Magistrado Román Solís Zelaya Sala Primera 24 octubre 2014

Estamos hoy aquí reunidos para celebrar los 25 años de la creación de la Dirección de Planificación, la cual nace gracias a la visión de don Ulises Odio Santos y don Fernando Coto Albán.

En el mes de abril del presente año, los Presidentes y Presidentas de las Cortes Supremas de Justicia y de los Consejos de la Judicatura, aprobaron en el marco de la Cumbre Judicial Iberoamericana el documento denominado “Buenas Prácticas en Planificación Estratégica de los Poderes Judiciales”, el cual fue desarrollado durante dos años por especialistas en la materia. Por Costa Rica fuimos dignamente representados por la Máster Marta Asch, Directora de Planificación.

En dicho documento, se hizo un análisis de los principales retos que enfrentan las direcciones o departamentos de Planificación para redefinir la planificación estratégica de cada país, señalando que los tribunales de justicia tienen la tarea de conocer, decidir los conflictos jurídicos y hacer ejecutar lo resuelto, es decir, los denominados tres momentos de la jurisdicción.

Esta función se integra con la legislativa, gobierno, administración y control para cimentar las bases sistemáticas de un Estado, legitimadas por la participación determinante del pueblo en la generación de sus autoridades, búsqueda del bien común y por el respeto de todos los derechos y de todas las personas en el ejercicio de tales competencias por las autoridades estatales.

Los aspectos expuestos son el fruto de una evolución milenaria, conformando la noción de Estado, para pasar a las declaraciones de derechos, separación de funciones y llegar, en los últimos siglos, al paso del Estado de Policía al Estado de Derecho. A esta denominación formal se le han adicionado calificaciones materiales al tener en consideración a la persona como centro del ejercicio de todas las competencias y tendiendo a una igualdad substancial entre todas las personas, ideas a las que responde el Estado Democrático y Social de Derecho.

Este contexto sitúa nuestra atención en un aspecto substancial, que nos impone preocuparnos no solamente de la generación democrática de las autoridades, sino que, además, de la organización de las instituciones; procedimientos a que se someten dichas autoridades en la adopción de sus decisiones y a los que deben acudir los particulares al formular sus solicitudes; calidad general y específica de sus determinaciones, sobre la base de los objetivos de bien común y mayor realización personal de los individuos; oportunidad y forma en que se ejecutan las determinaciones; control estatal y social de las autoridades, y participación activa de la comunidad en los asuntos públicos.

La diferencia inmediata que surge entre tales elementos permite posicionarlos en que los formales y procedimentales están al servicio de los materiales y substanciales, todos los cuales buscan obtener un resultado de excelencia al emplear la competencia.

En lo referente a la función jurisdiccional su esencia está en ser:

- Objetivamente independiente,
- Subjetivamente imparcial,
- Éticamente proba,
- Profesionalmente preparada,
- Socialmente responsable,
- Temporalmente oportuna, y
- Substancialmente accesible, igualitaria, comprensible y justa.

Una perspectiva inquieta, objetiva, crítica, innovadora y sin temor al cambio, aceptando las transformaciones, permitirá desarrollar la adaptación de la función jurisdiccional a los nuevos requerimientos que la sociedad demanda y que el Estado debe proporcionar y la gente se merece.
El cambio genera perfeccionamiento, procura el crecimiento, desarrolla una institucionalidad, así como sus procedimientos y la calidad de las respuestas. Se obtiene de esta forma una verdadera adecuación. Se pretende crear nuevos caminos, incursionar nuevos rumbos, dar paso a nuevas ideas, explorar soluciones que no están presentes, más que una adaptación, es una transformación.

Detenerse, conservar, evitar las transformaciones y no realizar el cambio por quienes ejercen la función, la historia se ha encargado de enseñar que la adaptación igualmente se produce, pero desde fuera, sin su participación y muchas veces en contra de ellos mismos, quienes además de quedar al margen, dan paso a una etapa de transición en la alteración de sus estructuras, en el cambio de los paradigmas o líneas directrices, llegando incluso a sustituirles, aislarles o ignorarles en la nueva concepción. Responder a las señales y hacerlo tempranamente no solamente importa superar deficiencias, sino que sobrevivir y, además, ser parte de la solución, de la nueva concepción que la sociedad exige, cuando lo existente ya no responde a su confianza y expectativas.

A nivel general, con base en investigaciones diversas aplicadas a la población, se sintetiza que la Judicatura debe mejorar su funcionamiento a la luz de las nuevas exigencias y en procura de Poderes Judiciales más transparentes.

Es así como se observan críticas respecto a los procesos, los que ciertamente se constituyen en retos para una adecuada planificación estratégica, adaptada claro está, a las particularidades de cada país.

Se estima que existe lentitud de los procedimientos, conforme a los cuales la decisión llega, a lo menos, de manera inoportuna, con lo cual el aparato judicial se transforma en un aliado involuntario de quien hace uso y abuso del sistema.

