Equipo de trabajo del Juzgado de Cobro y Menor Cuantía de San Carlos

Asumir el desafío de pasar a un modelo de gestión oral electrónico y mejorar el rendimiento en la calidad del servicio, sin resentir el cambio, fue el gran reto que enfrentaron los servidores y servidoras del Juzgado de Cobro y Menor Cuantía de San Carlos, quienes desde finales del año 2012 empezaron con esta tarea.

Dicha labor se realizó bajo la coordinación del Lic. Luis Diego Romero Trejos, entonces Juez coordinador del despacho y contó con la colaboración de todo el personal del Juzgado, quienes con mucho esfuerzo lograron hacer realidad esta transición del expediente físico al expediente electrónico.

Según indicó la Licda. Dinia Peraza Delgado, Jueza coordinadora del despacho, fue un proceso de arduo trabajo, en el que el personal se tuvo que adaptar a nuevos sistemas informáticos, nuevas formas de resolución, así como al escaneo de gran cantidad de expedientes, realización de inventarios y actualizaciones de datos, con el fin de proteger la información.

“Nuestro reto con la implementación de este modelo de digitalización fue eliminar los expedientes físicos, buscando obtener una mayor eficacia en la resolución de los casos y un menor tiempo de respuesta para la persona usuaria, a través del esfuerzo del equipo de trabajo” señaló Peraza Delgado.

Según los datos, con el cambio se lograron importantes resultados, entre los que destacan una reducción en el circulante de 8735 expedientes en materia de cobro que se registraban a mediados del 2013, a 3989 en abril de 2016. En materia laboral, se pasó de 525 a 242 y en el caso de civil, se redujo de 691 a 349 expedientes, ambos en el mismo período.

Otro aspecto importante de destacar es el tema de las notificaciones, ya que actualmente, las mismas se realizan de forma inmediata al firmado de la resolución.

Por otra parte, Peraza Delgado señaló que otra ventaja es que los usuarios y usuarias pueden acceder ahora desde cualquier parte del país a sus expedientes, lo que genera menor afluencia de personas en el Juzgado, menos gastos en traslados y un mejor control de la parte, lo que no era factible con el expediente físico.

“Fue un esfuerzo muy grande de quienes tomamos el proyecto como un reto, pues en la última etapa, debía revisarse expediente por expediente, determinar plazos de prescripción, a fin de eliminar todos aquellos procesos que reunieran los requisitos para su destrucción o su remesado”, puntualizó la jueza.

De esta forma, se logró remesar más de 8000 expedientes y se eliminaron más de 9000 que cumplían con los requisitos para dicho fin, proceso que contó con la ayuda de la administración local, en donde destacó el trabajo de la Licda. Lady Trejos Araya y el coordinador judicial del despacho Manfred Vindas Sánchez, por su esfuerzo y perseverancia.

“Es mi ideal que los demás despachos de éste Circuito emulen la ejemplar labor que el Juzgado de Cobro y Menor Cuantía alcanzó y así puedan verse beneficiados por el cambio que proporciona el Poder Judicial al modernizar y agilizar los procesos tramitados en papel y ahora revolucionados por medio del expediente electrónico” acotó Trejos Araya.

Beneficios a partir de la implementación

La Implementación del modelo oral-electrónico ha ayudado a que los servidores y servidoras judiciales recuperen su espacio de trabajo.

“Con el sistema electrónico, las labores asignadas se mantienen mediante un escritorio virtual, que permite organizar los expedientes por tareas, términos, escritos y expedientes por fecha de ingreso, lo que facilita el control. El sistema permite además, un traslado de expedientes de un escritorio a otro, sin necesidad de desplazamiento, lo que beneficia un mayor aprovechamiento del tiempo efectivo de trabajo” destacó la Jueza Coordinadora.

En el tema de salud, se eliminaron los riesgos que representan el almacenamiento masivo de papeles en la oficina, evitando alergias, proliferación de insectos y problemas respiratorios a causa de la acumulación de polvo.

La política Cero Papel del Poder Judicial es otro elemento fortalecido por este cambio de gestión, al disminuir el uso de papel y dar un valioso aporte para el mejoramiento del medio ambiente.

Según la jueza, si bien en un principio se palpaba incertidumbre por algunas personas usuarias y personal judicial, esta disminuyó con el tiempo, pues el cambio ha venido a mejorar los tiempos de respuesta, a tener mejor control, mayor acceso y satisfacción de los usuarios y usuarias en general.