Andrea Marín Mena
Periodista

Al desempeñarse actualmente con un 95% de los asuntos activos en formato digital y obtener importantes resultados que impactan positivamente el servicio de administración que se brida, el Tribunal Penal de Juicio Digital del II Circuito Judicial de San José, sede Goicoechea recibió el reconocimiento de las autoridades administrativas del Poder Judicial.

El escritorio virtual se implementó desde octubre del 2012 y actualmente el Tribunal de Juicio funciona con el 95% de los asuntos en formato digital.

El despacho judicial emitió un informe de labores de lo que fue la implementación del escritorio virtual, con el acompañamiento del equipo de trabajo del Proyecto Moderna Gestión del Poder Judicial. Para la jueza coordinadora del Tribunal Penal del II Circuito Judicial de San José, Rocío Pérez Montenegro, fue un proyecto muy ambicioso, pues este despacho se constituye en el primer Tribunal Penal a nivel nacional en incursionar en esta nueva forma de trabajo. Para lo cual se contó con el apoyo y acompañamiento del Equipo del Programa Moderna Gestión y el Departamento de Tecnología de la Información del Poder Judicial. “Hemos podido disminuir considerablemente nuestro circulante y poco a poco nos hemos ido acostumbrando al manejo del expediente virtual, que conjuntamente con el proceso de oralidad nos ha permitido contar con herramientas más eficientes. Se puede decir, que a pesar de tener a nuestro cargo un porcentaje considerable de asuntos de mediana complejidad, nos convertimos en el primer Tribunal de Juicio digital del país, que ha implementado este sistema de trabajo de forma independiente y de acuerdo a las necesidades propias de nuestro despacho buscando soluciones consensuadas”, manifestó la jueza coordinadora.

Dentro de los resultados que destaca el trabajo de digitalización del Tribunal Penal, está la eliminación de los cuellos de botella durante la tramitación de los expedientes a su cargo y mediante el trabajo del Colegio de jueces y juezas, en conjunto con el Proyecto de Moderna Gestión, se rediseñó e implementó la totalidad de las sugerencias en materia de gestión.

El proyecto permite al Tribunal Penal del II Circuito Judicial de San José, sede Goicoechea, tener un 95% de los asuntos activos escaneados y digitalizados que seguirán el trámite de esta forma, mediante la capacitación tanto del personal técnico judicial como de los jueces y juezas, en el manejo de del sistema de gestión del escritorio virtual. El 5% restante de los expedientes del despacho se tramitan de forma física, luego de que el Colegio de Jueces definió que se trataban de asuntos complejos, mientras otros porque venían al Tribunal por reenvío o por tratarse de asuntos de ejecución de sentencia o apelación. Esta labor también permitió la disminución del circulante existente entre marzo y octubre del 2012, al pasar de 1375 expedientes activos a 1081 asuntos, lo que representa una reducción del 40,8%, luego de un proceso de inventario y cierre e implementación del modelo virtual, elaborado por el Tribunal. Otro de los resultados exitosos durante la puesta en marcha del despacho digital es la baja en la disminución de los debates suspendidos por factores internos, cuyo porcentaje oscilaba en un 27%, sin embargo con la implementación del proyecto, este porcentaje se logró reducir a un 0%, durante los juicios realizados del 19 de marzo al 31 de octubre del 2012.

“…se le da una respuesta más rápida a sus requerimientos, poco a poco vamos adquiriendo mayor destreza en el manejo del escritorio virtual y al existir procesos más simplificados, podemos brindar un mejor servicio público”, explicó Rocío Pérez Montenegro, jueza coordinadora del Tribunal de Juicio del II Circuito Judicial de San José.

“Las principales causas de suspensiones de juicio se deben a las siguientes variables: rebeldías, ausencia de los Imputados (justificadas) y ausencia o renuncia de los defensores Privados. Como podemos ver, la mayoría de las causas de suspensión de juicios se deben a factores externos al Tribunal,”, detalló el informe del Tribunal Penal.

A esto se suma, la integración de un Equipo de Gestión, que está integrado por la Jueza Coordinadora Rocío Pérez Montenegro, la Jueza Tramitadora a.í. Iriabel Cortés Hernández, los dos coordinadores judiciales Silvia Sevilla Güendel y Pedro Esteban Cortés Delgado, el Administrador del despacho Miguel Muñoz Flores. Las reuniones se programan de forma semanal para analizar las necesidades del despacho y tomar los acuerdos requeridos.