La demanda está constituida por la obtención de decisiones en tiempos prudenciales, mediante plazos de respuestas preestablecidos, con máximos prudentes, concentrando las objeciones o incidentes para recurrirse junto con la sentencia, sancionando fuertemente a las partes que demanden infundadamente y a quienes dilaten innecesariamente los procedimientos. Es ahí donde la planificación juega un papel importante en toda Institución.

Cuando se habla de planificación se están valorando aspectos que tienen relación con la capacidad de anticipar el futuro, y de establecer aquellos pasos o caminos que permitan recorrerlo. El establecer los objetivos hacia donde se debe encaminar una Institución son ejes centrales para cualquier plan, así como el de aquellas iniciativas o acciones que permitan alcanzarlo.

Según se ha señalado, existen varias razones que justifican la importancia de la planificación:

Primero: Permite el estudio y análisis del futuro en relación a nuestra actividad, por lo que le da consistencia al desempeño de la organización;

Segundo: Facilita la dirección de la institución, puesto que permite enfocar todas las actividades hacia los resultados planteados, logrando una secuencia efectiva de los esfuerzos;

Y Tercero: Facilita el control, función que permite una mejor utilización de los recursos.

El articular la participación, integración y coordinación de todas las acciones institucionales en pro de un plan estratégico es una labor que requiere de un trabajo especializado para las oficinas a cargo de ello en nuestros Poderes Judiciales.

De acuerdo con el estudio, existen dos retos por superar, el primero de ellos corresponde a un cambio de paradigma, y el segundo, el abordar las críticas como un problema propio.

En cuanto al cambio de paradigma, se señala que resulta indispensable conciliar: la observación, la planificación y el cambio oportuno.

En el caso de la observación, la planificación debe darse en tres grandes dimensiones que son de corto, mediano y largo plazo. De igual debe ser dinámica, por lo que se debe ajustar o modificar conforme a los cambios sociales y de otra índole que se dan constantemente en un mundo tan cambiante como en el que vivimos.

Basar dichos procesos en modelos rígidos no permitiría la innovación y mejora continua en los procesos. Ese es otro de los retos que ha enfrentado la planificación judicial, el abandonar esa rigidez, explotando nuevas formas y estructuras.

Las personas usuarias de los sistemas de justicia han cambiando y son más exigentes, lo que ha llevado a planificar nuevas herramientas y nuevos modelos que acerquen la persona ciudadana a la justicia.

La flexibilización presupuestaria es otro de los grandes desafíos que enfrentan los Poderes Judiciales en Iberoamérica, cada vez son más las exigencias al sistema de justicia, pero menos los ingresos que se perciben.

Para ello, la labor que enfrenta la Dirección de Planificación, recomendando a la Corte Plena la adecuación de esos presupuestos conforme a las necesidades Institucionales, representa una labor de mucha responsabilidad.

En cuanto al segundo reto señalado en el informe, se dice que es el de abordar las críticas como un problema propio, precisando las competencias e incursionando en las soluciones más apropiadas, teniendo en cuenta que la transparencia, la rendición de cuentas, la gestión, la informatización, entre otros, van de la mano con el respeto de los derechos de las personas ante la justicia.

De lo anterior, puede visualizarse que la labor que enfrenta la Dirección de Planificación del Poder Judicial costarricense, es un eje esencial y transversal para los quehaceres de la Institución, en todos sus ámbitos, sea jurisdiccional, administrativo o auxiliar de justicia.

El cambio de paradigma en la planificación, señalado como un reto en el informe de Cumbre Judicial, ha sido una labor que ha impulsado doña Marta y su equipo de trabajo, donde no sólo se dedican a las labores comunes y propias de su oficina, sino yendo más allá, como por ejemplo, impulsando proyectos de relevancia institucional como lo ha sido la implementación del primer circuito con tramitación totalmente electrónica, donde tuvieron una participación activa y decisiva en los Tribunales de San Carlos.

Desde finales del año 2012, personal del Departamento de Planificación, Ministerio Público, Defensa Pública, Dirección de Tecnología de Información y del Programa de Moderna Gestión, trabajaron en el desarrollo de ese proyecto, con el fin de mejorar el servicio público de la administración de justicia que se ofrece a las personas usuarias en esa zona a través de cambio en los procesos de trabajo, la organización, tecnología, entre otros. Estos cambios han generado resultados donde se denota que el servicio brindado por los despachos y oficinas judiciales de este circuito, han permitido un servicio accesible, eficiente, ágil y equitativo.

Esta experiencia está siendo extendida al resto del país como por ejemplo en Perez Zeledón, Cartago, San Ramón, entre otros.

Incorporar profesionales en Ingeniería Industrial a sus equipos de trabajo, ha sido una decisión atinente para la definición de los procesos, apostar por la modernización judicial, las estadísticas judiciales, son logros atribuibles a esta Dirección.

