Tribunales de Justicia de San Carlos

Mediante un rediseño en los procesos de trabajo y la incorporación de nueva tecnología, los Tribunales de Justicia del Segundo Circuito de Alajuela (San Carlos) implementan un moderno servicio que garantiza ser accesible, equitativo, previsible y eficiente.

El proyecto de rediseño de los despachos judiciales del Segundo Circuito Judicial de Alajuela persigue el objetivo de mejorar la administración de justicia a través de cambios en los procesos de trabajo, en la organización y en la aplicación de moderna gestión. Esta iniciativa fue discutida por Corte Plena en la sesión No. 26-12 del 30 de julio del 2012, cuando el entonces Presidente de la Corte, Magistrado Luis Paulino Mora Mora (q.d.D.g.),planteó su inquietud respecto a la coexistencia del expediente electrónico (Escritorio Virtual) y el expediente tradicional (físico), con relación a la información cuantitativa que registran las estadísticas del Poder Judicial y las prácticas adoptadas por los despachos judiciales para sobrellevar ambas formas de trabajo, lo que desde su criterio, ha conllevado a un desaprovechamiento de los esfuerzos institucionales, principalmente en materia de tecnología informática.

Por su parte, el Cronograma y Plan de Trabajo para desarrollar el proyecto de rediseño en este Circuito Judicial, a través de nuevas tecnologías y moderna gestión fue conocido y aprobado por Corte Plena en la sesión No.44-12 del 17 de diciembre del 2012, artículo XXV. En esta sesión se dispuso que los magistrados Rolando Robert Vega y Carlos Chinchilla Sandí formen parte de la Comisión a cargo de este proyecto.

• Bloque No.1: Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía, Juzgado de Cobro, Civil, y Laboral de Menor Cuantía, Centro Conciliación y Oficina de Atención y Protección a la Víctima, a cargo del Departamento de Planificación.
  
• Bloque No.2: Fiscalía y Defensa Pública del Segundo Circuito Judicial de Alajuela, a cargo del Programa Nacional de Fiscalías Electrónicas y la Defensa Pública, respectivamente.
  
• Bloque No.3: Juzgado Agrario; Tribunal mixto, Juzgado Penal y Juzgado Contravencional y de Pensiones Alimentarias, a cargo del Programa de Moderna Gestión.
  
• Bloque No.4: Juzgado de Familia y Penal Juvenil, Juzgado de Violencia Doméstica y Juzgado de Tránsito, a cargo del Departamento de Planificación.

Además, se ha coordinado actividades con otras instancias de la Institución, entrte ellas, CONAMAJ, Contraloría de Servicios, Departamento de Gestión Humana, Dirección Ejecutiva, Administración Regional del Segundo Circuito Judicial de Alajuela y Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional.

Como parte de un proceso de transparencia, durante el 28 y 29 de mayo anterior, en la Sala No.4 del edificio de Tribunales de San Carlos, el Departamento de Planificación llevó a cabo la presentación de los resultados del trabajo realizado hasta el momento, en cuanto a los despachos del primer y cuarto bloque, antes mencionados.

En estas actividades, se presentaron los primeros resultados del proceso de rediseño efectuado en el Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía, Juzgado de Cobro y Menor Cuantía, Oficina de Atención y Protección de la Víctima y el Centro de Conciliación. De igual forma, se expuso la información relativa a la etapa de diagnóstico, en este caso para el Juzgado de Familia y Penal Juvenil, Juzgado de Tránsito y Juzgado de Violencia Doméstica.

Como parte del proceso de rediseño, estos despachos se han sometido a un análisis conjunto y participativo entre el personal judicial e integrantes del Departamento de Planificación, lográndose identificar “cuellos de botella” en los procesos, actividades que no agregan valor y actividades críticas en el servicio; además, se implementan acciones que redefinieron la forma de trabajo e incorporan la mejora continua.

En este proceso, se consideró las opiniones y sugerencias de las personas usuarias del Segundo Circuito Judicial de Alajuela y se ha contado con la participación de la Comisión de Personas Usuarias del circuito.

El proceso de rediseño de los juzgados consiste en tres etapas. La primera es un diagnóstico de la situación actual, luego el diseño de las propuestas de solución y finalmente la implementación de esas propuestas y el control de lo implementado.

