Mag. Zarela Villanueva Monge Presidenta Corte Suprema 2 de setiembre de 2014

La aspiración de brindar un servicio de calidad es uno de los objetivos hacia los cuales se orienta la labor del Poder Judicial.

Hay una creciente demanda de los servicios, complejidad en los procesos, restricciones presupuestarias que nos han obligado a realizar procesos de modernización de los servicios, al uso de herramientas tecnológicas, buscando la mayor eficiencia en la gestión de los despachos y a un esfuerzo enfocado hacia una mejor atención de las personas usuarias, especialmente aquellas en condición de vulnerabilidad.

En este contexto se le ha dado especial atención a las materias que generan un mayor impacto social, dentro de las cuales se encuentra la de Pensiones Alimentarias, cuya atención presenta retos importantes para la institución.

Esta materia cuenta con el tercer circulante más alto de la institución (157.556 asuntos en el 2013, que representan el 17% del total), superada solo por la materia Civil con 428.183 asuntos (la mayoría de Cobro) y Penal con 126.477 (que no incluye Penal Juvenil), según los datos suministrados por el Jefe de la Sección de Estadística.

Al revisar la información sobre los casos entrados por materia en las oficinas judiciales de primera instancia del 2009 al 2915, se constata que la entrada de asuntos de Pensiones Alimentarias a lo largo del último quinquenio ha ido en aumento: del 2011 al 2012 aumentó en un 12,6% y del 2012 al 2013 en un 10,7%.

La tramitación de estos procesos, se prolonga por muchos años –entre 18 y 25 años como promedio- debido a la naturaleza y fines del derecho alimentario. Esto ha originado exigencias en la forma en que se organizan los despachos y la necesidad de una constante revisión del estado de los servicios, para ajustarlos a las necesidades quienes los requieren.

El interés institucional por la jurisdicción de Pensiones Alimentarias no es nuevo. Hace más de 20 año se comenzó a identificar la necesidad de fortalecerla mediante la creación de Juzgados especializados como reconocimiento a que lo relativo a la familia no puede tratarse igual que temas de las materias Civil, Laboral y Tránsito. Se comprendió entonces que las materias sociales (Laboral y Familia y Violencia Doméstica) requerían una atención diferenciada, inyección de recursos y el uso de herramientas tecnológicas para la mejora del servicio. Se propuso la creación de un juzgado modelo de pensiones y los juzgados electrónicos en materia de Cobro, obteniéndose mayores éxitos en los primeros.

El éxito en la materia de Pensiones contribuye, además, al bienestar de un sector de la población de recursos reducidos, que acude a interponer la demanda alimentaria como único medio de obtener recursos para su sobrevivencia, motivo por el cual la función del Poder Judicial se asemeja al de otras instituciones que contribuyen a la distribución de los recursos y al bienestar general del país.

Las personas usuarias en esa materia son personas con necesidades especiales de urgente atención. Ya sabemos que gran parte de nuestros usuarios y usuarias son de esta materia, pues son personas que tienen necesidades específicas y bien definidas: alimentos para hijos e hijas, es decir, de las personas que conformarán el futuro del país, lo que evidencia la importancia de que nuestra jurisdicción funcione y brinde sus servicios en forma efectiva. Por nuestro medio se garantiza la supervivencia de las personas menores de edad.

Las mejoras que hoy se presentan tiene como premisa beneficiar no al Poder Judicial, sino a las personas usuarias de esta materia, garantizándoles mayor eficiencia, control y la simplificación de trámites en relación con: 1) Depósitos Judiciales y 2) Órdenes de Apremio.

1.- DEPÓSITOS JUDICIALES

En 1996, se estableció un convenio con el Banco de Costa Rica, mediante el cual -con el esfuerzo de ambas instituciones- se logró consolidar el sistema automatizado de depósitos y pagos judiciales, cuyo objetivo principal es la simplificación de trámites y la reducción de tiempos en el depósito y pago de las sumas de dineros relacionadas con causas judiciales.

