Teresita Arana Cabalceta
Comunicadora
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Patricia Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial y German Viales Vargas muestran sentencia más antigua que data del 30 de julio del año 1869. |
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“Señor Alcalde Único Constitucional. Joaquín Paniagua Arrostegui, Mayor de cuarenta años de edad, agricultor y vecino de Atenas, con el respeto debido vengo a exponer….” con este texto y el número de Remesa R: 16178 A: 1 se identifica uno de los documentos más antiguos del Poder Judicial y que forma parte del acervo de los expedientes que se conservan actualmente en el Archivo Judicial.
La sentencia fue emitida el 30 de julio del año 1869 por el “Alcalde único constitucional de Atenas” y que se refiere a la inscripción de varias fincas.
5.000 metros cuadrados y ocho módulos ubicados en la Ciudad Judicial de San Joaquín de Flores, en Heredia, custodian sentencias, expedientes, acuerdos, planes estratégicos e informes de labores del Poder Judicial, del ámbito administrativo, el auxiliar de justicia y el ámbito jurisdiccional. Estos son algunos de los documentos que resguarda el Archivo Judicial y que evidencian la historia de la Justicia Costarricense. |
“Aquí no solo archivamos, custodiamos y eliminamos expedientes y documentos, también conservamos la memoria de la Institución, pues tenemos documentación de alto valor histórico no solo para el Poder Judicial, sino para el país”, mencionó Patricia Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial.
“Custodiamos unos 4.645.875 expedientes que van del año 1869 al 2015. Cada día realizamos un arduo y cuidadoso trabajo, con el fin de cumplir con el mandato legal que establece la Ley Orgánica del Poder Judicial y la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento y satisfacer las necesidades de información a los distintos Tribunales de Justicia en las diferentes materias”, indicó Patricia Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial.
Abogados y abogadas, investigadores, periodistas, estudiantes, representantes de entidades bancarias y personal judicial de los diferentes Tribunales, son parte de las personas usuarias que regularmente llegan hasta estas instalaciones, con el fin solicitar algún expediente de su interés.
El Archivo Judicial se encarga degarantizar la efectiva custodia y conservación de documentación de valor, no sólo institucional, sino también de valor histórica y se ampara en la obligación legal que establece el artículo 47 (Bis) de la Ley Orgánica del Poder Judicial, que indica:
“La Corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no tengan interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de conservación. Al efecto se publicarán las listas de expedientes por destruir en el Boletín Judicial”. |
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El Archivo Judicial resguarda la documentación en módulos debidamente identificados. |
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Resguardo de expedientes cuentan con estrictas normas y procedimientos de control
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Harol Astúa Conejo, Unidad de Procesos Técnicos |
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La documentación de conservación permanente, es uno de los mayores retos de este centro, pues existen una serie de materias judiciales que no se pueden destruir, entre ellas condenas de la materia penal, adopciones y algunos asuntos de la materia civil, entre otros.
Unas 25 personas que laboran en diferentes unidades de trabajo, se encargan de recibir, ordenar, clasificar, revisar y archivar las remesas de expedientes y otros documentos provenientes de las diferentes oficinas judiciales de todo el país, bajo estrictas normas y procedimientos técnicos.
La Unidad de Acopio y Remesado recibe, ordena, clasifica y ubica las remesas de expedientes y otros documentos provenientes de las oficinas judiciales. |
La Unidad de Procesos Técnicos, se encarga de dirigir, verificar, imprimir y archivar, los diferentes auxiliares descriptivos de localización en la documentación, así como las actas de eliminación de expedientes.
Revisar y seleccionar los expedientes para el proceso de eliminación, le corresponde a la Unidad de Selección y Eliminación de Documentos. Finalmente cuentan con la Unidad de Atención al Público.
“Todos los días brindamos un servicio con el fin de satisfacer las necesidades de información de los tribunales de justicia, instituciones gubernamentales y público en general, de manera estricta y ordenada”, resaltó Patricia Ugalde. |
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| Herlin Bolaños Rodríguez, Unidad de Selección y Eliminación de Documentos |
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Conservación de documentos se rigen por tabla de plazos según la materia
Para la debida conservación de expedientes y documentación judicial, el Archivo Judicial se rige por medio de las “Tablas de conservación según la materia”, a través de un trabajo conjunto con la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial.
