Ingenieros Industriales del Departamento de Planificación demostraron resultados obtenidos

El Departamento de Planificación mostró el pasado 27 de marzo, el resultado de la implementación de los cambios en los procesos de trabajo ejecutados en la Subcontraloría de Servicios, la Oficina de Trabajo Social y Psicología, la Delegación Regional del Organismo de Investigación Judicial y la Administración Regional del Segundo Circuito Judicial de Alajuela.

Esta iniciativa forma parte del proyecto “Rediseño de Procesos del Segundo Circuito Judicial de Alajuela a través de nuevas tecnologías y moderna gestión”, que se desarrolla en el Segundo Circuito Judicial de Alajuela, cuyo propósito es continuar con el fortalecimiento de un servicio accesible, equitativo, previsible y eficiente.

Las oficinas de San Carlos, conforman el primer circuito judicial a nivel nacional que ha sido rediseñado de manera integral para ofrecer un servicio expedito, a través de procedimientos eficientes y la utilización de la tecnología, lo que permite un servicio electrónico y oral, conforme las leyes lo permiten, teniendo como premisa fundamental garantizar la accesibilidad de las personas usuarias y la sostenibilidad y seguridad de los sistemas.

Para la Directora del Departamento de Planificación del Poder Judicial, Marta Asch Corrales, en estas oficinas la mayor cantidad de procesos quedaron informatizados, lo que permitirá ofrecer un mejor servicio. De igual forma hay un mejor aprovechamiento de los recursos, y se han incorporado indicadores que permitirán monitorear el desempeño de los despachos, con el fin de medir el avance y los resultados del trabajo en cada uno de ellos, de manera que ante variaciones inesperadas, se pueda reaccionar y hacer los ajustes pertinentes en los procesos..

En visitas anteriores, el Departamento de Planificación mostró los resultados obtenidos en el proceso de rediseño del Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía, Juzgado de Cobro, Civil, y Laboral de Menor Cuantía, Centro Conciliación y Oficina de Atención y Protección a la Víctima, Juzgado de Familia y Penal Juvenil, Juzgado de Violencia Doméstica y Juzgado de Tránsito.

La presentación de estos resultados permitió una retroalimentación entre los encargados y coordinadores del proyecto, funcionarios, funcionarias y personas usuarias.

En la actividad estuvo presente el Director del Despacho de la Presidencia del Poder Judicial, Roger Mata Brenes, la Directora del Departamento de Planificación, Marta Asch Corrales, la Jefa del Departamento de Trabajo Social y Psicología, Alba Gutiérrez Villalobos y la Jefe del Área de Informática de Gestión, Kattia Morales Navarro.

Algunos de los resultados logrados:

Subcontraloría de Servicios:

• Estandarización de los procesos.
  
• Mejora de tiempos en registro de gestiones en SIEBEL
  
• Mejora en tiempo de respuesta a las personas usuarias
  
• Herramientas de control y seguimiento
  
• Mejora en el trámite de sugerencias de las personas usuarias
  
• Implementación de un protocolo de medición de satisfacción
  

Oficina de Trabajo Social y Psicología

• Diseño e implementación de herramientas tecnológicas
  
• Modelos de roles y agenda
  
• Distribución de cargas de trabajo
  
• Reorganización de funciones
  
• Informe estadístico acorde los requerimientos de la Oficina
  
• Estandarización y organización de los métodos de trabajo en el despacho.

Administración Regional

• Ejecución de funciones de acuerdo al Manual de Puestos
  
• Cargas de trabajo adecuadas
  
• Nombramientos acorde a perfil de puestos
  
• Estructura organizativa alineada a las funciones establecidas
  
• Coordinación con despachos en el recibo de documentos requeridos
  
• Control de ingreso y entrega documentación
  
• Métodos de trabajo con la incursión tecnológica
  
• Seguimiento a las tareas y cargas de trabajo adecuadas
  
• Control de las funciones ejecutadas
  
• Mejoras en el proceso de recepción de documentos
  
• Optimización del proceso de distribución de comunicaciones judiciales.
  
• Herramientas para el control del mantenimiento de la flota vehicular de la Administración.

Delegación Regional del Organismo de Investigación Judicial

• Implementación del ECU e identificación de mejoras
  
• Coordinación para lograr en corto plazo conexión entre el ECU y el Sistema de Gestión de Despachos Judiciales.
  
• Asignación de cuentas de correo electrónico
  
• Acceso a consultas en línea con otras instituciones públicas
  
• Actualización de procedimientos
  
• Redistribución de cargas de trabajo
  
• Mejoras en los sistemas de comunicación con el Ministerio Público
  
• Desarrollo de protocolos para la atención de la persona usuaria
  
• Agilización del trámite de órdenes de captura
  

Sobre el Proyecto de Rediseño de Procesos

El proyecto de rediseño de los despachos judiciales del Segundo Circuito Judicial de Alajuela persigue el objetivo de mejorar la administración de justicia a través de cambios en los procesos de trabajo, en la organización y en la aplicación de moderna gestión. Esta iniciativa fue discutida por Corte Plena en la sesión No. 26-12 del 30 de julio del 2012, cuando el entonces Presidente de la Corte, Magistrado Luis Paulino Mora Mora (q.d.D.g.),planteó su inquietud respecto a la coexistencia del expediente electrónico (Escritorio Virtual) y el expediente tradicional (físico), con relación a la información cuantitativa que registran las estadísticas del Poder Judicial y las prácticas adoptadas por los despachos judiciales para sobrellevar ambas formas de trabajo, lo que desde su criterio, había conllevado a un desaprovechamiento de los esfuerzos institucionales, principalmente en materia de tecnología informática.

Con el fin de aprovechar las experiencias existentes a nivel institucional, para desarrollar este proyecto se conformaron cuatro bloques de despachos, asignados a diferentes responsables, quienes han trabajado en estricta coordinación con la Dirección de Tecnología de la Información, conforme el siguiente detalle:

Bloque No.1: Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía, Juzgado de Cobro, Civil, y Laboral de Menor Cuantía, Centro Conciliación y Oficina de Atención y Protección a la Víctima, a cargo del Departamento de Planificación.
Bloque No.2: Fiscalía y Defensa Pública del Segundo Circuito Judicial de Alajuela, a cargo del Programa Nacional de Fiscalías Electrónicas y la Defensa Pública, respectivamente.
Bloque No.3: Juzgado Agrario; Tribunal mixto, Juzgado Penal y Juzgado Contravencional y de Pensiones Alimentarias, a cargo del Programa de Moderna Gestión.
Bloque No.4: Juzgado de Familia y Penal Juvenil, Juzgado de Violencia Doméstica y Juzgado de Tránsito, a cargo del Departamento de Planificación.

Posteriormente, se conformó un quinto bloque, donde el Departamento de Planificación se responsabilizó por el rediseño de la Subcontraloría de Servicios, la Oficina de Trabajo Social y Psicología, la Delegación Regional del Organismo de Investigación Judicial y la Administración Regional del II Circuito Judicial de Alajuela; dependencias que inicialmente no formaban parte del proyecto.