El Juez tramitador, Franklin Cortez con personal de Tribunal de Juicio.

Iniciativa. Es lo que demuestra el equipo de trabajo del Tribunal de Puntarenas, que desde hace dos meses pusieron en práctica una serie de acciones tendientes a contribuir con la política institucional del Poder Judicial de reducción del uso del papel.
Según explicó el juez de trámite, Franklin Cortez Araya, se inició con un plan piloto en el Tribunal de Juicio, para evaluar los resultados y aquellos aspectos en los que se pueda mejorar, para el cumplimiento del objetivo: el ahorro de papel.
De esta manera, el proyecto contempla la elaboración de una lista electrónica con los asuntos por notificar, la cual se envía directamente por correo electrónico a la Oficina de Comunicaciones Judiciales, quienes solo solicita una hoja en físico para control interno y como respaldo.
"El listado se elabora por computadora. En el acto en que se envía el listado por correo electrónico le que da al Tribunal constancia de que se enviaron y por su puesto el original. La Oficina de Comunicaciones solo imprime una hoja que nos envía para que verifiquemos que los asuntos notificados estén correctamente y luego, esa misma hoja se devuelve a dicha oficina para su recibido y archivo", indicó el juez.
Esta práctica se adoptó desde hace dos meses y en el Tribunal se ejecuta como un plan piloto, para valorar los resultados y determinar si es posible hacerlo extensivo a otros despachos.
La iniciativa surgió ante la preocupación en cuanto a la cantidad de papel que se utilizaba en este trámite en específico.
"Las notificaciones en general, siempre se tienen que hacer por listados para remitirlas a la Oficina de Comunicaciones Judiciales. En un principio se hacía un lista según las partes a notificar, sea por fax, casillero, etc y se hacían tres copias, la original que la conserva el Tribunal y dos que se enviaban a la oficina de comunicaciones. Una copia se las dejaban ellos y la otra regresaba al Tribunal para la confirmación que se hicieran las notificaciones. Estas hojas al final ya no serían para nada pues incluso llevaba el respectivo sello de recibido", explicó Cortez Araya.
Ante esta situación, en el Tribunal se dieron a la tarea de hacer un cálculo aproximado sobre cuántas hojas en promedio se gastaban solo en este trámite de los listados de notificaciones y determinaron que aproximadamente se utilizaban 300 hojas al mes.
"Por ello se conversó con la administración del circuito para saber si había alguna posibilidad de hacer las diligencias directamente por correo electrónico a la Oficina de Comunicaciones, en vez de imprimir las hojas que se enviaban. De esta acuerdo, solo se solicitó una copia para control de la Oficina de Comunicaciones" dijo el juez Franklin Cortez.
El funcionario judicial afirmó que también se les dio la sugerencia de implementar una práctica que se hacía en San José, a la hora de imprimir una resolución para remitirla por fax a las partes. "Se nos propuso que se imprimiera solo una sentencia y en la parte superior se colocaba el nombre de la parte, según el turno de envío y así un mismo documento se usaba para enviarlo las veces que se requería".
Otro sistema de economía de papel que se implementó, tiene que ver con los oficios que se remiten por courrier, trámite en el que también se imprimía tres hojas – el original que se enviaba con el oficio y dos copias, una para el archivo del expediente y otra se enviaba para un recibido -.
"Desde hace dos años, lo que se hace en el Tribunal es que el Tribunal de Puntarenas conserva el original, que está en formato digital, que queda archivada en la computadora y en la que se incluye el número de courrier, para información, en caso de que alguna de las partes realice alguna consulta y solo se envía una hoja con los documentos", afirmó Franklin Cortez.

Proyectos digitales en Tribunal civil y laboral

La sección especializada en materia Civil y Laboral del Tribunal de Puntarenas también se suma a estos esfuerzos hacia el ahorro de papel, y desde hace un año no se imprimen los proyectos laborales y civiles.
"Los jueces cuando están votando los asuntos y quieren conocer el proyecto que elaboró el juez informante, solo deben ejecutar un paso muy sencillo. Se conectan a una carpeta de sus computadoras, denominada "Común del Tribunal" y allí pueden ver el proyecto completo que se va a votar. De esta manera el trámite de votación se realiza de forma electrónica", explicó el juez coordinador del Tribunal de Puntarenas, Ronald Nicolás Alvarado.
Para las autoridades de este despacho puntarenense, al no imprimirse estos proyectos de votación, el ahorro en papel es significativo para la institución y a esto se suma la agilidad que se le da a los procesos civiles y laborales, por su tramitación electrónica.
"Este es un trabajo interno que desarrollan los jueces civiles y laborales, pues cada uno tiene acceso al archivo común, es decir la información está a la mano. De igual manera, también genera una seguridad para los administradores de justicia pues los expedientes no son difíciles de ubicar, por el volumen que se maneja y solo con un click el proyecto se puede leer, modificar y someterlo a votación", indicó el juez Franklin Cortez.
Finalmente, solo las sentencias se imprimen.

Uso de videoconferencias en audiencias

Para el juez coordinador del Tribunal de Puntarenas, Ronald Nicolás el despacho que dirige está conformado por personal muy profesional, que procura mejorar el servicio que se brinda a la persona usuaria.
De ahí, el compromiso en la implementación de estos proyectos, para apoyar la política institucional de cero papel, que beneficia a todos y entre estas acciones también se contempla la reducción de gastos para la administración de justicia.
"Dentro de estas políticas, también procuramos hacer uso de las videoconferencias, que también son parte de las políticas institucionales, porque las circulares administrativas así lo permiten y como jueces tenemos la responsabilidad de cumplirlas, máxime que son un medio bastante útil y no oneroso para la institución", señaló Nicolás Alvarado.
Para el juez coordinador, es una herramienta tecnológica muy valiosa para la institución, pues "…con ello se evita el traslado de imputados, que también conlleva gastos costosos por concepto de transporte, horas extras y recurso humano".
De esta manera, el Tribunal de Puntarenas da su gran aporte dentro de la política institucional para la reducción del uso del papel y aprovechar el uso de las tecnologías para agilizar los procesos y resguardar el medio ambiente.