Durante el 2013, las acciones prendidas por el Programa Hacia Cero Papel permitieron obtener una reducción de ¢15 millones en uso de papel, con respecto al año 2012.

Una serie de estrategias tendientes a mejorar cada año las acciones que emprende el Programa Cero Papel en todas las oficinas judiciales del país, en temas puntuales, quedaron establecidos en el informe sobre los resultados obtenidos en el 2013.

Dichas recomendaciones se desprenden del Informe sobre consumo de papel, toner y fotocopias en los Centros de Impresión y Administraciones Regionales 2013.

El Programa Hacia Cero Papel recalcaron la importancia de que “…los Administradores y Administradoras Regionales velen que las impresoras cuenten con la unidad de duplex en buen estado, en caso de que éstas se encuentren en mal estado, gestionar su reparación o sustitución según corresponda a la brevedad… Instar permanentemente y continuamente a la población judicial para que sean constantes con la política de no imprimir documentos, salvo en casos estrictamente necesarios, en los cuales de previo se debe llevar a cabo comprobación de que el documento esté listo para una única impresión si se amerita, haciendo uso de la “vista previa”; ajuste de márgenes, uso de la impresión dúplex (por ambas caras), en calidad borrador, división de párrafo eficiente, numeración correcta, reducción del tamaño de las fuentes, uso de espacio simple, entre otros y que intensifique el uso del correo electrónicos y otros medios digitales en el trasiego de la documentación, a efecto de no incurrir en impresiones innecesarias de documentos.

“El reto más importante del Programa Hacia Cero Papel, consiste en cambiar el hábito social de impresión y fotocopias, si bien la tecnología ha ayudado a hacer accesible enorme número de documentos digitales para los servidores y servidoras judiciales; por diversas causas se sigue induciendo a la impresión y reproducción de los mismos, por lo que el cambiar estas costumbres y actitudes ha llevado al Programa, emprender estrategias y acciones tendientes a fortalecer el sentido de pertenencia e identidad del personal judicial con la Institución; y las jefaturas de las oficinas, los administradores regionales y Consejos de Administración de Circuito, juegan un papel importante en velar, promover y sensibilizar la implementación de buenas prácticas que contribuyan a reducir el uso de papel innecesario y mejorar la gestión de los despachos para brindar un servicio de calidad a las personas usuarias”, señaló Argili Gómez Siu, Asesora del Consejo Superior e integrante del Programa Hacia Cero Papel.

De igual manera para este año se solicitó a los y las administradoras regionales, que tienen a su cargo centros de impresión y que incrementaron el consumo de papel y toner para el 2014, que intensifiquen esfuerzos, mediante la sensibilización, detección y eliminación de malas prácticas de gestión y para ello utilicen controles en las oficinas.

Otra de las acciones que se impulsan es el aprovechamiento de los recursos tecnológicos y la puesta en marcha de buenas prácticas que contribuyan a mejor el servicio y con ello, la reducción del uso del papel y toner en las diversas instancias judiciales.

“Mantener la política de eliminación del papel, además, revisar los procesos y procedimientos de trabajo de las oficinas con fin de eliminar trámites y papeles innecesarios que abultan los expedientes judiciales con el fin de lograr una mejor gestión y procesos más ágiles. Que las jefaturas de los despachos promuevan la revisión de los procesos y procedimientos de trabajo de las oficinas a su cargo, lo anterior con el fin de disminuir la reproducción de fotocopias, siempre y cuando las condiciones lo permitan”, destacó el acuerdo tomado por el Programa Hacia Cero Papel.

Resultados 2013

La política institucional adoptada por el Poder Judicial y que tiene a su cargo el Programa Hacia Cero Papel registra importantes resultados en cuanto al uso y reducción del papel, toner y fotocopias durante el 2013.

Durante ese período se consumieron 17.993 resmas, que significaron para la institución una erogación de poco más de ¢91 millones, cifro que registró un decrecimiento en cerca de ¢15 millones con respecto al 2012, donde se registró el consumo de 19 418 resmas que concentraron un gasto de ¢107 millones.

Datos que se desprenden de las labores que desarrollan los Centros de Impresión, los cuales se crearon con el objetivo de contar con herramientas tecnológica que agilizaran las labores de los despachos, procurando una impresión ágil y segura.

En cuanto al uso de toner en estos centros de impresión, esto significó en el año pasado una erogación de ¢106 853 622 y al cantidad de fotocopias en las Administraciones Regionales alcanzó un total de 4 367 755 copias, que equivalen a 4368 resmas de mil unidades.