ORALIDAD Y AGILIZACIÓN DE PROCESOS

Edgar Ramírez Villalobos Presidente Consejo de Administración Primer Circuito Judicial de la Zona Sur-Pérez Zeledón.

1. Todos los despachos realizaron esfuerzos para la implementación y fomento de las audiencias orales y el dictado de sentencias mediante esa vía. Sobresalen el Juzgado Penal de Pérez Zeledón que con ocasión del inicio del Plan piloto impulsado por la Presidencia de la Corte del expediente digital, se amplía la gama de posibilidades para que las Fiscalía Adjunta realice todos los requerimientos mediante audiencias orales, que permite entre otras cosas disminuir el consumo de papel. Igualmente la labor realizada por el Juzgado Civil-Laboral-Familia de Buenos Aires que logró la implementación de audiencias orales en todos los procesos (Civil, Familia, Violencia Doméstica, Penal Juvenil y Laboral), así como también el dictado oral de las sentencias en Violencia Doméstica. También, en coordinación con la Oficina Regional de Trabajo Social y Psicología, el Juzgado de Violencia Doméstica de Pérez Zeledón, se implementaron la presentación de informes mediante la oralidad, con lo cual se logró un trámite más ágil.
2. Se inició y consolidó el uso de la Agenda Electrónica en los despachos judiciales del cantón de Buenos Aires de Puntarenas, extendiéndose -además de las oficinas que atienden materia penal- al Juzgado Civil – Laboral – Familia- Penal Juvenil – Violencia Doméstica. La utilización de esta herramienta tecnológica permite el control del tiempo empleado en los señalamientos y otras actividades diarias, así como también el monitoreo y resolución de los choques de audiencias que se gestionan, posibilitando además la maximización en el uso de las salas de juicio y la disminución en la suspensión de audiencias del Juzgado Penal de Buenos Aires por choques de señalamientos de los Defensores o Fiscales.
3. El índice de resolución de asuntos en las audiencias de debate del Tribunal de Juicio superó el 82%. Adicionalmente, el tiempo de resolución en asuntos civiles y laborales se redujo a una media de dos meses, desde que ingresa el expediente al despacho hasta que es resuelto.
4. Se coordinó la instalación de la tercera cámara en sala de juicios y se mejoró el envío de notificaciones vía fax por parte de la Oficina Centralizada de Notificaciones, al dotársele de un equipo de alta capacidad.
5. Se mantiene un apoyo constante con el Juzgado de Ejecución de la Pena de Cartago, y oficinas judiciales de otros circuitos en cuanto a la coordinación para efectuar enlaces por medio de videoconferencia, lo que permite atender diligencias oportunas, brindando un servicio de calidad y uso racional de los recursos con los que cuenta la institución.
6. Se continúa con el apoyo para la realización de audiencias por parte de Juzgado de Niñez y Adolescencia; e igualmente se realizaron gestiones para variar la competencia territorial de dicho despacho de tal forma que el Juzgado de Familia de Pérez Zeledón pueda conocer los procesos de adopción del Circuito.
7. Se inició y consolidó el proyecto de "Ventanilla de Información" para las personas usuarias en los Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón; incluso se le otorgó el primer lugar en el III Concurso de Buenas Prácticas por coadyuvar con el mejoramiento continuo y el buen desempeño en procura de un excelente servicio a la persona usuaria de la administración de justicia. En dicha ventanilla se brinda primordialmente información general, el trámite y la entrega de las hojas de delincuencia, las constancias de pensión alimenticia; así mismo se emiten los reportes de planillas de pago a los jubilados y pensionados del Poder Judicial, lo que redunda en mayor accesibilidad de los servicios que anteriormente se brindaban en el cuarto piso del edificio
8. Se atendieron oportunamente las sustituciones de los jueces y juezas por parte de los jueces supernumerarios, esto a pesar que durante ocho meses dos de las plazas fueron asignadas temporalmente a un despacho para atender una situación especial.
9. Con el esfuerzo del personal profesional y auxiliar del despacho, el Tribunal de Juicio superó el 80% en la realización de juicios.
10. Se materializó la separación de la materia Agraria, toda vez que se adelantó para el 1º de mayo el inicio de funciones del nuevo juzgado, para lo cual se acondicionó un espacio físico, dotándolo del mobiliario y equipo necesarios para el comienzo de sus labores. La creación de este nuevo despacho fortalece la visión de cómo debe prestarse el servicio en una materia tan sensible como es la Agraria, en virtud de sus particularidades y de las funciones social, económica y ambiental que le son propias.
11. Los diferentes despachos y oficinas, con la colaboración de un servidor de la Administración Regional, procedieron de manera sistemática a la destrucción de expedientes que perdieron su utilidad, lo que permite un uso más racional del espacio físico.
12. La implementación de las audiencias tempranas en el Centro Regional de Conciliación (en materias tales como penal, pensión alimentaria y contravenciones, entre otros) agilizó el trámite de los expedientes.