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Milena Conejo Aguilar, integrante del Consejo Superior y Coordinadora de la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial |
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“Establecer una política clara en el Poder Judicial sobre el tema de conservación de documentos, fue una de las principales tareas a la que me aboqué a partir de mi integración en la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos”, indicó Milena Conejo Aguilar, integrante del Consejo Superior y coordinadora de la Comisión.
“Existe una obligación legal que debemos cumplir todas las instituciones públicas, de velar porque se conserve de manera adecuada y tener a disposición de información que contenga interés legal o histórico cultura”, agregó.
Esta Comisión está integrada por Rodrigo Arroyo Guzmán, Subdirector Ejecutivo; Damaris Vargas Vásquez y José Rodolfo León Díaz del Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional, Patricia Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial, Jenny Quirós Camacho, Jueza del Tribunal de Juicio de San José y María Alexandra Bogantes Rodríguez letrada de la Sala Segunda quienes se han encargado de manera eficiente de establecer tablas de plazos de conservación de documentos judiciales, según los criterios de comisiones integradas por jueces y juezas de las diferentes materias. |
En la actualidad existen tablas para las diferentes materias, con plazos que van desde la conservación permanente, hasta plazos de 10 años o inclusive un año. Por ejemplo, las condenas de la materia penal, adopciones y algunos asuntos de la materia civil, deben conservarse de manera permanente, así como las actas de Corte Plena y Consejo Superior, por considerarse de alto valor histórico.
Todo documento o expediente que debe ser eliminado, indica un porcentaje de muestra por despacho que se debe resguardar.
Para la coordinadora de la Comisión Milena Conejo, a pesar de los logros obtenidos, falta mucho camino por recorrer en cuanto a las condiciones requeridas para garantizar su conservación. “Hemos avanzado en talleres, análisis de las tablas de conservación, parámetros, tiempos y criterios para clasificar los documentos con valor histórico cultural, sin embargo nos preocupa que a nivel institucional, no tengamos la capacidad para cumplir materialmente con los medios adecuados para conservarlos”.
Sistemas integrales informáticos: Acciones prioritarias a futuro
Dos nuevas herramientas tecnológicas forman parte de los proyectos de mejora a nivel informático, que facilitarán el manejo de la información de los expedientes que se producen en el área jurisdiccional, auxiliar de justicia y administrativa.
Se trata del Sistema de Gestión Documental Administrativo (SICE) y el Sistema para la Gestión de Expedientes de la Institución (SISAJUD), los cuales se encuentran en etapa de desarrollo e implantación por parte de la Dirección de Tecnología de la Información y que forman parte de las acciones que lleva a cabo la Comisión y el Archivo Judicial.
La puesta en marcha de estos sistemas integrales permitirán el seguimiento de asuntos, y se podrán visualizar y hacer consultas a nivel institucional, para el apoyo y toma de decisiones.
“El mayor reto para el Archivo Judicial consiste en habilitar espacio para recibir cada día expedientes que se custodian en los despachos judiciales y que no se pueden eliminar, porque no cumplen con su plazo de conservación, y para el recibo de documentación proveniente de los despachos que implementarán las reformas procesales laboral y civil”, dijo Patricia Ugalde. |
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Expedientes judiciales |
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“Todavía hay mucho por hacer, debemos retomar el tema de las medidas para la conservación de documentación y trabajar en el fortalecimiento del Archivo Judicial, para brindarle las condiciones que requiere en cuanto a estructura y funcionamiento”, indicó Milena Conejo.
El Archivo Judicial brinda sus servicios de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m.d. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m. Para las personas usuarias que no sean parte de un proceso y requieran ver un expediente, deben presentar una autorización de alguna de las partes; en el caso de estudiantes y periodistas, deben contar con una carta de la universidad o del representante legal de la empresa donde labora.
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Archivo Judicial se ubica en la Ciudad Judicial de San Joaquín de Flores, en Heredia |
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