En relación con las estadísticas judiciales, es digno destacar la labor que realiza la sección respectiva, promoviendo y desarrollando la información judicial, siendo un centro de información de relevancia para el acceso a la información necesaria para la toma de decisiones en nuestra Institución. Así mismo, se reconoce internacionalmente la labor que realizan, especialmente en el ámbito de la Cumbre Judicial, donde son líderes en la implementación del proyecto del Plan Iberoamericano de Estadística Judicial.

El adecuar constantemente la estructura organizativa y funcional del Poder Judicial, es otra de las tareas de importancia que lleva a cabo la Dirección de Planificación, de esta forma se permite satisfacer las necesidades que se presentan en la organización, de forma tal que se pueda mejorar la eficiencia y eficacia en la ejecución de las operaciones.

Promover la elaboración y ejecución de los planes a corto, mediano y largo plazo, es otra de las funciones dignas de destacar, por cuanto les corresponde coordinar, controlar y evaluar los planes estratégicos, operativos y de otra índole a nivel nacional. Así como el control y evaluación de programas y proyectos institucionales.

El identificar áreas críticas o posibles factores de riesgo en la Institución, a efecto de tomar las acciones pertinentes que neutralicen los efectos negativos; proponer y desarrollar proyectos específicos en función de la modernización del Poder Judicial; promover la realización de investigaciones jurídicas, a efecto de mejorar el funcionamiento de la administración de justicia; son unas de las muchas funciones que lleva a cabo dicha Dirección.

No siendo casualidad de lo anterior, es que en los planes estratégicos quinquenales aprobados por Corte Plena, y desarrollados por la Dirección de Planificación, predomina el interés institucional por modernizarse y mejorar la prestación de servicios en busca de una satisfacción de los requerimientos que demanda la sociedad costarricense.

El aumento de casos, la exigencia de las personas usuarias, nuevos tribunales y nuevas competencias; la coordinación, comunicación y sistematización; el presupuesto y la simplificación de trámites, son retos que deberán seguir siendo enfrentados por esta dirección, los cuales sin duda alguna requerirán de mucho esfuerzo y carisma, por parte de los que allí laboran.

Los Poderes Judiciales difieren de una gran empresa por la función estatal que lleva adelante, distante de logros económicos, recaudación de recursos u obtención de ganancias. Por lo tanto, los desafíos a los que nos enfrentamos exigen un mayor desarrollo en la gestión, con miras a proporcionar a la población un acceso acorde a los requerimientos. Que no quede ninguna persona sin ser atendida y sin que su acción encuentre una tramitación dentro de los tribunales; que los procedimientos se sustancien según las disposiciones legales con un criterio de celeridad y acción de oficio, sustancial y procesal, en la mayor medida posible, para llegar a una determinación pronta y oportuna, la cual se entregue en un lenguaje claro y sencillo, pero con un alto contenido de especialización jurídica, valorando todos los antecedentes del caso, con una argumentación y justificación acorde con la materia y el caso particular, reconociendo a todas las personas todos sus derechos, permitiendo que los recursos se puedan ejercer de manera fundada por las partes, en un sistema recursivo único, expedito y que concrete especialmente las garantías de un debido proceso, con igualdad ante la ley y ante la justicia.

De todo lo expuesto se observa que la transformación fundamental está en adquirir responsabilidad, constatar la existencia de distintas materias a mejorar y sobre esa base instar por su superación.

Se trata de entender los cuestionamientos, analizarlos y proyectar acciones para ponerles términos total o parcialmente, no es posible quedar pasivos e inmóviles ante tales demandas. Es nuestro deber proponer soluciones, las que se encuentran simplemente en una actitud, en la forma en que se ejercita la función jurisdiccional.

Es por ello que felicito a doña Marta, por estos 25 años, de los cuales aproximadamente 20 han estado bajo su dirección, también es digno felicitar a la recién jubilada subdirectora Licda. Bernardita Madrigal, por los muchos años de servicio y aporte que dio a la Institución; y por supuesto a todo el personal que trabaja en las diferentes secciones que lo conforman. Los insto, a seguir trabajando en la mejora continua de los procesos judiciales, en busca de mayores beneficios para la ciudadanía de nuestro país, donde se pueda contar con oficinas judiciales, funcionarios y funcionarias judiciales trabajando de forma armoniosa en pro de una justicia planificada y fortalecedora como corresponde a un estado democrático de derecho.

Muchas gracias,

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Fuentes:
Documento “Buenas Prácticas en Planificación Estratégica de los Poderes Judiciales”, aprobado en la XVII Cumbre Judicial realizada en Santiago de Chile.

Plan Estratégico Poder Judicial de Chile recuperado en: http://www.oas.org/juridico/pdfs/mesicic4_chl_plan_est.pdf