Equipo de Trabajo del Departamento de Planificación

“En San Carlos se busca la modernización del servicio de manera sostenible y accesible, de manera que sea un cambio permanente en el que no se discrimine a ninguna persona. Esta es una zona con una población de diferentes estratos sociales y culturales muy diferenciados; los cambios generados permiten acceder a los servicios judiciales por medios electrónicos; no obstante, para aquellas poblaciones vulnerables que no tengan a su alcance esta posibilidad, se dispone de procedimientos que aseguren la prestación del servicio".

Un claro ejemplo es el centro de impresión ubicado dentro del Circuito Judicial, donde las personas usuarias podrían obtener sus resoluciones judiciales en forma impresa, en caso de no tener al alcance los medios electrónicos para poder visualizarlas de manera virtual.

Asimismo, las personas usuarias pueden presentar sus escritos de manera electrónica y por medio de Internet; también existe la posibilidad para aquellas personas que no lo puedan hacer así, de acudir a la Oficina de Recepción de Documentos donde servidoras y servidores judiciales reciben demandas o escritos, los escanean y se encargan de que estos lleguen de forma virtual hasta el despacho que corresponda.

La incorporación de indicadores de gestión, producto del rediseño de procesos, permite el control y seguimiento por parte de cada despacho de las principales variables que reflejan su desempeño, como por ejemplo cantidad de asuntos ingresados, cantidad de asuntos fenecidos, plazos para cursar expedientes y plazos para la resolución de escritos, entre otros.

En ese sentido, la Contralora de Servicios del Poder Judicial Lena White Curling, quien asistió a todas las presentaciones, mencionó que será una herramienta valiosa para estar siempre midiendo la calidad en el servicio. “Permitirá tomar decisiones acertadas en la institución, identificar rápidamente problemas en el servicio y mantener una mayor agilidad en la tramitación de expedientes”.

En este sentido, Erick Mora Leiva, Jefe de la Sección de Proyección Institucional del Departamento de Planificación, destacó que la labor realizada por el equipo de trabajo ha sido intensa y se ha caracterizado por “ir de la mano” con cada despacho desde el inicio del proyecto; de esta forma, las ideas y propuestas de solución, en la mayoría de los casos han surgido de la propia dependencia. Indicó además que las actividades de presentación de resultados se incluyen en la metodología establecida que es parte del Plan de Trabajo presentado al iniciar el proyecto y con ellas se demuestra el esfuerzo institucional y el compromiso adquirido con esta comunidad, para mejorar la prestación de los servicios que se brindan a las personas usuarias.

Resultados iniciales en los despachos que han finalizado su rediseño

Los resultados iniciales reflejan mejoras importantes en aspectos sustantivos de su labor, como por ejemplo la disminución en la duración de procesos internos de trabajo; es importante señalar que para medir el impacto definitivo, es necesario esperar la consolidación de las propuestas de mejora en cada despacho y superar el proceso de aprendizaje y acomodo por parte del personal, especialmente en lo que se refiere al manejo de las herramientas tecnológicas.

Para arribar a conclusiones definitivas, se tiene previsto en el Plan de Trabajo del proyecto aprobado por Corte Plena, que el Departamento de Planificación realice una evaluación de todo el proyecto a más tardar en diciembre del presente año, una vez transcurridos al menos 6 meses después de finalizada la etapa de implementación.

Juzgado Civil y Trabajo Mayor Cuantía

• Juzgado Civil y Trabajo Mayor Cuantía

Para Adolfo Mora Arce, Juez Coordinador del Juzgado Civil y Trabajo Mayor Cuantía los resultados han sido satisfactorios, principalmente porque se redujo los tiempos en la tramitación del expediente y logra que las personas usuarias tengan una respuesta más rápida a su situación. Considera que este despacho cumplió las expectativas y ahora se sienten más satisfechos de ofrecer un servicio más expedito.

Gracias al cambio se identifica la disminución en el tiempo en el agregado de escritos, ya que ahora a través de la Oficina de Recepción de Documentos, el proceso tarda un día, mientras que antes se duraba hasta 6 días naturales.

La duración de armado de expedientes pasó de 34 días a un día debido a que se eliminaron tareas como lo son crear carátulas, coser los expedientes, dar foliatura, entre otras y en cuanto al envío de expedientes de este despacho al Tribunal de Juicio para Apelaciones, se pasó de 56 días a un día al contar con sistemas como el de itineraciones.

• Juzgado de Cobro y Menor Cuantía

Juzgado de Cobro y Menor Cuantía

Los cambios se reflejan también en el ambiente laboral, ya que se logró una mejor distribución física del despacho. Adicionalmente, se alcanzó una mejor distribución de la carga de trabajo, a través de una asignación de expedientes por tarea.

