Marcela Fernández Chinchilla
Comunicadora

A través de las videoconferencias se ahorran recursos humanos y económicos .

Evitar el traslado de detenidos para la lectura integral de las sentencias, así como ahorrar tiempo y recursos para su utilización en otras diligencias, es posible gracias a los sistemas de videoconferencia.
El uso de este importante sistema tecnológico contribuye en la agilización de los procesos judiciales, en casos como las lecturas integrales de los fallos y para recibir la declaración de peritos que por su ubicación o la función que cumplen, sean de difícil traslado.
Esta iniciativa se reforzó por medio de la Circular Nº 118-2012 del Consejo Superior la cual promueve las estrategias para la localización, notificación, citación y asistencia de las partes en audiencias y debates.
Dicha disposición está dirigida a Jueces y Juezas penales de todo el país y señala que en caso de que el despacho cuente con el equipo necesario, se puede utilizar el sistema de videoconferencias.
La circular también resalta la importancia de que los datos personales de las partes se mantengan actualizados y que se detalle en los datos de identificación el nombre, alias, número de cédula o pasaporte, con el fin de que se puedan notificar y citar a las audiencias de manera eficaz.
Esta disposición indica que se debe incluir, cuando corresponde, tanto la dirección de la vivienda como el lugar de trabajo, horario de trabajo, correo electrónico si lo posee, así como tantos números telefónicos como la persona pueda aportar. Incluir asimismo, el nombre de algún familiar o vecino a través del cual pueda lograrse el contacto con la parte o testigo, en caso de dificultarse la localización directa.
Se solicita al citador que consigne en el expediente, de forma clara, cambios en la dirección o datos adicionales que permitan en el futuro una localización más expedita de la persona.
De acuerdo con el numeral 165 de la Ley de Notificaciones, cualquier medio para recibir comunicaciones resulta válido para la citación, y en ese sentido, de lograrse comunicar algún señalamiento por vía telefónica debe dejarse constancia de la citación y es innecesario duplicarla mediante la citación a la dirección física.
Con respecto a la citación, se realizará con la mayor anticipación posible, a fin de que las partes puedan gestionar permisos o disponer asuntos personales que habiliten su asistencia al señalamiento.
Además de consignar la fecha y hora del señalamiento en la citación, se debe indicar claramente el lugar donde la audiencia va a llevarse a cabo.
El citador debe dejar constancia clara del resultado de su gestión. En caso de testigos o partes que no se han podido citar, debe comunicarse a las partes por resolución fundada, de manera que la parte proponente pueda ubicar a la persona y asegurarse de su asistencia a la audiencia, evitándose así suspensiones innecesarias del señalamiento.
El Juez(a) debe tener presente la revisión de los expedientes quince días antes de la fecha señalada para realizar la audiencia, utilizando para ello el "Formulario para la Revisión de Expedientes Penales Previo al Juicio Oral y Público". Ello permite reaccionar y corregir alguna omisión o error en la citación, con antelación al señalamiento. Dejar constancia visible en el expediente de que todas las partes han sido debidamente citadas.
Se debe designar a un servidor o servidora responsable de efectuar un recordatorio del señalamiento, dos a tres días antes de su celebración, a fin de evitar la inasistencia de las partes por olvido, o para poder gestionar de la manera más efectiva la orden de comparecencia de los testigos, en caso de que alguno tenga un impedimento a una hora o en un día particular. En este sentido, cabe recordar el uso del sistema de mensajería judicial, que permite enviar mensajes cortos a teléfonos celulares, o a través de correo electrónico a fin de realizar recordatorios.
En el caso de imputados presos, el auxiliar judicial deberá recordar al centro carcelario la asistencia puntual del justiciable, recordando la fecha y hora del señalamiento, dos o tres días antes del señalamiento a efecto de coordinar lo necesario.
Los despachos en los que no funcione el nuevo Sistema Modelo Oral- Electrónico o no tengan instaurado el sistema de audiencias tempranas de conciliación, deben hacer uso de la buena práctica de señalar a una audiencia de conciliación y notificarla, junto con la interposición de la demanda.
Los asuntos ingresados con solicitud de apertura a juicio, deberán ser revisados por el juez tramitador a su llegada al Tribunal, a efecto de verificar que no hayan sobrevenido causales de extinción de la acción penal, que no existan actividades procesales defectuosas sin resolver, y que no exista prueba admitida sin adjuntar al expediente y por último, que no exista ninguna causal de excusa de los jueces integrantes del Tribunal.
Al solicitar dictámenes médicos u otro tipo de pericias, debe consignarse la fecha de debate, de ser ello posible, con el fin de que las respectivas solicitudes sean evacuadas en orden de prioridad, y así evitar suspensiones de debates a la espera de prueba técnica.
Esta Circular dispone implementar la práctica de que, si el imputado se encuentra libre, se le cite al despacho a efecto de verificar que es localizable, y notificarle personalmente en dicho momento de la fecha y hora del debate. Lo anterior, para evitar el gasto de recursos en citaciones a juicio cuya realización no será posible por rebeldía.