Este sistema ha tenido un fuerte impacto social, principalmente en la agilización del proceso de retiro de pensiones alimentarias, ya que la persona usuaria puede realizar el retiro de su pensión en forma inmediata y en cualquier sucursal del Banco de Costa Rica, con lo cual se contribuye al ahorro de tiempo y dinero; así como la agilización y simplificación del trámite.

El sistema se ha expandido a 300 despachos que reciben depósitos judiciales y la Dirección de Tecnología del Poder Judicial, con la colaboración del Banco, ha realizado mejoras para permitir la recepción y pago de depósitos en diferentes tipos de moneda: colones, dólares y euros.

Depósitos a través de Internet

Para facilitar a las personas usuarias la realización de depósitos, el Banco de Costa Rica desarrolló una opción que le permite a sus clientes realizarlos a través de Internet, la cual está disponible desde finales del año pasado.

Esta opción facilita el cumplimiento de la obligación de las personas obligadas.

El depósito se realiza desde la cuenta de ahorros del obligado a la cuenta del expediente, sin necesidad de acudir a una oficina bancaria.

Consulta de Depósitos para la Policía

El Poder Judicial y el Banco también desarrollaron una herramienta que facilitará a la policía administrativa el acceso a la consulta del Sistema de Depósitos Judiciales para verificar los depósitos efectuados. Esta consulta es útil para ejecución de las órdenes de apremio, pues permite acceder en línea, por Internet o por tecnología móvil, a la información sobre los depósitos efectuados por la persona detenida, para determinar si se cumplió con la obligación del pago, en cuyo caso no procedería realizar el apremio.

Es importante el mecanismo que hoy se implementa, para que las y los funcionarios de la Fuerza Pública, autorizados, puedan hacer uso de esta consulta y así verificar la información sobre pago brindada a las personas que deben ser detenidas. Con esto se evitan las situaciones de incertidumbre que se les presentaban respecto a la procedencia de efectuar el apremio.

2.- ÓRDENES DE APREMIO MÁS ÁGILES

Para las personas usuarias, el trámite ágil y oportuno de las solicitudes de apremio es importante como único mecanismo para hacer efectivo su derecho a la pensión alimentaria. La mayoría de personas beneficiarias son mujeres, niñas, niños y adolescentes.

Con el fin de mejorar el proceso de tramitación de las solicitudes de apremio, el Departamento de Tecnología ha desarrollado mejoras en el Sistema Escritorio Virtual. Mediante el uso de las herramientas tecnológicas disponibles se garantiza una más eficiente y eficaz tramitación, el seguimiento y control de las solicitudes de apremio, que –como sabemos- son muchas y se gestionan cada mes.

Las mejoras creadas producen importantes beneficios a las personas usuarias, que son la razón de ser del servicio público:

1.- ORDEN DE APREMIO DIGITAL

La creación de una orden de apremio corporal digital, que se adjuntar al expediente electrónico, a través del Sistema, lo cual elimina la necesidad de que persona usuaria llene un solicitud en papel, la entregue en la Oficina de Recepción de Documentos, donde la escanean y la trasladan al despacho.

En algunos casos, es un Auxiliar el que debía llenar la solicitud de apremio manualmente, luego digitalizarla para que se adjuntara al expediente electrónicamente, proceso que generaba atraso y ahora resulta innecesario.

2.- NUEVO LEGAJO ELECTRÓNICO DE APREMIO

Que no se interrumpa la tramitación del apremio cuando el expediente se encuentra en otros trámites (revisión, firmas, etc.), mediante la creación de un legajo o carpeta de apremio electrónico, distinto del expediente principal.

3.- CONSULTA SOBRE LA FECHA DE NOTIFICACIÓN A LA PERSONA DEMANDADA

Facilita la consulta en el Sistema de la fecha en que fue notificada la persona demandada. Esta información, que ahora se muestra en el registro de la notificación, antes se consultaba en otro módulo, lo cual hacía más lenta la consulta.

