Personal del Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José, sede Goicoechea

Una mejora efectiva y continua es lo que muestra el servicio de administración de justicia que brinda el Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José, sede Goicoechea, mediante el modelo de Moderna Gestión y Oralidad. Así lo demuestran los datos estadísticos de dicho despacho.

Este es el primer despacho judicial en asumir el reto de mejora a través del Proyecto de Moderna Gestión y Oralidad de la Presidencia de la Corte.
El impacto de este nuevo modelo de gestión comenzó a mostrar resultados desde que se inició el trabajo de cambio en enero del 2010.

La reducción del circulante del Juzgado Penal del II Circuito Judicial, sede Goicoechea, muestra la efectividad de una correcta gestión, pues en junio del 2010 registraba un circulante de 5439 asuntos, seis meses después en diciembre de ese mismo año se finalizó con un circulante de 1776 expedientes, es decir 3663 asuntos menos, para una disminución del 32,6%.

La tendencia continuó a la baja y para el 2011, el circulante finalizó en el mes de diciembre con 928 casos, para un 52,2% de disminución.

El compromiso de quienes laboran para el Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José, sede Goicoechea, se mantiene firme y su proceso de mejora es permanente y sigue dando resultados. Tal es así que para diciembre del 2012, el circulante llegó a 577 expedientes y en lo que va del 2013, éste no sobrepasa los 385 asuntos.

Estos datos lo que demuestran es que la apuesta a una forma diferente de administrar justicia ha impactado en gran medida el servicio que se brinda a la persona usuaria, al percibirse una reducción en la tramitación de asuntos entre el 2010 y a lo que va del 2013 de un 93%, en el circulante.

“Además de la reducción del circulante en tramitación, se destaca la reducción de los tiempos de respuesta: en la Fase Preparatoria el promedio de tiempo es de una semana; de horas cuando se trata de Reos Presos y en cuanto a la Fase Intermedia se señala y realizan las audiencias preliminares dentro del mismo mes en que se ha recibido el expediente. Valga aclarar que, un proceso penal por audiencias requiere de la participación y presencia de todas las partes, de modo que, la agenda de los abogados y demás partes puede incidir en los señalamientos. En tales casos, se habla con los abogados, se revisan agendas y con la colaboración de todos ellos, se realizan los señalamientos”, manifestó Marjorie Valenciano Arias, jueza coordinadora del despacho.

Para la funcionaria judicial, las personas usuarias se ven beneficiadas con la moderna gestión en cuanto al tiempo de respuesta a sus gestiones y se trabaja para una mejora continua, lo que permite identificar de manera oportuna cualquier situación que requiera de correctivos, pues la atención de calidad y oportuna de la persona usuaria es uno de los principales objetivos.

Además el programa dejó conformado un Grupo de Gestión dentro del mismo despacho (Juez Coordinadora, Juez Tramitador, Coordinador Judicial y Administrador) que supervisa y lleva el “pulso” a los indicadores de la gestión del Despacho.

Según explicó la Dra. Jenny Quirós Camacho, Gerente del Programa de Moderna Gestión y Oralidad de la Presidencia de la Corte, el trabajo que inició en enero del 2010 comprendió un diagnóstico de la situación del despacho y a partir de ahí se inició con el rediseño que contempló aspectos como la distribución de las cargas de trabajo, la disminución de los tiempos de tramitación y la redefinición de los pasos que sigue un expediente desde su ingreso y hasta su trámite final, para hacerlo más simple y sobre todo menos engorroso para el usuario. Durante la implementación del nuevo sistema de trabajo se contó con la valiosa labor de las Master, Mercedes Muñoz Campos y Annette Campos Umaña. La etapa de aplicación del rediseño se inició en octubre del 2010. Esa implementación duró cuatro meses, pues finalizó en febrero del 2011 y lo más importante de este proceso, es el sistema de mejora continua que se dejó instalado, así como la forma en que se le enseñó al juzgado a autogestionarse, a auto medirse y a mejorarse sigue dando resultados. El despacho judicial no para de mejorar debido al empeño que han puesto los funcionarios del Juzgado y en especial su coordinadora actual doña Marjorie Valenciano, en seguir optimizando la oficina a través del sistema de auto gestión y mejora continua.” Indicó Quirós Camacho.

“Son de destacar los logros obtenidos por un Juzgado tan complejo tanto por el volumen de trabajo que mantiene debido a su competencia territorial, así como por conocer los asuntos de penal de hacienda de todo el país. Sin embargo, ello no ha sido excusa para limitar el cambio. Los recursos son limitados en el Poder Judicial y los cambios se realizaron con los mismos recursos humanos del Despacho y sin requerir una reforma legal”,.

Impresiones a lo interno del juzgado

El equipo de trabajo del Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José, concuerda con los resultados positivos de moderna gestión en las labores diarias del despacho, lo cual se traduce en calidad en el servicio.

Jennifer Vanegas García, Técnica Judicial
“La nueva modalidad del despacho ha generado un ambiente de trabajo más agradable, más práctico y ordenado, pues se da un control de los expedientes a la hora de su tramitación. No volvería al sistema anterior”.

Lic. Saylin Ballestero, Juez Penal
“No trabajé en el juzgado con otra modalidad más que la actual, sin embargo, debo rescatar que el sistema digital o expediente virtual permite tener mayor control o vigilancia sobre los plazos, para organización del trabajo propio asignado a cada empleado judicial del despacho. El estar dividido por etapas, tanto jueces como técnicos judiciales, permite un mayor orden del despacho y sobre los expedientes que tienen a su cargo. El sistema permite un trabajo en equipo en virtud de la posibilidad de verificar los escritorios virtuales y las alertas que envía”.

Siany Barboza, Auxiliar Judicial
“El sistema actual permite una mayor agilidad en cuento al trámite, las personas usuarias notan una mejoría con respecto al tiempo en que se resuelven las gestiones. Considero que la revisión de cada uno de los expedientes se atienden con mayor facilidad, tanto para los jueces, auxiliares judiciales y los usuarios”

Licda Natalia Rodriguez Solis, Juez Penal
“Es más ágil resolver oral que por escrito y más entendible para el usuario”.

Víctor Varela Mora, Técnico Judicial
“Yo siento que ahora se trabaja mucho mejor y los tiempos de respuesta a las solicitudes son muy buenas; se trabaja con mas rapidez pero con mas controles que hacen que se cometan menos errores. Prefiero como se trabaja ahora y no volvería el sistema anterior

María Fernanda Herrera Fonseca, Auxiliar Judicial. Manifestación
“A mi parecer la modalidad de los despachos electrónicos son de gran trascendencia en la institución y en general para el progreso nacional. Estos revisten la tramitación de los expedientes judiciales de agilidad, eficiencia, celeridad, modernización y fácil acceso. Facilita y proporciona muchas ventajas a las personas usuarias y al personal judicial en general. En lo personal, conocí muy poco del sistema anterior; sin embargo sin duda alguna, considero que volver a ese sistema sería evidentemente un retroceso al servicio que actualmente se está brindando en la institución a las personas usuarias”

Lic. Marco A. Cordero Coto, Juez Penal
“El sistema nuevo, es más expedito, y el trabajo es menos pesado para el Juzgador.
Creo que no se debe volver al sistema anterior, porque eso sería regresarnos, siempre hay que darle campo al progreso y a las nuevas prácticas. Las generaciones nuevas lo perfeccionarán y se sentirán más a gusto”