Soluciones tecnológicas le ayudan a agilizar
controles para la Reforma Procesal Laboral
Empresas deben asegurar respaldos de
gestión de personal
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29 JUN 2017, 03:02 PM
La
Reforma Procesal Laboral representa para las empresas un cambio significativo
en el manejo de la información y la transparencia que le
ofrece a sus colaboradores.
Con
esta Ley que comenzará a regir a partir del próximo 25 de julio, se incluye la
posibilidad de que se les acuse a los patronos en forma directa y personal, aún
cuando no sean los responsables directos de las decisiones laborales en la
empresa.
Si
bien la Reforma Procesal Laboral no se enfoca en modificar los procesos de
administración del recurso humano, si es una oportunidad para que las
organizaciones digitalicen sus expedientes con el objetivo de evitar la omisión
de importantes acciones laborales en el historial de un funcionario, y que
puedan ser requeridas en procesos futuros.
El
control de los pagos, las vacaciones, procesos de reclutamiento, ascensos y
demás gestiones deberán quedar debidamente documentadas para que las empresas
tengan el debido respaldo ante una posible denuncia.
Por
estas razones la tecnología se presenta como un aliado y una solución para
hacerle frente a la reforma que modifica al Código de Trabajo en casi un 40%.
Lo
ideal para las compañías es elegir una plataforma que le ofrezca ominicalidad y movibilidad con el
fin de responder inmediatamente a cualquier duda que se le presente a los
trabajadores.
Registros
digitales
Como
parte de las modificaciones al Código de Trabajo habrá asistencia legal
gratuita, la aplicación de la oralidad en los procesos y nuevos plazos en los
tiempos de respuesta en procedimientos ordinarios y especiales.
Se
espera que los tiempos de respuesta sean mucho menores, por lo que los
representantes de las compañías deberán de tener lista toda la documentación
necesaria para mostrar la transparencia en sus diferentes procesos.
Ana
Laura Medrano, consultora de gestión de talento de Oracle, afirmó que todas las
empresas, grandes y pequeñas, se verán impactadas por igual con esta reforma,
por lo que se recomienda analizar desde lo interno cuáles son las necesidades
reales de la compañía para identificar la solución tecnológica que mejor se
adapte a sus requerimientos.
Por
ejemplo, una empresa abre un proceso de reclutamiento y una persona que no fue
contratada demanda al empleador porque le parece que la gestión no fue
transparente.
En
este momento la empresa deberá de presentar todas las pruebas necesarias para
mostrar lo contario.
Con
ayuda de plataformas se puede tener en un solo lugar las grabaciones de las
entrevistas, los resultados de las pruebas, perfiles de los candidatos y todas
las demás pruebas que respalden que hubo una adecuada gestión.
Así
sucede al llevar el control de los sistemas de pago, la digitalización en la
solicitud de vacaciones, expedientes y demás procesos que involucren el
seguimiento de los trabajadores.
Paola
Gutiérrez, especialista en derecho laboral, explicó que todo lo relacionado con
el tema de foros especiales y regímenes de discriminación, la ley dice que se
le tiene que dar curso en un periodo de 24 horas con carácter prioritario.
Entonces,
la información empresarial tiene que estar disponible pronto y lo ideal es que
se pueda también accesar desde dispositivos móviles,
desde aplicaciones y sitios responsivos.
Para
tomar en cuenta
Antes
de elegir una solución tecnológica para llevar mayor control organizacional, es
necesario tomar en cuenta los requerimientos funcionales del software ,
es decir, cómo ejecutará los procesos y decidir si la organización se adaptará
al software o
el software se
adaptará a la organización.
Es
decir, si la compañía elige una tecnología que le obligue a cambiar sus
procesos administrativos y la forma en que realiza las cosas o bien, que la
herramienta se adapte a la manera en que tradicionalmente se ejecutan las
tareas en la organización.
Por
otra parte, se debe analizar si la tecnología se alinea a la estrategia
empresarial.
Andrés
Casas, socio de Risk Advisory
de Deloitte, explicó que las organizaciones que vean
la Ley como una oportunidad de evolucionar o madurar sus procesos deben
considerar que implementar una tecnología por sí sola no logrará el objetivo de
simplificar el proceso de administración.
“Debe acompañarse de un diseño de procesos que
relacione la aplicación de la tecnología con las acciones de administración y
debe tener un fuerte soporte de parte del órgano de gobierno que asegure su
aplicación bajo buenas normas”, añadió Casas.
Hoy
es posible identificar soluciones en la nube o seguir con el modelo tradicional
de instalación en los servidores.
Para
los casos donde la nube sea una opción, deben realizar un análisis para
asegurar que los requerimientos funcionales, operacionales y legales sean
incluidos en el contrato de servicio.
“Una
pyme puede optar por uso de soluciones en la nube para soportar sus procesos o
bien tiene la opción de contratar una empresa de servicios que brinde no sólo
la tecnología sino que también le apoye en la ejecución de procesos”, recomedó Casas.
Sin
importar si utiliza tecnología en la nube o con servidores, los controles de
seguridad son la base para que se pueda depositar confianza en la información.
Medrano
señaló que se debe hacer una revisión del nivel de maduración que tiene la
compañía con el fin de acortar brechas y aprovechar al máximo de los recursos
con los que dispone en la actualidad.