| EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: JUZGADO DE PENSIONES ALIMENTARIAS DEL SEGUNDO CIRCUITO JUDICIAL DE SAN JOSÉ | ||
La jurisdicción de Familia no se ha mantenido ajena en este tema, y ha sido testigo de la transformación de las formas de trabajo que abren un nuevo capítulo que tiene como eje central la incorporación de la tecnología como un agente de cambio positivo en el trámite de los litigios. Desde el 2009, el Juzgado de Pensiones Alimentarias del Primer Circuito Judicial de Alajuela, fue uno de los pioneros en derribar los paradigmas Institucionales, que tomó la decisión de iniciar el trámite de los expedientes en forma electrónica y digital, prescindiendo del uso del papel como mecanismo para resguardo de la información, con resultados positivos que ha sido debidamente validados y destacados por los órganos administrativos internos y que se ha servido incluso de modelo para Poderes Judicial de otras latitudes. Tomando como base tan valiosa experiencia, la Comisión de la Jurisdicción de Familia decidió para este año impulsar y replicar este proyecto otros en Juzgados de Pensiones Alimentarias, y de los cuales resalta el Juzgado de Pensiones del Segundo Circuito Judicial de San José, que se constituye en el Despacho especializado en materia de Pensiones Alimentarias más grande del país, con un circulante de expedientes activos que alcanza los 12 mil expedientes, sin tomar en consideración todos los procesos incidentales que se tramitan que pueden representar hasta una cuarta parte del circulante. Este Juzgado además atiende una competencia territorial que alberga un 10% de la población nacional y en el que conviven representantes de todas las clases sociales. No obstante, para hablar de un proceso de digitalización, previamente se llevó a cabo un arduo proceso de preparación que consistió en desarrollar una serie de etapas que fueron marcando el camino a seguir, durante el cual se fueron plateando metas por parte del equipo de de trabajo. En un primer momento, se planteó la necesidad de lograr una estabilización del despacho, luego de que un diagnóstico evidenciara importantes atrasos prácticamente en todas las áreas de trámite. Seguidamente, para el último trimestre del 2011, se inició con el señalamiento de las audiencias de conciliación, que surge como una medida alterna para la resolución de conflictos, mediante la cual las partes tienen la posibilidad de lograr un acuerdo consensuado sin tener que llegar a un litigio. Hasta la fecha se han señalado 1644 audiencias de conciliación, de las cuales se han llevado a cabo un 60% y se han conciliado un 61% de las audiencias realizadas. Esto a su vez ha trajo consigo una reducción en los tiempos de respuesta a las personas usuarias, dado que plazo de señalamiento de la audiencia de conciliación es de 10 días hábiles desde que se interpuso la demanda, con los cual las partes pueden llagar a un acuerdo ese mismo día y en los casos en que no medie un arreglo conciliatorio se procede fijar los montos provisionales de manera inmediata. El éxito esta modalidad de trabajo se ve reflejado en el importante incremento de la demanda del servicio que se ha reportado para este año el Juzgado de Pensiones Alimentarias, que a la fecha registra 1990 demandas nuevas es decir un promedio diario de 15 asuntos nuevos y que de mantenerse a este ritmo a final del año se habrán registrado 3445 expedientes nuevos, cifra que superará en un 40% la entrada del 2011, es decir prácticamente 1000 casos adicionales a los que se acostumbra recibir anualmente. Esto hace pensar en que cada día son más las personas que se acercan a este Juzgado en busca de una solución al conflicto de necesidades alimentarias, sabiendo que en periodo muy corto su caso será debidamente atendido, con el acompañamiento de un Defensor Público en la mayoría de los casos. Desde mayo de este año, se inició con nuevo reto, que consiste en la implementación de un expediente electrónico dentro del Juzgado de Pensiones Alimentarias, lo que conlleva un importante cambio en la cultura de trabajo para los funcionarios del despacho y el servicio para las personas usuarias. Para nadie es un secreto que la tecnología se ha llegado a convertir en el gran aliado de nuestras labores cotidianas que incluso ha atravesado las áreas de nuestras vidas que esta provocando profundos cambios y transformaciones de naturaleza social y cultural. El expediente digital trae consigo una serie de ventajas que serán palpables en el corto y mediano plazo: una mayor transparencia y acceso a la justicia, fácil ubicación de los expedientes, disminución en los costos asociados al almacenaje, constituye un medio más seguro para resguardar la integridad de la información, mejora los controles de la productividad, disminución del uso de papel, mejor utilización del espacio físico y mayor eficiencia. Llegar a esta nueva fase, es resultado de los esfuerzos de muchos actores que ha participado en el proceso, iniciando por el desempeños de los funcionarios y funcionarios del Juzgado, que han aceptado con seriedad esta oportunidad de sacar a adelante esta tarea que ha requerido de muchos esfuerzos y sacrificios. Pero también hemos contado con el apoyo incondicional de la Presidencia de la Corte que ha brindado un voto de confianza hacia este proyecto, a la Defensa Pública que juega un rol muy importante dentro del proyecto no solo en el acoplamiento de la parte actora, sino que adoptado a la tecnología como el principal instrumento para el desarrollo de sus labores, de igual forma la Dirección Ejecutiva, el Departamento de Tecnología de la Información, el Departamento de Planificación y la Administración del Circuito que han sido responsables de los resultados alcanzados con el aporte que ha hecho cada uno desde sus campos de acción. Aún queda mucho por hacer, hay áreas que mejorar, es necesario seguir trabajando por darle una respuesta oportuna y de calidad a las personas usuarias, pero con lo logrado hasta ahora, deja plasmado un panorama optimista de que la gestión puede mejorar, todo depende de la voluntad y compromiso que tengamos todos los que laboramos en este engranaje judicial para construir y adoptar los procesos de cambio. "La vida es oscuridad cuando no hay impulso y todo impulso es ciego cuando no hay conocimiento y todo saber es inútil cuando no hay trabajo y todo trabajo es rutinario si no existe el cambio" |
Licda. María Isabel Hernández Guzmán
Lic. Sergio Bonilla Bastos
Licda. Andrea Marín Mena
Licda. Teresita Arana Cabalceta
Licda. Marcela Fernández Chinchilla
Licda. Melania Chacón Chaves
Licda. Sandra Castro Mora
Diseño Gráfico: Iván Pacheco Leon
Poder Judicial de la República de Costa Rica, ® Derechos Reservados 2012