El administrador José Luis Soto Richmond manifestó que en la Defensa Pública apuestan por escanear en lugar de fotocopiar

Desde que el Programa Hacia Cero Papel inició en la Defensa Pública, se conformó un Subcomité que ha trabajado de forma comprometida, por lograr dar cumplimiento a las políticas institucionales de este Programa.
Dicha Subcomisión actualmente está conformada por el Lic. José Luis Soto Richmond, Administrador de la Defensa Pública, la Defensora Pública Zuyen Molina Murillo y la Secretaria General de la Defensa, Shirley Víquez Córdoba.
Como primer punto, dicha Subcomisión identificó en qué aspectos o funciones, las oficinas de la Defensa estaban gastando más papel y se determinó que era en fotocopias, pues de acuerdo con datos del presupuesto se gastaban más de 30 millones de colones al año.
Se implementó la Circular 08-2011, la cual estipuló las directrices que debían cumplir todas las oficinas que integran este ámbito.
De acuerdo con el Lic. José Luis Soto, en la Circular se estipula que solo deben imprimirse documentos de manera excepcional y cuando resulte indispensable. Se debe procurar la obtención de documentos digitales, autorizándose su impresión solo en casos estrictamente necesarios y se prohíbe la impresión de los documentos que circulan oficialmente por la vía del correo electrónico, o bien de aquellos documentos con los que se cuenta en formato digital, salvo que se considere estrictamente necesaria su impresión.
En la Defensa Pública, toda impresión se debe realizar por ambas caras de la hoja y cuando no se pueda utilizar esta función de impresión o se presenten problemas en su uso, la persona correspondiente lo reportará de inmediato a la administración.
En este ámbito, se destaca el trabajo realizado por la Defensa Pública de Guápiles, que implementó la distribución de las notificaciones dentro de la oficina, mediante la creación de un archivo electrónico para cada defensor y defensora.
Este sistema los hizo acreedores del premio de Buenas Prácticas en el 2008, logrando así una reducción significativa del gasto del papel.
La Defensa Pública de Cartago también ha sobresalido en este Programa, pues puso en marcha la Presentación de Apersonamientos Digitales, la cual consiste en el envío de forma electrónica de los apersonamientos que se presentan en el Ministerio Público, esto a través de la creación de dos cuentas de correo electrónico. La primera donde se reciben las solicitudes de apersonamiento y la segunda donde se envía los apersonamientos respectivos.
Dicho programa fue expuesto en las primeras reuniones del año 2011 como un logro más de la Defensa en pro del no uso del papel.
Durante el 2011, solo la Defensa Pública del Primer Circuito Judicial de San José, en el servicio de fotocopiado gastaba por mes ¢ 870.066,00 y para este año presenta un gasto mensual de ¢ 628.244,00, lo que equivale a una economía mensual de ¢ 241.822,00, y representa un ahorro mensual de 18.530 copias mensuales.
Además, de 210 resmas de papel para impresión cada cuatro meses, se redujo a 160 resmas de papel cada cuatro meses. Es decir, se redujo el consumo de 50 resmas cada cuatro meses.
Otro punto que resaltó el Lic. José Luis Soto son los informes digitales de labores, "todos los meses cada defensor debe entregar un informe del trabajo realizado en cada caso, lo que provocaba un gran consumo de papel, pues dichos informes se debían imprimir, con el nuevo libro de registro digital, los informes se envían de manera electrónica lo cual además de reducir el consumo del papel, nos permite llevar estadísticas e información totalmente actualizada".
Este sistema se perfeccionó con la colaboración de la Sección de Estadística del Departamento de Planificación.
"Aquí incentivamos a las oficinas en buenas prácticas, les solicitamos que en los Planes Anuales Operativos incluyan objetivos para reducir el consumo de fotocopias, que imprimamos a doble cara, reutilicemos el papel y cuando las oficinas de la Defensa Publica estén ubicada dentro de algún edificio de Circuito Judicial utilice los servicios del centro de impresión" puntualizó Soto Richmond.
El administrador manifestó que en la Defensa Pública apuestan por escanear en lugar de fotocopiar y que recientemente los defensores públicos de Limón, compraron escaners personales, lo que les ha permitido reducir notablemente el gasto en fotocopias.
A nivel administrativo cuentan con varios procesos que se han digitalizando, como por ejemplo la autorización de gastos de las diferentes defensas, liquidaciones y trámites de pagos de caja chica.
"Estamos totalmente comprometidos con el Programa Hacia Cero Papel y motivamos muchos a los y las funcionarias, creando conciencia y haciéndoles ver que lo que nos ahorramos en las subpartidas de papel, cartón e impresos, podemos adquirir otros bienes y artículos para beneficio del personal de la Defensa Pública" expresó José Luis Soto Richmond.