CERO PAPEL

13. Se implementaron acciones dirigidas hacia la disminución en el consumo de papel, entre ellas la habilitación de centros de impresión, y prácticas como la impresión de documentos en las dos caras de la hoja.
14. La mayoría de las oficinas implementaron acciones tendientes a la disminución en el consumo de papel promoviendo el uso racional del mismo y la utilización del recurso tecnológico con tal fin.
15. Para fortalecer los esfuerzos realizados en cada oficina, se dotó de correo electrónico a todos los servidores y servidoras judiciales de Pérez Zeledón y Buenos Aires, con lo cual, además, se remozó la comunicación interna.
16. La Fiscalía, el Juzgado penal y la defensa pública de Pérez Zeledón fortaleció las notificaciones por medio del correo electrónico, imprimiéndose únicamente las que sean estrictamente necesarias; por medio de la utilización del escáner se promueve el envío de documentos de manera electrónica.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

17. Se implementó con éxito el Sistema Costarricense de Gestión de Despachos Judiciales en los Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón, lo que hizo posible que toda la información de los expedientes judiciales se encuentre integrada en bases de datos muy confiables, lo que propicia un mayor control, orden y seguimiento de los expedientes que se encuentran en trámite. Asimismo, facilita la labor de los servidores y las servidoras judiciales, abogados, abogadas, partes y público en general, ya que ahora cuenta con esta herramienta para ubicar y conocer el estado de los expedientes con solo digitar el número único, de esta forma se beneficia y fortalece el Poder Judicial como pilar fundamental de la democracia costarricense. Lo anterior permitió que se cambiará el 100% del equipo informático que utiliza el area jurisdiccional en los Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón. Como valor agregado se convocó a la sociedad civil, instituciones, entre otros a la charla de Gestión en Línea con el fin de familiarizar a los usuarios y promover la utilización del mismo. En cuanto a la entrada del Sistema de Gestión se inicia con la inducción y capacitación para el uso del Sistema Integrado de Gestión en los Despachos Judiciales, para ello se contó con el apoyo del Grupo de Implantación del Departamento de Tecnología de la Información.
18. Concomitantemente con el Sistema Costarricense de Gestión de los Despachos Judiciales, se implementó el sistema de Servicios Administrativos Centralizados (S.A.C.), cuyo objetivo es automatizar las funciones y trámites que se realizan tanto en la Oficina de Recepción de Documentos como en la Oficina Centralizada de Notificaciones.
19. Se instaló fibra óptica en el edificio de los Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón y se incrementó la velocidad de comunicación en los Tribunales de Buenos Aires al pasar de 128 a 512 mhz.
20. Implementación del Centro de Atención Tecnológica (CAT) en coordinación con el área de Informática de Pérez Zeledón, cuya función es atender gestiones en cuanto al servicio tecnológico de las aplicaciones, soporte técnico, comunicaciones y en general de los recursos tecnológicos por parte de los usuarios como por ejemplo: solicitud de servicio en el equipo de computo, teléfono o fax. Esto permite que se pueda brindar un adecuado seguimiento a la solicitud del servicio, atención ágil del reporte, posibilidad de canalizar los problemas que se presenten, entre otros aspectos, que buscan brindar una mejora permanente en el servicio.
21. En cuanto a la adquisición de licencias de software de acuerdo a las necesidades de las oficinas y despachos de la zona se actualiza la versión del software gratuito Thunderbird en varios despachos y computadoras para uso del correo electrónico de notificaciones.
22. Se doto de correo electrónico a todos los servidores y servidoras judiciales del circuito y con la colaboración de la Dirección de Tecnología de la Información, se instalaron dos antenas, lo que permitió que todos los funcionarios y funcionarias del Juzgado Penal y el Juzgado Civil-Laboral- Familia de Buenos Aires tengan ahora acceso a intranet y al correo electrónico, permitiendo pasar de una velocidad de 56K a 2MG. Esto permitió el acceso a sistemas como: Sistema de Depósitos Judiciales, Sistema de Administración de Peritos, Proposición Electrónica de Nombramientos, cursos de capacitación entre otros, así mismo una de las ventajas con las que se cuenta es que también permite evacuar consultas sin necesidad de trasladarse 70 kilómetros haciendo uso de herramientas de soporte remoto, con este avance se espera que el funcionario pueda agilizar los trámites y por ende que la persona usuaria se beneficie de los servicios.
