Profesionales de Ingeniería Industrial del Departamento de Planificación presentaron los resultados de la segunda fase del Rediseño de Procesos en estos despachos.

La Subcontraloría de Servicios, la Oficina de Trabajo Social y Psicología, la Delegación Regional del Organismo de Investigación Judicial y la Administración Regional son los despachos que desde ya están listos para el diseño e implementación de las propuestas de mejora en los procesos de trabajo y la incorporación de nueva tecnología.

Los cambios que se aplicarán son parte del desarrollo del proyecto de “Rediseño de Procesos del Segundo Circuito Judicial de Alajuela a través de Nuevas Tecnologías y Moderna Gestión”, que se implementa desde noviembre del 2012 en sus diferentes dependencias, cuyo propósito es continuar con el fortalecimiento de un servicio accesible, equitativo, previsible, eficiente y sostenible.

La iniciativa permite que profesionales en Ingeniería Industrial realicen un diagnóstico de la situación actual de los diferentes procesos que realiza cada despacho. Posteriormente, pasan a una segunda fase denominada diseño de propuestas de solución y finalizan con la implementación y control de la propuesta que permite ordenar los procesos.

Actualmente este rediseño fue ejecutado exitosamente en varios despachos judiciales del II Circuito Judicial de Alajuela. En visitas anteriores, el Departamento de Planificación, el Programa de Moderna Gestión, el Programa Nacional de Fiscalías Electrónicas y la Dirección de la Tecnología de la Información del Poder Judicial han mostrado los resultados obtenidos en despachos como el Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía, Juzgado de Cobro, Civil, y Laboral de Menor Cuantía, Centro Conciliación y Oficina de Atención y Protección a la Víctima, Juzgado de Familia y Penal Juvenil, Juzgado de Violencia Doméstica, Juzgado de Tránsito, Fiscalía, Tribunal, Juzgado Agrario, entre otros.

El pasado 14 y 15 de enero se presentaron los resultados de la etapa de diagnóstico para la Subcontraloría de Servicios, la Oficina de Trabajo Social y Psicología, la Delegación Regional del Organismo de Investigación Judicial y la Administración Regional.

Presentación de resultados se realizó el 14 y 15 de enero y participaron, servidores, servidoras judiciales y personas usuarias.

Con la presentación de estos resultados se posibilita un espacio de retroalimentación entre el personal de las oficinas, personas usuarias judiciales y encargados del proyecto de rediseño, con el fin de exponer los hallazgos más importantes que darán sustento a las siguientes etapas, precisamente en las que se implementan los ajustes en los procesos de trabajo, algunos de los cuales incluso conllevan el desarrollo de las mejoras o soluciones tecnológicas; agregó el Jefe de la Sección de Planes y Presupuesto, Erick Mora Leiva.

En la presentación de los resultados, también asistió el Director del Despacho de la Presidencia, Roger Mata Brenes, quien aseguró que el seguimiento a este tipo de despachos es uno de los ejes fundamentales de la gestión de la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia.

“Es de esta forma que podemos articular los esfuerzos que realiza la institución para unificar los mecanismos de trabajo que permitan el acceso a la justicia, así como tener seguimientos adecuados de tiempos, plazos y procesos que buscan disminuir los tiempos en la prestación del servicio. Los resultados de estos despachos serán replicados en otros Circuitos Judiciales”, aseguró Mata Brenes.

En la implementación de los cambios, la Dirección de Tecnología de la Información cumple una función importante, su Director, Rafael Ramírez López destacó los diversos esfuerzos en el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica, como por ejemplo la renovación de servidores y equipos de cómputo y la actualización de software, entre otros avances.

La Dirección Ejecutiva fue representada por su Subdirectora, Ana Eugenia Romero Jenkins. “El proyecto es importante porque permite analizar una administración en particular y determinar procesos de mejoras, revisar los existentes y extender estas gestiones a otras administraciones para fortalecer el servicio”, aseguró.

La ejecución de la última fase del Proyecto permitirá implementar oportunidades de mejora en los distintos procesos

Subcontraloría de Servicios

Como parte de las necesidades de esta oficina identificadas en el diagnóstico, se tienen:

• Implementar una matriz o lista de criterios que permita estandarizar los grados de prioridad de las gestiones.
  
• Incorporar una directriz formal que permita el cierre de una gestión en los casos de no contactar a la persona usuaria para darle la respuesta.
  
• Impulsar la política de cero papel, eliminando el registro de consulta de manera física.

Oficina de Trabajo Social y Psicología

En el caso de la Oficina de Trabajo Social y Psicología se identificaron las siguientes necesidades:

• Proveer información asertiva. Despachos judiciales no formulan de manera efectiva la pregunta judicial, causando que los peritajes tomen más tiempo.
  
• Establecer indicadores que permitan valorar la carga de trabajo.
  
• Una mejor asignación de los casos al personal, ya que el modelo de roles y agenda actual no es eficiente, y requiere de mucha coordinación y actividades que no agregan valor.

Delegación Regional del Organismo de Investigación Judicial

En este caso, el diagnóstico permitió determinar las siguientes necesidades:

• Reorganizar la carga de trabajo de los distintos puestos.
  
• Eliminar cuellos de botella en el proceso de investigación.
  
• Evolucionar en la reducción de la utilización de papel.
  
• Resolver la falta de correos electrónicos para los investigadores.
  
• Eliminar la solicitud de orden de captura de forma física o en papel.

Administración Regional

En el caso de la Administración Regional, se identifica como necesario implementar las siguientes acciones:

• Alinear la estructura organizativa acorde al Modelo Único de Administración Regional aprobado por el Consejo Superior.
  
• Ejecutar las funciones encomendadas de acuerdo al Manual Descriptivo de Clases de Puestos vigente.
  
• Reformular cargas de trabajo
  
• Analizar nombramientos acorde a perfil de puesto
  
• Mejorar la gestión en el procesamiento de citas y notificaciones, así como también en la recepción de documentos.
  
• Facilitar el Control Estadístico en las áreas de Recepción de Documentos y la Oficina de Comunicaciones Judiciales.