| Documentos más antiguos del Archivo Judicial datan de 1880 | ||||||
| RESGUARDAN 134 AÑOS DE HISTORIA JUDICIAL | ||||||
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| Andrea Marín Mena Periodista
Una riqueza histórica de la Administración de Justicia tiene bajo su custodia el Archivo Judicial. Sentencias, expedientes, acuerdos, planes estratégicos e informes de labores del Poder Judicial, su ámbito administrativo, el auxiliar de justicia y el ámbito jurisdiccional, son algunos de los documentos que resguarda el Archivo Judicial y que evidencian la historia de la Justicia Costarricense desde 1880, año del que datan los documentos más antiguos. De acuerdo con el Departamento de Archivo Judicial, la cantidad de expedientes, documentos base y documentos administrativos que se resguardan, oscilan entre los cinco millones y cinco millones y medio. La entidad judicial realiza una clasificación documental según el ámbito judicial al que pertenecen. Es así como en el apartado sobre Poder Judicial, comprende el material documental procedente de Corte Plena como acuerdos, actas, estructura programática, informe de labores de la Administración de Justicia, expediente de modernización de la institución y el plan estratégico institucional. Además se archiva correspondencia de la Presidencia y la Secretaría de la Corte. Sobre el Ámbito Administrativo se lleva un inventario de documentos producidos por las comisiones, sean éstas permanentes, especiales e internas, en escritos relacionados con actas y expedientes de sesiones. En este apartado, se lleva un archivo del material procedente del Consejo Superior del Poder Judicial, como circulares, correspondencia, rotulación de personal y expedientes de casos y se incorporan una variedad de documentos de los diversos departamentos y oficinas judiciales administrativas, según las funciones que tienen a su cargo. Trabajo permanente La labor primordial del Archivo Judicial es velar por la permanencia de los documentos en archivo y se garantiza que la documentación con valor científico cultural sea transferida al Archivo Nacional para su custodia definitiva.
Según explicó la funcionaria judicial, en el Archivo no se realiza un proceso de conservación, sin embargo sí se vela por su permanencia y se le brinda limpieza por medio del aspirado. “A pesar de que el artículo 18 de la Ley 6723 (Ley del Registro y Archivos Judiciales), indica que el Archivo debe: “custodiar los expedientes fenecidos y abandonados por más de dos años, de todos los tribunales del Poder Judicial, así como los documentos y libros que determine la Corte Plena. Los que tengan valor histórico deberán ser enviados al Archivo Nacional”; se ha tenido que disponer las instalaciones para recibir documentos de muy reciente data debido especialmente a una gran explosión documental generada en los últimos años, así como por la construcción de nuevos edificios en algunas zonas del país sin áreas para archivo, la puesta en práctica de la oralidad, la flagrancia, el escritorio virtual, el expediente electrónico y por supuesto el programa cero papel”, destacó Ugalde Romero. De esta manera, esta dependencia judicial reúne documentación en soporte físico y algunos discos compactos y para su clasificación se basan en una modalidad mixta, que toma como punto de partida el despacho, seguido por el año de creación de los documentos, las materias y los asuntos. De esta manera, la función primordial del Archivo Judicial es la de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, eliminar, administrar y facilitar diferentes tipos documentales producidos en el Poder Judicial, así como dictar las pautas para que a nivel institucional se ejecuten los procesos archivísticos. Labor desde 1878 134 años de trabajo registra el Archivo Judicial, desde su creación el 23 de mayo de 1878, cuando se promulgó la Ley Nº XIII, donde se estableció la oficina de Archivo Judicial, pues el Consejo Nacional de la República consideró que se hacía necesario conservar siempre en orden, seguridad y perfecto estado, los voluminosos archivos de las judicaturas civil y de comercio de la República, así como los protocolos, según explicó la Jefa del Archivo Judicial.
Desde los inicios, sus labores se han diversificado, hasta la organización interna especializada. De esta manera, el equipo de trabajo está liderado por la Jefatura, una secretaría y cuatro unidades: Unidad de Acopio y Remesado: encargada de asesorar, recibir, ordenar, clasificar, describir, ubicar y conservar los expedientes y otros documentos provenientes de las oficinas judiciales. La labor de remesado consiste en reunir la información que se va a remitir al Archivo Judicial. Unidad de Procesos Técnicos: se encarga de las funciones operativas y técnicas, además de mantener actualizada la base de datos. Unidad de Procesos Administrativos: Realiza funciones administrativas de control en la tramitación de los expedientes (préstamo, devolución, empaque y ubicación), que se llevan a cabo en el Archivo Judicial. Unidad de Selección y Eliminación de Expedientes: su función es analizar los expedientes y otros documentos en sus diferentes etapas, con el fin de determinar su conservación o eliminación. |
Licda. Ana Lucía Vásquez Rivera
Lic. Sergio Bonilla Bastos
Licda. Andrea Marín Mena
Licda. Teresita Arana Cabalceta
Licda. Marcela Fernández Chinchilla
Licda. Melania Chacón Chaves
Licda. Sandra Castro Mora
Lic. César González Granados
Montaje: Licda. Karen Quirós Fumero
Diseño Gráfico: Iván Pacheco León
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