23. Por medio de una serie de charlas y talleres dirigidos tanto a los servidores judiciales como a los abogados litigantes, se logró una mayor aceptación en cuanto al uso de la tecnología que promueve la institución como lo es el Sistema de Gestión en Línea.
24. A pesar de no contarse con un espacio físico idóneo, se promovió el uso del Laboratorio de Cómputo, lográndose un promedio mensual de más de 100 utilizaciones, con lo que se colaboró con los despachos judiciales en la tramitación de los expedientes.
25. Se finalizó la implementación del Sistema de Depósitos Judiciales en los Tribunales de Justicia de Buenos Aires, con el consecuente beneficio para las personas usuarias; concomitantemente se inició el cierre técnico de las cuentas corrientes respectivas.

CONTROL INTERNO

26. Se mejoró el control de los vehículos decomisados, al conformarse una comisión ad hoc que se encarga de analizar, brindar soluciones a estas problemáticas y colaborar a los despachos en cuanto a lineamientos y procedimientos en lo que respecta a vehículos decomisados, esto ha permitido que por parte de las oficinas involucradas se cuenta con la información oportuna de al menos un 80% de los vehículos que ingresan en los predios del Edificio de los Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón de forma actualizada en la Administración Regional.
27. Se mantiene de forma oportuna la verificación de la correcta ejecución de los diferentes contratos de limpieza y jardinería a través de controles internos que se impulsaron y promovidos dada la aplicación de la normativa de Control Interno, así como también se implementaron controles para el ingreso a los aposentos de UPS centralizadas, cuartos de servidores y central telefónica, a efectos se supervisar el funcionamiento y estado de dichos dispositivos. Así como se detectaron y corrigieron riesgos muy relevantes como el ingreso de particulares en horas y días no hábiles; monitoreo adecuado de los cuartos de servidores y UPS, entre otros.
28. Se mantiene la promoción a nivel institucional de la adopción de medidas de Buenas Prácticas en los despachos y oficinas judiciales del circuito, esto obtuvo como resultado que se brindara una invitación especial a la Administración Regional de Pérez Zeledón en las "Jornadas de Control Interno", en la cual se brindó un certificado de reconocimiento por la labor y apoyo que se brinda al fortalecimiento del Control Interno.
29. El Juzgado Penal de Pérez Zeledón y la Administración Regional recibieron un reconocimiento especial por la labor realizada por medio de los Equipos de Valoración de Riesgo.
30. La capacitación en cuanto a control interno en general y lo relativo al riesgo en particular, propició una mejora en cuanto a la percepción de la necesidad de brindar seguimiento al quehacer de los despachos y oficinas, y fomentó el fortalecimiento de los equipos de riesgo.
31. Se mejoraron aspectos relacionados con el ambiente laboral, por medio de la instalación de unidades de aire acondicionado; reacomodo, permuta y habilitación de nuevos despachos y oficinas.
32. Se coordinaron acciones para la destrucción y/o donación de 64 motocicletas, vehículos y partes de los mismos, lográndose con ello despejar sensiblemente el área de estacionamiento interno.
33. El seguimiento de la capacitación en cuanto a control interno en general y lo relativo al riesgo en particular, propició una mejora en cuanto a la percepción de la necesidad de brindar seguimiento al quehacer de los despachos y oficinas, y fomentó el fortalecimiento de los equipos de riesgo.
34. Se coordinaron acciones con las autoridades superiores para la atención de una problemática que se suscitó en el Juzgado Civil y Laboral de Mayor Cuantía de Pérez Zeledón, mediante la intervención del mismo, lo que produjo resultados altamente satisfactorios.