“Los cambios son sustanciales. El hecho de eliminar el papel, para convertirse en una oficina electrónica, mejora los tiempos en cuanto a incorporación de asuntos nuevos y la distribución de trabajo. Esto ha provocado fortalecer la eficiencia en nuestra labor”, expresó Luis Diego Romero Trejos, Juez Coordinador del Juzgado de Cobro y Menor Cuantía.

El proceso permitió corregir los cuellos de botella registrados en esta oficina, como por ejemplo la duración en darle curso a los expedientes o en notificar a las personas usuarias. Al implementarse el expediente electrónico se eliminó el proceso manual de búsqueda de expedientes, armado y agregado de escritos. La cuota de trabajo de resolución diaria aumentó, ahora se registra un promedio de 20 resoluciones diarias por Técnica y Técnico judicial, donde 8 corresponden a demandas nuevas cursadas y 12 a resoluciones de algún escrito ingresado al despacho.

• Oficina de Atención y Protección de la Víctima

Oficina de Atención y Protección de la Víctima

La experiencia de rediseño ha sido enriquecedora, nos permite mejorar y adaptarnos a la tecnología. Queremos seguir mejorando porque debemos actualizar el servicio constantemente” expresó Andrea Méndez Carmona, Trabajadora Social de la Oficina de Atención y Protección a la Víctima.

Con la implementación del Sistema de Gestión y el Escritorio Virtual se eliminó la tramitación de 17 actividades de forma manual y pasan de manera electrónica, aunado al beneficio para la institución de ahorro de papel de un promedio de 30 mil hojas por año.

• Centro de Conciliación

Las nuevas actividades de trámite logran un impacto positivo en las conciliaciones que realiza este despacho judicial.

Centro de Conciliación

Como parte de las nuevas actividades se destaca que para garantizar el ingreso de expedientes con la información debida para su trámite, el Centro de Conciliación estableció una serie de requisitos que permite disminuir los documentos inadmisibles. Otro aspecto a resaltar es que el tiempo de revisión de admisibilidad pasó de cinco días a tres días naturales.

Además, se implementaron indicadores de gestión que medirán el trabajo de la oficina y permitirán tomar acciones correctivas constantemente.

Como un proceso de mejora, el Centro de Conciliación se ocupará de monitorear el nivel de satisfacción de las personas usuarias para determinar el impacto directo del rediseño y el expediente electrónico.

Despachos en Fase de Diagnóstico

Mientras que algunos despachos han completado las etapas de rediseño, otros se preparan para el cambio que les permitirá una mejor organización en el trabajo y que finalmente se reflejará en el servicio.

La fase de diagnóstico permite analizar los procesos y sus interrelaciones con otras instancias para identificar aspectos o situaciones sujetas a oportunidades de mejora, a partir de las cuales sea posible plantear propuestas de mejora, tanto automatizadas como no automatizadas.

• Juzgado de Familia y Penal Juvenil

Juzgado de Familia y Penal Juvenil

Esta es una de las ventajas que destaca el Juzgado de Familia y Penal Juvenil, tras someterse al proceso de rediseño.

La jueza coordinadora, Marilene Herra Alfaro, asegura que mantienen muy buenas expectativas sobre el proceso. “Creemos que esto traerá mejoras importantes para los usuarios de zonas lejanas y permitirá un mayor orden de trabajo en nuestro despacho,” indicó.

• Juzgado de Tránsito

Con actitud positiva y atendiendo los procesos de cambio, este juzgado inició con la etapa de diagnóstico en marzo pasado.

Juzgado de Tránsito

“En este momento tenemos grandes expectativas sobre el sistema de gestión, escritorio virtual y la aplicación de la oralidad. A través de este proyecto podremos ser más asertivos en aras de cumplir con una justicia pronta, cumplida y más accesible”.

• Juzgado de Violencia Doméstica

“Nuestras expectativas se vinculan a acortar los tiempos de respuesta y a dar una respuesta óptima a la persona usuaria”, señaló William Vargas Otárola, Juez Coordinador.

Juzgado de Violencia Doméstica

De esta forma el Segundo Circuito Judicial de Alajuela comienza a estandarizar su servicio, utilizando la tecnología y la oralidad.

Es importante mencionar que en la actualidad el proceso de rediseño se sigue también en otros despachos judiciales del mismo circuito, mismas que están a cargo de diferentes instancias como el Programa Nacional de Fiscalías Electrónicas, el Programa de Oralidad y Moderna Gestión y la Defensa Pública.