una justicia más pronta.
“Estos trabajos también se realizan para preparar a los despachos de estas localidades con la entrada en vigencia de la reforma procesal laboral en caso que así corresponda”, explicó la funcionaria Valverde Bermúdez.
“Utilizamos una metodología aprobada, trabajando en bloque Estadística, Tecnología de la Información y la Sección de Proyección Institucional, ordenando el despacho, implementando sistemas y estableciendo las cargas de trabajo. Realizamos un diagnóstico, proponiendo mejoras dentro del estudio de implementación, todo ello queda en el sistema con los indicadores del desempeño del funcionamiento del día a día de la oficina”, agregó.
El jefe de la Sección de Informática de Gestión, Luis Jiménez Fallas aclaró que el objetivo es instalar las aplicaciones necesarias para el manejo del expediente electrónico, capacitar a los servidores y las servidoras de los despachos en las herramientas, darles un apoyo y seguimiento, así como coordinar lo relativo con tecnología en cuanto a computadoras, pad ó dispositivos de firmas. |
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Nacira Valverde, Directora del Departamento de Planificación en reunión con los y las integrantes de la Sección de Proyección Institucional, encargados del rediseño institucional. |
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Por su parte la jefa de la Sección de Estadística, Ana Ericka Rodríguez Araya, dijo que realizan inventarios para identificar la carga real del despacho. “Realizamos la actualización de los datos, donde se miden variables socio demográficas como género, edad, estado civil, entre otras que se actualizan en los sistemas y generamos informes mensuales para verificar que la información este correcta”.
Ordenamiento por despacho
Al noroeste de la ciudad de Cartago se encuentra el cantón número 6 de la provincia, Alvarado, donde se sitúa el Juzgado Contravencional de esa localidad, uno de los que se tomó en cuenta para establecer mejoras.
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Atención a persona usuaria en el Juzgado Contravencional de Alvarado. |
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El juez coordinador, Gerardo Barillas Solís calificó los trabajos realizados de oportunos y beneficiosos. “El rediseño facilita las labores y nos permite brindar un servicio eficiente. Además, se ejerce más control de las actividades que se realizan”.
En el sector de Paraíso, en el Juzgado Contravencional, se analizó el circulante, al momento de estudio registraba 3.224 expedientes, también se estudió el rol del equipo judicial, los promedios de atención diaria de personas, la entrada de denuncias, escritos, capturas, número de sentencias dictadas, los procesos operativos en la tramitación judicial, lineamientos administrativos y condiciones de infraestructura.
El objetivo es que la implementación de nuevas acciones de gestión, que marcan la diferencia en las funciones del día a día de las personas servidoras judiciales y así se refleje en el servicio público. |
Se redefinieron funciones, responsabilidades y criterios para crear estándares de trabajo en cada uno de los procesos del despacho. El proceso contempló cambios en horarios de audiencias para aumentar el número de señalamientos.
En cuanto a infraestructura, se recomendó el traslado de la oficina del juez coordinador, a una ubicación con mayor accesibilidad, para facilitar la atención de las personas usuarias con discapacidad que solicitan conversar con él. Adicionalmente se establecieron cuotas de trabajo y un desglose de nuevas funciones para el personal judicial.
El juez coordinador del Juzgado Contravencional de Paraíso, Luis Albino Rodríguez Cruz, manifestó que el personal del despacho se ha adaptado muy bien a las ventajas que han traído estos cambios.
“Las recomendaciones que se hicieron han sido muy buenas, hemos tenido comentarios positivos de los usuarios y las usuarias, al menos de tres a cuatro personas se han acercado a nosotros por semana y alagan el nuevo sistema, ya que no tienen que hacer largas filas y hay una mayor disposición. Los abogados se han mostrado muy contentos con el sistema virtual, ya que las notificaciones son más rápidas. La policía administrativa nos ha indicado que trabajan mejor con las consultas en línea, lo que disminuye las llamadas de disponibilidad hasta un 85%”, comentó el juez Rodríguez Cruz. |
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Persona usuaria utilizando el pad de firmas. |
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Agregó que ya no utilizan tanto papel, las respuestas del usuario son más rápidas por el sistema virtual, pues puede ver el expediente en línea. Para informar a la ciudadanía se distribuyeron brochures, iniciativa que ha dado buenos resultados.
En el caso del Juzgado Contravencional de Tarrazú, el juez coordinador, Garnier Vargas Barboza, indicó que los cambios han sido un gran beneficio, especialmente para las personas, ya que el sistema ofrece ventajas y facilidades con las que antes no se contaban.
“Las personas usuarias pueden realizar la presentación de escritos o solicitudes de apremio, desde los lugares donde se encuentren, sin tener que venir al despacho, también ejecutar trámites desde cualquier dispositivo móvil para tener copia de documentos”, dijo el juez Vargas Barboza.
Para la jueza coordinadora del Juzgado Contravencional de La Unión, María de los Ángeles Solano Gamboa, fue muy positivo unificar la tramitación de procesos. “Antes el sistema daba una información muy escasa, ahora podemos visualizar más detalles que agilizan la tramitación, los tiempos de respuesta son más rápidos al notificar y en la atención al público”.
Adolfo Mora Evans, coordinador judicial de este Juzgado, calificó el nuevo sistema de versátil, rápido y trae mayor información. “Facilita mucho las labores, al realizar informes, es una herramienta muy útil” añadió.
Trabajo en equipo
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Personal judicial de PISAV, La Unión. |
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Un verdadero ejemplo de trabajo en equipo se nota en los pasillos de la Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima (PISAV) de La Unión, ya que debido a la naturaleza de sus labores requieren tener una excelente coordinación para la atención de las personas usuarias.
Según explicó la jueza coordinadora del Juzgado del PISAV, Cristia Carballo Solano, el personal judicial es muy comprometido y se trabaja para dar la mejor atención a las personas usuarias. “Tenemos un personal muy homogéneo y comprometido”, afirmó.
Saúl Arce Brenes, abogado de la coordinación técnica del PISAV, destacó el desempeño de quienes están a cargo del servicio. “Son muy solidarios, cuando hay exceso en la cantidad de denuncias que llegan, existe un plan que permite cubrir las cargas de trabajo y saben coordinar con las otras oficinas”, detalló. |
En este despacho se identificaron los principales procesos de trabajo que tiene el juzgado, así como cuellos de botella y debilidades, para recomendar y realizar ajustes. Se simplificaron labores con ayuda del programa de gestión para ordenar la metodología del trabajo.
Ambos coinciden en los beneficios del reordenamiento, ya que se cumple con el objetivo principal de mejorar la atención a las personas usuarias, así como agilizar los procesos.
Al terminar el rediseño en la provincia de Cartago, el Departamento de Planificación inició un estudio en los despachos de la periferia del Segundo Circuito Judicial de la Provincia de Alajuela, San Carlos.- |