GESTIÓN DEL FACTOR HUMANO

35. Se promovió la atención integral de la salud de los servidores judiciales a través de realización de talleres y cursos sobre estilos de vida saludables, actividades diversas durante la Semana de la Salud, atención psicosocial personalizada en los Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón, campañas de vacunación contra el virus AH1N1, visitas de ópticas y equipos móviles odontológicos, realización de exámenes médicos (vista, sangre y otras pruebas de laboratorio).
36. Se implementaron acciones para contrarrestar el problema de hacinamiento en despachos judiciales, lo que incluyó la permuta de espacios físicos y el acondicionamiento de áreas para el traslado de oficinas.
37. En coordinación con la Escuela Judicial se realizaron los diferentes ciclos de videoconferencias y otros temas de capacitación que se brindaron tanto a Fiscales, Jueces y Defensores, como también a litigantes, estudiantes de Derecho y público en general
38. Se continúa con la promoción del Programa de Formación a Distancia para Auxiliares Judiciales, que imparte la Escuela Judicial, en donde se cuenta con la participación de servidores tanto de Pérez Zeledón como de Buenos Aires.
39. Se promovió la participación a los servidores Judiciales del I Circuito Judicial en la capacitación Virtual en el manejo de las herramientas de Microsoft Office 2007 impartido por el Instituto Nacional de Aprendizaje, así como la prematricula de la oferta de cursos para el 2011.
40. Se mantiene comunicación fluida con el Departamento de Gestión Humana en el área de Capacitación Virtual en cuanto a la promoción de cursos de carácter obligatorio y otros, razón por la cual se brindaron dos convocatorias masivas de Curso Virtual de Inducción, tanto a servidores interinos, meritorios y en propiedad.
41. Se agilizó el trámite para la dotación del carné de identificación a personal propietario que requiere cambiar, reponer o solicitarlo por primera vez, de tal forma que ya no se tienen que desplazar hasta San José.
42. Con la habilitación del acceso a un nuevo módulo en el sistema informático de SIGA-PJ (Departamento de Personal – Gestión Humana), se incrementaron de uno a doce los tipos, las constancias y certificaciones que se emiten localmente (salario, tiempo servido, anualidades, saldo de vacaciones, puestos desempeñados, entre otros).
43. En coordinación con el Servicio Médico de Empresa y Ministerio de Salud se implementaron programas preventivos en materia de salud por medio de campañas de vacunación, charlas sobre enfermedades crónicas, realización de exámenes de laboratorio, atención psicosocial personalizada para los trabajadores(as), exámenes de la vista, entre otros. br /> 44. Se continúa con la promoción del Programa de Formación a Distancia para Auxiliares Judiciales, que imparte la Escuela Judicial, en donde se cuenta con la participación de servidores judiciales del Circuito.
45. Se coordinaron acciones con los despachos y oficinas judiciales del Circuito para la determinación de los servidores y servidoras que deben laborar durante los cierres colectivos, de acuerdo con los lineamientos emitidos al respecto.

