Integrantes de la Subcomisión Cero Papel del OIJ El Lic Carlos Herrera Solís, Licda. María Isabel Villegas Núñez, Licda Patricia Méndez López y el Master Renán Leiva Vásquez.

Planificación, constancia, dedicación y apoyo de las jefaturas, han sido claves importantísimas para que el Programa Hacia Cero Papel avance con paso firme en el Organismo de Investigación Judicial (OIJ).
Desde que el Consejo Superior dispuso en enero del 2010 crear un Comité para la reducción del uso del papel en el Poder Judicial, a lo interno del OIJ se ha trabajado de manera constante y eficiente.
Una de las primeras acciones fue la conformación de una Subcomisión, la cual está a cargo de la Licda. María Isabel Villegas Núñez, Administradora de la Dirección General del OIJ, la Licda. Patricia Méndez López del Departamento de Investigaciones Criminales, el Lic. Carlos Herrera Solís de la Oficina de Planes y Operaciones y el Master Renán Leiva Vásquez, Jefe de Sistemas de Información.
Este equipo de trabajo ha establecido políticas y objetivos, avalados por la Dirección General, lo que permitió que las diferentes oficinas logren desarrollar prácticas para la reducción del consumo del papel.
La Subcomisión se reúne mensualmente con el fin de dar seguimiento a las acciones que se ejecutan, conocer los avances, sugerencias, recomendaciones y consultas que los demás servidores comunican.
En dichas reuniones también participan representantes de otras oficinas, quienes presentan sus buenas prácticas y solicitan la intervención del equipo, con el fin de buscar soluciones para la ejecución eficiente de las acciones emprendidas.
Esta Subcomisión redactó dos políticas las cuales definieron el rumbo trabajo. Según comentó la Licda. María Isabel Villegas, la primera política se enfocó en el cambio cultural, en hacer conciencia y sensibilizar a los y las funcionarias del OIJ sobre la importancia de reducir el consumo del papel.
Para dar cumplimiento con esta política, Villegas Nuñez manifestó que han divulgado 29 cápsulas informativas a través de su Oficina de Prensa, lo que ha permitido reconocer el trabajo de las oficinas, dar consejos, recomendaciones e incentivos para generar buenas prácticas que disminuyan el uso del papel.
Como segunda política se trabajó en maximizar el uso de la tecnología, "promovemos el uso del correo, el escáner, levantamos un inventario a nivel nacional, por oficina, para ver como estábamos con hardware y software, con el fin de que las comunicaciones se hagan electrónicamente" explicó la administradora.
Uno de los importantes logros que desarrolla el OIJ, es la implementación de la estructuración de archivos, la cual consiste en pasar de los archivos físicos a los digitales.
Según explicó la Licda. Villegas, este proyecto se ha implementando poco a poco en las oficinas en San José con muy buenos resultados y consiste en ubicar un sitio en la red con un administrador, que es el único que puede modificar e ingresar documentos al archivo. Cada usuario tiene una carpeta en la red donde ingresa los documentos y solo el administrador los distribuye, lo que reduce el tiempo de traslado y búsqueda de un archivo físico.
María Isabel Villegas indicó que para este año se compraron 357 firmas digitales, las cuales se están entregando a las jefaturas y peritos. La idea es irlas implementando en todas las oficinas con el fin de dar garantía de la veracidad del documento y así eliminar la impresión de los oficios.

Licda. . María Isabel Villegas Núñez Coordinadora de la Subcomisión y Administradora de la Dirección General del OIJ.

Con la puesta en marcha del Programa Hacia Cero Papel en el OIJ, se ha logrado reducir de 15 resmas a 5 por trimestre solo en la Dirección General.
"Cero Papel es un tema constante, requiere dedicación, planificación y compromiso, por parte de las jefaturas y de los y las compañeras en general hemos tenido un gran apoyo para que este proyecto sea toda una realidad y tenga éxito" puntualizó Villegas Nuñez.
Otro logro que se destaca en este ámbito, es la digitalización de los controles administrativos, pues de los 30 procesos que existen, el 60% se ha digitalizado.
En lo que se refiere al traslado de fallecidos, antes se gastaban 3000 hojas anuales para trámites y ahora, con la digitalización, no se utiliza ni un solo papel.
"La utilización del scanner nos permitió eliminar el uso de la fotocopiadora, la gente esta muy apuntada y se han hecho muchos esfuerzos, hay una gran anuencia por parte de la Dirección para verificar el trabajo que se realiza" señaló la administradora.
Con respecto al libro electrónico de entradas, se paso del papel a lo digital, lo que ha traído grandes ventajas no solo en lo que a consumo de papel se refiere, si no también en términos de orden, control y búsqueda.
Villegas comentó que este libro surgió como una iniciativa de la Unidad de Fraudes, los cuales llevaban un control en Excel, posteriormente se fue trabajando en este sistema para incorporarle otros elementos como por ejemplo una alerta si se trata de un caso en el que involucrado un adulto mayor. La idea es irlo perfeccionando poco a poco hasta lograr instalarlo en todas las oficinas.
Este libro se tiene que alimentar día con día a fin de que la información se mantenga actualizada y así se pueda filtrar aquellos datos que sean necesarios para la persona que consulta.
Todos los avances que se han realizado con el programa Hacia Cero Papel han permitido que las consultas de las personas usuarias se atiendan de forma ágil, expedita y eficientemente.
Solo en el año 2009 se consumieron 56000 hojas de papel couché tamaño carta, monto que se redujo en aproximadamente un 89%, al utilizarse en los primeros nueve meses de 2010, solo 6000 hojas de papel tamaño carta.
La Sección de Transportes con el uso del sistema inalámbrico, la informatización de varios controles y registros de ingreso y salida de vehículos, la rotación de inventarios, combustible entre otros, logró que todo el trámite se realice de forma electrónica eliminando en un 100% el uso del papel. Anteriormente en esta Sección el consumo de papel para estos procesos era de 90 hojas mensuales, lo que implicaba un tiempo de entrega de las solicitudes de repuestos al Departamento de Proveeduría no menor a tres días, y ahora se realiza en 30 minutos.
Por otra parte, las 17 oficinas que conforman el Departamento de Investigaciones Criminales, ahorraron del 2010 al 2011 247.400 hojas lo que significó 31 árboles salvados.
De acuerdo con Villegas Núñez, es digno de resaltar las acciones ejecutadas tanto por las jefaturas como por el personal del OIJ, pues actualmente todas incluyen en sus Planes Anuales Operativos objetivos que permiten cumplir las políticas de Cero Papel.
"Nos vemos como una entidad que institucionalmente va a contribuir con la economía, el ahorro y el cambio de cultura, queremos ser reconocidos por aportar muchos granitos de arena en este programa, el compromiso y la constancia nos permiten saber que efectivamente estamos haciendo las cosas bien" puntualizó la Licda. María Isabel Villegas.