Logo que representa a nivel institucional el Programa Cero Papel.

Se han adoptado varios acuerdos por el Consejo Superior del Poder Judicial orientados a reconocer los esfuerzos llevados a cabo por varios departamentos y órganos de la institución, quienes a través de la aplicación de buenas prácticas en sus oficinas, en las diferentes Modificaciones Externas han reducido el monto de la partida presupuestaria de consumo de papel.

Los datos fueron dados a conocer por la, integrante del Consejo Superior Lupita Chaves Cervantes y Coordinadora General del Programa Cero Papel.

“Es importante para el Programa Hacia Cero Papel, dar seguimiento a la forma en que los despachos van tomando conciencia y claridad en el presupuesto, al mantener la partida presupuestaria relacionada con el consumo de papel, cartón y otros, igual o menor a la que habían presupuestado inicialmente, de ahí el reconocimiento”; indicó Chaves Cervantes, quien además señaló que gracias a estas disminuciones en el presupuesto, se permite destinar los recursos a otras necesidades institucionales.

Algunos de los departamentos que reflejaron disminución del gasto económico en la Subpartida 29903 denominada “Productor de Papel, Cartón e Impresos” en la última Modificación Externa aprobada por el Consejo son: La Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia (Conamaj), Escuela Judicial, Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, Departamento de Personal, Secretaría Técnica de Ética y Valores, Administración Regional de Osa y la Administración de la Ciudad Judicial en San Joaquín de Flores en Heredia.

El Programa Hacia Cero Papel, está orientado hacia la integración de esfuerzos a nivel institucional en procura de disminuir el uso del papel, y a dar seguimiento al cumplimiento de las políticas públicas aprobadas por Corte Plena de maximizar el uso de herramientas tecnológicas, en aquellas oficinas y despachos del Poder Judicial que disponen de las mismas, como medio para alcanzar una Justicia sin papeles y de fomentar en el Poder Judicial una cultura de no utilización del papel.

Los despachos y las acciones puestas en marcha en la reducción del consumo de papel

Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional

Logo de la pizarra informativa virtual que utiliza la Sección de Comunicación Organizacional y diseño de un canal electrónico de comunicación llamado “Actualidad Judicial”, utilizado por la Sección de Prensa.

- La Sección de Comunicación Organizacional: La pizarra virtual informativa redujo en una considerable cantidad los comunicados físicos, mensajes, campañas que se hacen llegar a las pizarras informativas físicas. De esta manera, el material impreso que se distribuye es para fortalecer campañas de alto impacto institucional, o mensajes que requieren de más tiempo en las pizarras para recordar alguna política emanada por la institución.

La Pizarra Virtual ha sido un medio efectivo de comunicación institucional donde se da a conocer todo tipo de información de interés del personal judicial, tales como asuetos, jubilaciones, obituarios, circulares, mensajes motivacionales y otro tipo de información importante.

Se ha reducido la cantidad en la impresión de material gráfico de estrategias de comunicación, con el fin de evitar el desperdicio y solo en casos necesarios, se procede con una reimpresión limitada y controlada que se hace para cumplir con las expectativas de determinado público.

- La Sección de Prensa desarrolló hace varios años el envío de las noticias diarias que son publicadas en diferentes medios escritos, mediante el correo electrónico. Esta práctica eliminó por completo las fotocopias de noticias que anteriormente se hacían llegar a jerarcas de la institución.

El diseño de un canal electrónico de comunicación llamado “Actualidad Judicial”, ha sido un logro importante en la comunicación electrónica diaria a todo el personal judicial, el cual permite dar a conocer todo el acontecer judicial.

Con el fin de reducir en el presupuesto los montos por concepto de compra de papel, se redujo la cantidad de ejemplares del Informativo Judicial, el cual se hace llegar a todos los circuitos judiciales del país cada dos meses.

Escuela Judicial

Plataforma virtual utilizada por la Escuela Judicial.

“Implementar tecnologías de avanzada en materia de formación y a la vez disminuir el consumo de papel, es un gran logro para la Escuela Judicial”, manifestó Magdalena Aguilar, Jefa del Área de Servicios Técnicos.

La formación virtual, se ha posicionado en los últimos tiempos como una herramienta idónea y amigable para las personas que se capacitan en la Escuela Judicial, es por esto que se implementó el desarrollo de lo que se conoce como la plataforma virtual, “un espacio en internet, virtual, amigable para la persona usuaria, en el cual la Escuela Judicial instala sus cursos y actividades académicas, sin la necesidad de utilizar nada de papel, ya que en la plataforma, la persona facilitadora del programa educativo tiene posibilidad de asignar lecturas, revisar los trabajos a ser evaluados, el interactuar en foros y chats con las personas participantes e inclusive determinar las fechas de entrega de los trabajos, y hacer los cursos de manera ilimitada, ha convertido a la plataforma virtual en el principal aliado de la formación en la Escuela Judicial”, manifestó Magdalena Aguilar.

Pero la labor de minimizar el consumo de papel se complementa con otros sistemas digitales que han permitido erradicar en gran parte el papel de las aulas de la Escuela Judicial. Un buen ejemplo de esto lo explicó el informático Julio Paniagua, quien dijo que “contamos con El Sistema Automatizado de Gestión de Actividades Académicas (SAGA), que es un sistema que automatiza el proceso y sub proceso de gestión de las actividades académicas en su fase de ejecución, de igual manera el sistema respalda la información académica, tarea que en el pasado se realizaba de forma impresa generando expedientes de actividades, siendo esta modificación consecuente con la las políticas Hacia Cero Papel”.

Para Eimy Solano Castro, Administradora de la Escuela Judicial, “… en la Escuela desde hace cinco años aproximadamente, hemos implementado estas prácticas de ahorro de papel, las cuales se han visto reflejadas a nivel presupuestario, es decir, la partida se consume en la mitad de su contenido, lo que nos permite invertir ese dinero en otras necesidades más relacionadas al ámbito tecnológico”.

Finalmente, entre los aportes de la Escuela Judicial a la eliminación del consumo de papel cabe mencionar las múltiples publicaciones digitales de libros, las comunicaciones en general o divulgaciones como el boletín informativo, que produce la Escuela Judicial y alberga a las diferentes unidades de capacitación del Poder Judicial.

Administración Regional de Osa

Administración Regional de Osa también se une al programa de Cero Papel.

Desde hace tres años se crearon centros de impresión, los cuales al principio incluían la oficina administrativa y despachos jurisdiccionales, poco tiempo después se incorporó la Defensa Pública y la Fiscalía.

Son tres los resultados positivos obtenidos a través de esta práctica: a) la reducción del consumo de papel, b) impulsar la cultura de reciclaje y c)  Instarlos a hacer mayor uso de la tecnología con que cuenta la institución.

”Contar con centros de impresión a cargo de la Administración, permite un mejor control del papel. Se hace un solo pedido a la Proveeduría, todas las mañanas personal de ésta, abastece las bandejas de las impresoras, se encarga de darle mantenimiento a las bandejas dúplex, es decir, estos centros de impresión son controlados en su totalidad por la Administración”, señaló la Licda. Yanes Quintana.

Una iniciativa de esta administración es colocar cápsulas informativas en los centros de información para estimular  e incentivar a los servidores a seguir realizado esta buena práctica y de esta forma hacer mejor uso de los recursos tecnológicos y económicos,  así como, aplicar estas medidas de ahorro, preservación del medio ambiente, reciclaje, en nuestra vida diaria y nuestros hogares. Así mismo, esta Administración, periódicamente, se remiten circulares internas a las oficinas instándolos a que participemos activamente en esta práctica.