ATENCIÓN DE POBLACIONES VULNERABLES

46. En coordinación con el Componente de Atención Preferencial, Programa Ciudadano de Oro de la Caja Costarricense del Seguro Social, se coordinó la realización de charlas dirigidas a todo el personal de los Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón sobre la atención y trato preferencial de las personas adultas mayores.
47. Se brindó apoyo logístico por parte de la Administración Regional al equipo de profesionales que atiende a las víctimas y testigos en el Circuito, con motivo de la entrada en vigencia de la Ley de Protección a Víctimas y Testigos.
48. Acercamiento de la Fiscalía Adjunta de la Zona Sur con la Fiscalía de Buenos Aires y la Fiscalía de Asuntos Indígenas, con distintas poblaciones indígenas de los cantones de Pérez Zeledón y Buenos Aires, tales como Ujarrás, térraba y China Kichá.
49. Se promovió la concientización en materia de género por medio del apoyo logístico al Comité de Género en actividades para la celebración del Día Internacional de la Persona Adulta Mayor y el Día de la NO Violencia contra las mujeres.
50. Se brindó el apoyo requerido para la reunión de la implementación y posterior formalización de la Red de Apoyo Institucional a la Ley de Justicia Penal Juvenil con la cual se pretende que los menores infractores presten servicios comunitarios como parte de la Suspensión del Proceso a Prueba y así disminuir los índices de reincidencia e igualmente se inicia los denominados círculos de paz para el desarrollo de la justicia restaurativa por parte de la Fiscalía
51. El Tribunal de Juicio implementó la política que en los expedientes penales donde una de las partes es una persona adulta mayor, el debate se debe realizar en un plazo máximo de tres meses desde que el expediente ingresó al despacho, contribuyendo de esta manera con la atención preferencial de esta población vulnerable.
52. Se brindó apoyo logístico por parte de la Fiscalía Adjunta y la Administración Regional al equipo de profesionales que atiende a las víctimas y testigos en el circuito, con motivo de la entrada en vigencia de la Ley de Protección a Víctimas y Testigos.

PROYECCIÓN SOCIAL – RELACIÓN CON EL ENTORNO

53. Se promovió el acercamiento de la institución a las comunidades por medio de actividades tales como ferias de usuarios, visitas a centros educativos (tanto de Pérez Zeledón como de Buenos Aires), conversatorios con la sociedad civil sobre la prevención del abuso sexual, el cual es muy frecuente en la zona.
54. Se mantiene la colaboración con el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), quienes a través de PROCOMER (Promotora del Comercio Exterior en Costa Rica) brindan charlas enfocadas al fortalecimiento del comercio internacional, dirigidas al sector empresarial en la región.
55. Se continúa con el apoyo para la realización de videoconferencias por parte de la Autoridad Reguladora de Servicios Públicos.
]56. Con la Inauguración del Año Judicial se promovió la Feria del Usuario del Sector Justicia, en donde se contó con la participación de: Sala Constitucional, Secretaría Técnica de Género, Defensa Pública, Ministerio Público, Organismo de Investigación Judicial, Contraloría de Servicios del Poder Judicial, Secretaria Técnica de Valores, Colegio de Abogados, Procuraduría General de la República, Contraloría General de la República, Tribunal Supremo de Elecciones y el Centro de Conciliación de Pérez Zeledón.
57. En materia de Pensiones Alimentarias, se logró una mayor difusión del servicio que brinda la Defensa Pública en la comunidad mediante la realización de charlas en la Casa de la Mujer Generaleña, tanto a usuarias actuales como potenciales. En cuanto a la materia de Penalización de Violencia contra la mujer, se logró la implementación de charlas en el Centro de Atención Institucional El Valle, a privados de libertad que pronto obtendrán algún tipo de beneficio, con un fin de prevención secundaria para que cuando retornen a sus hogares estén conscientes de la existencia de la legislación que los podría poner de nuevo en conflicto con la ley. En materia Penal se realizaron entrevistas por parte de los Defensores Públicos –mediante muestreo aleatorio- con el objetivo de evaluar la atención brindada por el personal administrativo de los centros penales y el cumplimiento de las reglas mínimas de atención a los reclusos; la importancia de ello es verificar que se estén respetando los derechos de los privados de libertad en aras de realizar una defensa no sólo técnica enfocada al caso concreto, sino enfocada a la persona usuaria como tal.
58. Se coordinaron acciones entre la Administración Regional, el Ministerio Público, la Delegación Regional del Organismo de Investigación Judicial, la Fuerza Pública, el Cuerpo de Bomberos y la Policía de Tránsito, con el fin de unificar esfuerzos de capacitación (principalmente charlas de carácter preventivo) dirigidos a estudiantes de primaria y secundaria, bajo la dirección del Ministerio de Educación Pública, por medio del Consejo de Participación Comunal.