“Este equipo tiene la responsabilidad de velar porque se cumpla lo implementado en el Tribunal Penal Modelo y asegurarse de que todos siguen el nuevo rediseño de procesos, además, de controlar y supervisar los escritorios de cada uno de los integrantes del despacho, para ver su rendimiento y los tiempos de resolución por parte de los Jueces, con el objeto de que no sobrepasen el tiempo estipulado. Se trata de estar atentos al desempeño del despacho, para poder tomar las mejores decisiones en cuanto a las cargas de trabajo y con esto lograr una mejora continua y una mayor eficiencia, además de cumplir con los términos legales y asegurarle a los usuarios una respuesta más oportuna a sus gestiones.”, destacó el informe de evaluación.

Por todos estos esfuerzos el Consejo Superior tomó el acuerdo de “…reconocer a los servidores y servidoras del Tribunal Penal del Segundo Circuito Judicial de San José el esfuerzo realizado para lograr los buenos resultados que se confirman con la lectura del informe, e instarles a continuar con el mejoramiento constante del servicio” y sugirió la posibilidad de acudir al Banco de Buenas Prácticas del Poder Judicial, para disminuir la cantidad de debates suspendidos por rebeldía, que aún cuando no es una causa atribuible directamente al despacho, se podrían emplear medidas para prever los casos que puedan darse y evitar con ello la pérdida de los señalamientos.

Beneficios latentes

Para la jueza coordinadora Rocío Pérez, se logró ordenar y unificar los procesos del trabajo, lo que permitió hacerlos más sencillos y ágiles, simplificando la labor del despacho.

Se ordenaron y unificaron los procesos de trabajo, lo que permitió hacerlos más sencillos y ágiles, simplificando la labor del despacho.

“Esto nos sirvió para economizar tiempo y optimizar el trabajo. Instauramos sistemas de control que están funcionando y que nos ayudan diariamente a medir nuestra eficiencia. Desde el punto de vista económico, también podemos decir que fue notable la economía en papel que tuvimos durante éste período, aparte de que el proyecto es amigable con el ambiente”, explicó Pérez Montenegro. La funcionaria judicial también destacó los beneficios evidentes a favor de la persona usuaria, “…porque se le da una respuesta más rápida a sus requerimientos, poco a poco vamos adquiriendo mayor destreza en el manejo del escritorio virtual y al existir procesos más simplificados, podemos brindar un mejor servicio público. A partir de la aplicación de este sistema de trabajo, visualizamos un despacho más ordenado, donde constantemente estamos fiscalizando qué es lo que está pendiente de resolver, qué se encuentra atrasado, qué va entrando”. Según explicó la jueza Rocío Pérez, el proyecto se divide en dos etapas. La primera fue la implementación del Expediente Virtual y la otra tiene que ver con el adiestramiento en el manejo de las agendas y la fijación de metas, para procurar la obtención de un mayor rendimiento en la cantidad de sentencias dictadas, la cual estaría próxima a iniciarse a lo interno del Tribunal.

Personas usuarias mejoran percepción

El proyecto de tribunal digital también tomó en consideración la percepción de las personas usuarias, para lo cual se aplicaron encuestas a personas externas a la institución que tramitaron algún proceso a finales de octubre y principios de noviembre del 2012, cuando se implementó al 100% el Escritorio Virtual.

En el tema de la atención que recibieron las personas usuarias, por parte del Tribunal de Juicio del II Circuito Judicial de San José, “…el porcentaje más alto de los encuestados aseguró que la atención que recibieron fue excelente…Un 82.8 por ciento, refiere que el trato que recibieron fue de cortesía, un 84.6 por ciento, dice que además la persona que los atendió les mostró respeto, un 82.0 por ciento, aseguró que la persona tenía conocimiento del trámite que estaban realizando y un 78.3 por ciento refiere que la información que les brindaron era de calidad. Aproximadamente un 14.8 por ciento del resto de los encuestados, manifestaron que la atención recibida fue buena y solamente un 2 por ciento indica que la atención fue regular. Ninguna persona consideró que la atención fuese mala o muy mala”, destacó el informe.

En el tema de la accesibilidad para personas con alguna discapacidad y adultas mayores, el 56,1% calificó el servicio de excelente, un 33% determinó que el servicio fue bueno y un 7% determinó el servicio regular.

“La calificación que los encuestados le otorgan al tiempo de espera para ser atendidos es Excelente, observándose que el usuario percibe la atención como rápida, tanto desde el momento en que llega y es atendido, como desde el momento en que obtiene respuesta a su gestión…La mayor cantidad de encuestados se encuentra muy satisfecho con la respuesta recibida del Tribunal Penal de Juicio del II Circuito Judicial de San José, tomándose en cuenta que un 96.74% refiere que está muy satisfecho con la orientación que se les da sobre los procedimientos, un 83.02% manifiesta que está muy satisfecho con los resultados que obtuvo sobre las consultas sobre el estado de su caso y un 84.62% resaltó estar muy satisfecho por cuanto logró el objetivo propuesto al hacer la visita al despacho”, resaltó la evaluación del proyecto.