4.- ELIMINACIÓN DEL REQUISITO PARA TRÁMITE

En la solicitud de apremio se elimina el requerimiento a las personas usuarias de indicar el período adeudado, lo que contribuye a la simplificación del trámite.

5.- CONTROL Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

A lo interno del despacho, se restringieron las consultas al buzón de apremios, para que cada técnico o técnica judicial solo pueda ver lo que tiene pendiente de tramitar o tramitado. Se mantiene la facultad del administrador de tener acceso total al buzón para realizar consultas, obtener reportes y agregar filtros de consulta. Lo anterior promueve un mayor control, seguridad en el manejo de los datos y privacidad de la información.

6.- AVISO INTERNO DE LOS ASUNTOS PENDIENTES

Creación de un aviso o alerta que le indique a cada servidora o servidor judicial la cantidad de apremios que tiene como responsabilidad de tramitar y que le indique al administrador del buzón la cantidad de apremios que no han sido asignados, para que los pueda tramitar. Esta constituye una medida para el control interno, que ayuda a prevenir atrasos o rezagos en la tramitación.

7.- INCLUSIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL

Se ha agregado en el Sistema, un reporte que incluye el nombre del técnico técnica judicial que finalizó el trámite de apremio, información que permite un mayor control.

8.- SOLICITUD DE APREMIO CORPORAL EN LÍNEA

Próximamente (1 ó 2 meses) se pondrá a disposición una mejora para que la solicitud de apremio corporal pueda ser remitida por las personas usuarias mediante un formulario, por el Sistema de Gestión en línea, de manera que no sea necesario acudir a los despachos a realizar esta gestión. Con esta nueva posibilidad, se reduce el tiempo, gastos y otros inconvenientes en los que se incurre al trasladarse a los Juzgados.

Para ese fin, se utiliza una herramienta sencilla que estará disponible para las partes, sus abogadas y abogados y representantes, quienes deberán contar con una identificación y una contraseña. El acceso se podrá realizar desde cualquier ordenador y el formulario podrá ser guardado e impreso. Las personas que lo completen y envíen podrán guardar e imprimirlo, para que les quede un comprobante.

Se agiliza también la atención en el despacho, ya que si la persona acude para solicitar el apremio, se le recibirá la solicitud utilizando la misma herramienta. Se elimina la necesidad de que tenga ella por sí misma un formulario, reduce el tiempo de atención y suprime las filas múltiples.

PLAN PILOTO

Los esfuerzos que se han realizado forman parte de un plan piloto que inició en julio con la implantación de las mejoras en el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Desamparados y ahora se extenderá al Segundo Circuito Judicial de San José.

En el Segundo Circuito se utilizará el equipo de cómputo de consulta que se ubica en la Plataforma del Segundo Circuito para brindar acceso a las personas usuarias a todos estas mejoras.

El apremio corporal en línea actualmente se desarrolla como un plan piloto en el Juzgado de Pensiones de Desamparados y muy pronto estará en los demás despachos de pensiones que laboran con el modelo oral-electrónico, que son los del Primer y Segundo Circuito de San José, Alajuela, Heredia, Desamparados, Limón y Cartago.

Reconocimientos

Lograr estas mejoras es posible si se cuenta con el trabajo arduo y comprometido de un grupo de personas.

Ha sido fundamental el apoyo de diversas instancias: el Banco de Costa Rica para las mejoras del Sistema de Depósitos; y dentro del Poder Judicial, la Comisión de Familia, coordinada con acierto por la Magistrada Eva Camacho, la Dirección Ejecutiva, del Departamento de Tecnología de la Información y demás servidoras y servidores que han apoyado el proyecto piloto.

Toda obra humana es perfectible, así que continuaremos en un proceso permanente de mejora para impulsar esfuerzos hacia la humanización, simplificación, eficiencia y eficacia de los servicios. Nuestra meta es ofrecer un servicio de calidad, que es aquel que logra satisfacer las necesidades humanas por las cuales fue creado.

Muchas gracias.-