VALORES INSTITUCIONALES

59. Se coordinaron acciones para la realización de la charla de Valores Compartidos, Taller de Principios Fundamentales de Ética Aplicada en coordinación con la Subcomisión de Valores de Pérez Zeledón; así mismo se brindó colaboración a la Oficina de Relaciones Públicas y Protocolo en cuanto a realizar una colecta para damnificados del terremoto en Haití y las inundaciones que se presentaron en el país, lo que permitió promover el valor de la solidaridad, lo que se complementó con el recaudo de útiles escolares con el fin de ser distribuidos entre los hijos e hijas de los privados de libertad por parte de la Pastoral Carcelaria.
60. Las diferentes oficinas y despachos, con el fin de fomentar valores como el respecto, colaboración, compañerismo, mística, tolerancia, el amor, la humildad, la cortesía, entre otros, organizaron actividades como: Rezo en honor al Niño Dios, celebración del Día de la Amistad, Día del Padre, Día de la Madre, Día del Servidor y Servidora Judicial, reuniones periódicas.
61. Se colaboró con la logística por parte del Departamento de Tecnología de la Información de San José, que en coordinación con la Administración Regional brindaron capacitación a través del enlace por videoconferencia sobre el Sistema para el Registro de Mandamientos sobre Bienes Inmuebles (SREM) del Registro Nacional, lo que permite agilización en el uso de esta herramienta de forma oportuna, así mismo se cuenta con el Sistema de Jubilaciones y Pensionados, el cual permite la impresión de planillas para su pago.
62. El área de Salud Ocupacional brinda capacitaciones para los integrantes de las brigadas de emergencias a través de charlas de primeros auxilios y otros temas en relación con el tema, lo que permite que se cuente con una pronta respuesta en la atención de las emergencias, para lo cual se cuenta con la colaboración de los Bomberos, Cruz Roja y Brigada del ICE; así mismo se conformó una base de datos integrada por servidores judiciales voluntarios con el fin de brindar ayuda a la Comisión de Emergencias de la localidad.
63. Se coordinó con la Contraloría de Servicios de Pérez Zeledón un "Focus Group" entre los Asistentes Judiciales del primer Circuito Judicial de la Zona Sur, donde se abordaron temas como la labor de la Contraloría de Servicios, la calidad en el Servicio Público que se debe brindar por parte de los despachos y oficinas judiciales, abordaje de las gestiones; dicha sesión de trabajo incentivó el intereses en los participantes y concientización en la prestación de un servicio de calidad.
64. Se proyectaron valores tales como cooperación, fe, trabajo en equipo, solidaridad, espíritu de servicio, bondad, fortaleza, entre otros, que son característicos de los servidores y servidoras judiciales del Circuito, por medio de actividades tales como: