Las Administraciones Regionales deberán emitir un listado de los bienes asignado a cada dependencia a su cargo, mediante el CAF con el fin de ser utilizado por el Departamento de Proveeduría para el levantamiento anual de los bienes del Poder Judicial, al menos una vez al año.

Llevar un mayor control y supervisión de las operaciones patrimoniales tendientes a la adquisición, control y baja de activos del Poder Judicial, así como facilitar y mantener registros que ayuden la identificación plena de los bienes judiciales son parte de los elementos que contiene el nuevo “Reglamento para registro, control y uso de mobiliario y equipo del Poder Judicial”, el cual fue aprobado por Corte Plena en la sesión del 17 de mayo.
Dentro del documento se contempla que cada año el Departamento de Proveeduría elaborará un plan de compras, donde se incluye las solicitudes de mobiliario y equipo de las diversas oficinas judiciales y corresponderá a los centros gestores solicitar la compra del bien de la dependencia judicial o la tramitación de la compra en forma directa, considerando las limitaciones del monto indicadas en las normas de ejecución presupuestaria y siguiendo las políticas que se dicten respecto a la contención del gasto.
Se establece que el Departamento de Proveeduría o las Administraciones Regionales deberán incluir en el inventario de la oficina por medio del Sistema de Control de Activos Fijos (CAF), todos aquellos bienes que sean confeccionados por servidores de la institución especializados en construcción y mantenimiento y deberá estimarse el valor del bien a efectos de los posteriores cálculos de depreciación.
En los bienes por donación que se reciban deberán cumplir con requisitos como el costo o estimación del valor y en caso de ser bienes nuevos, se deberá indicar el período de garantía, el proveedor para posibles reclamos o vida útil estimada.
La dependencia judicial tendrá la responsabilidad de comunica a la Proveeduría, sobre la recepción del objeto donado, para que se le asigne la placa de identificación y su registro al CAF. Y en el caso de los bienes por préstamo las oficinas deberán informar la recepción de mobiliario y equipo en calidad de préstamo con la información general en aspectos como descripción y características del bien, institución que realiza la entrega, período del tiempo de préstamo, ubicación y otras características.
Dentro del capítulo sobre aspectos generales sobre el control del mobiliario y equipo de oficina tanto el Proceso de Administración de Bienes del Departamento de Proveeduría, como las Administraciones Regionales y Administraciones de los programas auxiliares de justicia tendrán a cargo el manejo, control y registro del mobiliario y equipo de oficina judicial, mediante la herramienta informática con acceso en la intranet institucional (CAF). En este apartado se establecen lineamientos de uso del sistema informático y requisitos para su utilización.
Para la elaboración del inventario de mobiliario y equipo de oficina, la Proveeduría coordinará, al menos una vez al año, el levantamiento físico de los activos de todas las dependencias del Poder Judicial, para lo cual se utilizará el sistema CAF, para ello las Administraciones Regionales deberán emitir un listado de los bienes asignado a cada dependencia a su cargo.
El reglamento aprobado también contempla una serie de modificaciones en capítulos referentes a la recepción, registro y almacenamiento de bienes, el control de equipo especializado, los deberes y responsabilidades de las jefaturas de las dependencias judiciales. Así como las responsabilidades y obligación de los servidores judiciales, los procedimientos para la reparación del mobiliario y equipo, la donación y destrucción de bienes en desuso y equipo desechado, además los procedimientos a seguir en materia de destrucción, robos y desaparición de activos.
Para la construcción de las modificaciones, se tomó como referencia el “Reglamento para el Registro, Control y Uso del Mobiliario y equipo de Oficina del Poder Judicial”, que entro a regir en el 2004.