Señalan la revisión y actualización de los principales procedimientos de custodia de documentos.

El Consejo Superior consideró la importancia de remitir a la población judicial las acciones puntuales, en materia de normas y controles en la custodia de documentos institucionales, frente a la información sensible que se maneja.

Mediante el acuerdo N° 78-16, los y las integrantes del Consejo Superior,
acordaron aprobar el “ARTÍCULO LXVIII, que señala una serie de recomendaciones que deberían atender las y los trabajadores judiciales, para un efectivo resguardo de la información judicial.

Las recomendaciones las elaboró el Consejo de Notables, ante la solicitud expuesta por el Consejo Superior.

Se destaca la revisión y actualización de los principales procedimientos de custodia de documentos, que permitirá identificar los riesgos más comunes, con el objetivo de ser controlados, en este aspecto se estableció como ente responsable a la Dirección de Planificación.

Se consideró pertinente establecer procesos de capacitación dirigidos a todas las personas que están vinculadas con la custodia de documentación institucional, responsabilidad compartida entre la Dirección de Planificación y Gestión Humana.

Otro aspectos a destacar, fue la importancia de que se aplique de forma objetiva, responsable y consistente, el régimen disciplinario frente al incumplimiento de las normas y controles de custodia de documentación institucional.

Lo que se busca es “concienciar al personal judicial sobre la relevancia de una custodia efectiva de los documentos a través del seguimiento de las normas y controles existentes y los efectos que ocasiona para las personas usuarias”, destacó el acuerdo del Consejo Superior.

Para Rafael León Hernández, asesor del Consejo de Notables, las recomendaciones brindadas por este órgano, responden a la necesidad de que refuerce el seguimiento de las normas y controles de custodia de documentos dentro del Poder Judicial, siendo que la falta de estos seguimientos podrían generar riesgos de pérdida temporal o permanente de información judicial; máxima cuando se pueden tratar de expedientes judiciales, pruebas documentales, boletas y formularios propios del Poder Judicial, entre otros.

“Básicamente, lo que se está recomendando va en cuatro vías: en primer lugar, hacer una revisión y actualización de los principales procedimientos de custodia de documentos; luego, la capacitación de las personas que intervienen en la custodia de los documentos, pues muchas veces no se siguen los procedimientos por desconocimiento; también, que se haga una aplicación objetiva, responsable y consistentemente del régimen disciplinario en los casos de extravío de este tipo de documentación y; finalmente, hacer una campaña para concientizar al personal judicial sobre la relevancia de estos documentos, pues en ocasiones no nos damos cuenta de cómo podemos afectar la resolución de un caso o la vida de otras personas por un simple descuido que pudo ser fácilmente evitado”, detalló León Hernández.