| Departamento de Gestión Humana | ||||
| EXPEDIENTE PERSONAL DIGITAL | ||||
| · Sistema permite la recepción y trámite de gestiones en forma electrónica. · El tiempo de archivo de un documento pasó de 45 días a 2 días. · Los expedientes personales de los jubilados y pensionados también se encuentran digitalizados |
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| Marcela Fernández Chinchilla Comunicadora
El sistema consiste en el almacenamiento de imágenes de forma electrónica, lo cual permite que los usuarios puedan consultar todos los documentos que se encuentran en su expediente personal, como por ejemplo atestados, pagos, régimen disciplinario, carrera profesional, carrera judicial y correspondencia. Por medio de la circular 07-2011 del Departamento de Gestión Humana se informó a la población judicial que a partir del 01 de marzo, toda gestión proveniente de las oficinas judiciales debía remitirse en forma electrónica, con excepción de aquellos despachos que no cuenten con facilidades tecnológicas o bien, asuntos que por su naturaleza, los documentos originales deban ser parte de las diligencias para su gestión, o que por su tamaño, no se puedan enviar en forma electrónica. El Mba. Francisco Arroyo Meléndez, Jefe del Departamento de Gestión Humana comentó que para llegar a este punto ha sido un trabajo de varios años, pues en total son 21000 expedientes entre empleados, ex empleados, pensionados y jubilados que se encuentran totalmente digitalizados. La Máster Roxana Arrieta Meléndez, Coordinadora de la Unidad de Investigación y Control comentó que "el proceso inicia a través de una solicitud que ingresa por medio de la recepción principal, ellos reciben la información a través del medio electrónico consignado en la circular o si se apersonan con el documento, se escanea y se traslada según el tipo de gestión a cada una de las unidades". Es importante que los funcionarios y funcionarias envíen todos sus documentos y solicitudes de forma digital en los correos electrónicos consignados en la circular 07-2011 del Departamento de Gestión Humana, ya que de esta manera se evita el escaneo de los documentos y se agiliza la tramitación. "Con la digitalización de los expedientes se ahorra espacio, se reduce el tiempo de archivo y se mantiene la seguridad de los documentos" puntualizó la Licda. Adriana Mena Aguilar, Coordinadora de la Unidad de Archivo del Departamento de Gestión Humana. Desde el 01 de marzo todo documento que ingrese, estará archivado según el tipo documental, "el sistema da la facilidad de consultar únicamente lo que la persona necesita por ejemplo solo los atestados, sin necesidad de revisar todo el expediente"
Otra ventaja que comentó el máster Francisco Arroyo es la celeridad con la que se van a resolver las gestiones, ya que desde el momento que ingresa el documento, se enviará a la unidad encargada del trámite y al expediente personal para su respectivo archivo. Además se aprovechará mejor el espacio físico disponible en el archivo del Departamento de Gestión Humana, se reduce la utilización de papel con lo que se fortalecen las políticas de Cero Papel, se mejora la administración de los documentos, se pueden realizar búsquedas remotas y se disminuyó el tiempo de archivo de los documentos, pues se pasó de 45 días a dos días máximo, lo que permite mantener la información actualizada. El sistema cuenta con grandes medidas de seguridad y una bitácora donde quedan todos los movimientos y consultas registradas. La aceptación por parte de los usuarios ha sido muy exitosa, pues sienten que sus documentos están resguardados, ordenados y que los pueden consultar de manera sencilla. La integrante del Consejo Superior Lupita Chaves Cervantes, Coordinadora del Programa Hacia Cero Papel del Poder Judicial, destacó que la digitalización de los expedientes personales es un gran paso para facilitar la gestión del Departamento de Gestión Humana, ya que va a permitir reducir los tiempos en los trámites y permite que las y los funcionarios judiciales puedan consultar sus expedientes. "Con la implementación de este sistema, el personal judicial podrá agilizar sus solicitudes, los trámites de vacaciones, viáticos, concursos de plazas entre otros, será mucho más rápido y cada funcionario llevará mayor control de su propio expediente" puntualizó Chaves Cervantes. Así mismo resaltó que con la puesta en marcha de este sistema, se mejoran las condiciones laborales y se reducen costos presupuestarios, pues almacenar más de 10.000 expedientes requiere de altos costos económicos y gran espacio físico. Próximamente los y las funcionarias judiciales podrán consultar su expediente de la misma forma en que consultan la planilla pero para eso es importante que cada persona cuente con su contraseña en la página pues cada expediente es confidencial. En cuanto a los expedientes físicos, serán devueltos oportunamente y de manera ordenada a cada persona, previa comunicación del Departamento de Gestión Humana y cada funcionario y funcionaria, será responsable de custodiar su propio expediente. |
Licda. María Isabel Hernández Guzmán
Lic. Sergio Bonilla Bastos
Licda. Andrea Marín Mena
Licda. Teresita Arana Cabalceta
Licda. Marcela Fernández Chinchilla
Licda. Melania Chacón Chaves
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