Cuando se registran picos de demanda, en un día, solo la oficina central del Registro Judicial puede contabilizar la emisión de unas 5 mil certificaciones.

Agilizar el servicio que brinda el Registro Judicial a otras instituciones públicas del país, mediante la remisión electrónica de las hojas de antecedentes, es parte de las acciones que se desarrollan para mejorar el acceso a la información judicial.

De acuerdo con Itzia Araya García, Jefa del Registro Judicial, el servicio se brinda a las instituciones que contempla la Ley del Registro y Archivos Judiciales; así como, las que señalen leyes especiales y las que realicen las gestiones para contar con una autorización por parte de la administración judicial.

“Las instituciones no manipulan el sistema, lo que hacen es remitir la solicitud electrónica con la lista de las personas a consultar, a efecto de que el personal del Registro procese la información y emita en línea las certificaciones de antecedentes penales de forma electrónica, a través de los correos electrónicos previamente autorizados; de modo que, los interesados no tengan que trasladarse hasta las oficinas judiciales para contar con este documento, lo que permite que el trámite sea más expedito y con ello se contribuya a agilizar el servicio del Registro Judicial”, destacó Araya García.

En total se contabilizan 65 entidades públicas activas en el Registro Judicial, de las cuales 17 corresponden a aquellas cuya autorización para recibir el servicio está determinada por Ley y 48 autorizadas a través del Consejo Superior.

Datos proporcionados por el Registro Judicial, muestran que solo en el mes de setiembre y hasta el 18 de octubre del presente año, se contabilizan 33251 certificaciones remitidas vía electrónica a 21 entes públicas, de las cuales la mayor cantidad se concentra en el Servicio Civil con 31120 hojas de antecedentes, seguido por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes con 668 documentos remitidos electrónicamente y en tercer lugar el Ministerio de Educación Pública con 506 documentos recibidos por esta vía.

Actualmente, la Ley del Registro y Archivos Judiciales autoriza al Registro Judicial a expedir las certificaciones de antecedentes y para los fines propios, a 17 entes como los Tribunales de Justicia, Ministerio Público, Organismo de Investigación Judicial, la Dirección General de Adaptación Social, Instituto Nacional de Criminología, Dirección General de Servicio Civil, al Jefe del Departamento de Migración y Extranjería. También están legalmente autorizados el Departamento de Personal del Ministerio de Seguridad Pública y de Gobernación y Policía, el Patronato Nacional de la Infancia y el Instituto Nacional de Seguros, entre otros.

Los entes públicos que no están definidos por Ley, deben cumplir con algunos requisitos para optar por este servicio electrónico, como lo es contar con una autorización administrativa para dicho fin.

“Las instituciones que ya tienen autorización por ley no tienen que hacer ningún trámite. Las que no están por Ley hacen la gestión a la Dirección Ejecutiva del Poder Judicial y nosotros la elevamos al Consejo Superior que es el que está facultado para brindar nuevas autorizaciones. En la gestión que realicen las instituciones se debe indicar para qué fines requiere la hoja de antecedentes. De esta manera, para fines laborales, algunas instituciones lo que hacen es solicitar directamente con autorización de la persona interesada la hoja de antecedentes penales de manera electrónica y nosotros la remitimos igual de manera electrónica”, explicó Alfredo Jones León, Director Ejecutivo del Poder Judicial.

Para Jones León, el lograr que la solicitud de la hoja de antecedentes se realice por correo o Internet evita las filas en las oficinas judiciales, mejora la atención de la persona usuaria y agiliza los trámites en el Poder Judicial y en otras institucionales públicas.

Actualmente el Registro Judicial contabiliza 48 entidades públicas que cuentan con esta autorización, algunas de ellas son la Municipalidad de Coto Brus, el Tribunal Supremo de Elecciones, el Instituto Costarricense de Turismo, los bancos del Sistema Bancario Nacional, Asamblea Legislativa, Instituto Mixto de Ayuda Social, Colegio de Médicos y Cirujanos, entre otros.

Servicio eficiente

Las certificaciones de antecedentes penales son las de mayor demanda. “Quienes vienen a solicitar nuestros servicios es gente que quiere trabajar”, manifestó Itzia Araya García, Jefa del Registro Judicial.

De igual manera, la descentralización de este servicio, a través de las Administraciones Regionales y otros despachos judiciales a los que se les amplió la autorización para emitir estas certificaciones, permiten a la persona usuaria trasladarse a la oficina más cercana para la respectiva gestión, así lo destacó Itzia Araya García.

“Todas la regionales y otros juzgados del país, estos últimos que por acuerdo del Consejo Superior se les ha autorizado a emitir certificaciones de antecedentes y de pensiones alimentarias, tiene como objeto fortalecer la accesibilidad de la información a las personas usuarias, explicó Araya García.

Para la Jefa del Registro Judicial, este trabajo “representa un gran esfuerzo de todo el equipo de trabajo que labora en el Registro a nivel nacional, para que el servicio sea de calidad y las certificaciones se den a tiempo. La alta demanda de nuestro servicio solo refleja las necesidades de trabajo que existen en la población costarricense y quienes vienen a solicitar nuestros servicios es gente que quiere trabajar”, manifestó Itzia Araya.

Por ello, otra de las medidas adoptadas por el Registro Judicial para mejorar el servicio, es la identificación de los picos de demanda y a partir de allí, se aplica la práctica de reforzar el personal de ventanilla.

“Estas acciones se implementan en los meses de enero, setiembre, octubre y noviembre, cuando se incrementan los trabajos temporales y las salidas del país. Además se toman en cuenta las realizaciones de ferias de trabajo, períodos en los que se puede emitir por día un aproximado de 5 mil certificaciones en San José”, indicó Araya García.

Solo en el mes de setiembre y hasta el 18 de octubre del presente año, el Registro Judicial contabilizaba un total de 265.335 certificaciones emitidas a nivel nacional durante estos 33 días hábiles, lo que muestra un promedio por día de 8.030 cerficaciones.

De este total 146.144 correspondieron a certificaciones de delincuencia que se entregaron en todo el país a las personas solicitantes, las cuales se emitieron en las 17 sedes regionales del país y en los 19 despachos judiciales autorizados por el Consejo Superior para dicha labor, como una forma de agilizar y llevar el servicio más cerca de las personas usuarias.
En cuanto al trámite de certificaciones judiciales, contabilizaron 16.676 documentos solicitados por fiscalías, tribunales, juzgados, entre otras oficinas del ámbito jurisdiccional.

A estas se suman las 33.251 hojas de antecedentes electrónicas que se enviaron a las instituciones públicas autorizadas o habilitadas por ley y 6229 que se entregaron en todo el país relacionadas con la materia de pensiones alimentarias, éstas últimas emitidas por el Registro Judicial y 32 oficinas judiciales autorizadas para dicho fin.