Publican nuevo reglamento en La Gaceta

MODERNIZAN REGISTRO DE PROVEEDORES DEL PODER JUDICIAL

· A partir de este año, todos los trámites se realizan por Internet.

· Proveedores con la responsabilidad de mantener al día sus datos dentro del sistema electrónico.

· Departamento de Proveeduría facilita acceso a equipo de cómputo para quienes no tengan acceso a Internet.

Modernizar los lineamientos a seguir por los proveedores que contratan con el Poder Judicial, es parte de lo busca el nuevo Reglamento al Registro de Proveedores, que salió publicado en el Diario Oficial La Gaceta.

El nuevo Registro de Proveedores crea un expediente electrónico para quienes ofrezcan productos y servicios al Poder Judicial.

“Este nuevo sistema propone la incorporación de un expediente electrónico para todos los proveedores que quieran venderle al Poder Judicial.  Es un sistema muy integrado y quizá uno de los principales cambios es que se maneja a través de Internet”, explicó Ivania Valerio Villalobos, encargada del Registro de Proveedores.

            El Reglamento establece una serie de requisitos para los proveedores que deseen mantener contratos con el Poder Judicial y siempre que cumplan con las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa.

            El encargado del Proceso de Adquisiciones será el encargo de llevar el archivo con la documentación de todos los proveedores que soliciten su inscripción en el Registro de Proveedores.

            Dentro de los requisitos que el proveedor debe cumplir, está el aportar las certificaciones respectivas que lo identifiquen como proveedor, ya sea persona física, jurídica o representante legal.  En el caso de las empresas constructoras requerirán presentar la certificación que acredite su inscripción ante el colegio respectivo, tanto la empresa como el profesional.

            En el mes de enero de cada año, el Departamento de Proveeduría del Poder Judicial efectuará la invitación a integrar el Registro de Proveedores, a través de los medios legalmente establecidos y mediante su página electrónica.

            Cada nuevo proveedor contará con un expediente documental, con el fin de verificar en éste, el cumplimiento de los requisitos y dará un plazo de tres días para subsanar cualquier defecto.

La Sección de Asesoría Legal tendrá la responsabilidad de elaborar el estudio de los expedientes por un período de 30 días.  De proceder, el Departamento de Proveeduría activará al nuevo proveedor y se le notificará la aceptación de su solicitud, para entregar de manera privada y personal una clave de ingreso al Sistema Informático a quien haya sido asignado por la persona física y jurídica. 

“Cada proveedor una vez que esté activo, podrá accesar a través de la página del Poder Judicial, al Departamento de Proveeduría y con un pin que se le otorgará y tendrá la responsabilidad de mantener actualizada la información sobre los productos y servicios que ofrece”,  afirmó Valerio Villalobos.

Estas inscripciones tienen un plazo de vigencia de 24 meses,  con un mes de anticipación el Poder Judicial alertará a los proveedores sobre el vencimiento de la inscripción.

            “El sistema es capaz de enviar una previsión a los proveedores, un mes antes de que alguno de los documentos esté por vencer y así darle tiempo para arreglar cualquier inconveniente que pueda dejarlo inactivo, incluso se mantiene funcionando en días y horas no hábiles”,  manifestó la encargada del Registro de Proveedores.

            Una de las ventajas de la modernización del Registro de Proveedores es que mantiene una actualización del estado de los proveedores y sobre las sanciones de éstos ya sea por llamada de atención o la inhabilitación final.

            Según explicó  Valerio, también integra dentro del sistema las opciones para la notificación a los proveedores ya sea por mensaje electrónico, fax o teléfono, según el medio que éstos elijan como comunicación oficial; así mismo lleva una bitácora con el registro de los movimientos que se realizan dentro del sistema.

            “Para aquellos proveedores que no tienen acceso a Internet, el Departamento de Proveeduría tiene a disposición en sus oficinas un equipo de cómputo para que puedan incluir la información electrónica que requieran dentro de su expediente”,  aseguró Valerio Villalobos.