Fabiola Carballo Sánchez, Auxiliar Administrativa, Oficina de Trabajo Social y Psicología de San Ramón.

La Oficina de Trabajo Social y Psicología de San Ramón destaca con la buena práctica denominada ¨Accesibilidad en la Citación¨, una propuesta que permite adecuar las cédulas de citación de acuerdo con las necesidades de los diferentes grupos poblacionales que requieren los servicios del despacho.

De esta forma, conversamos en esta edición de la Sección “La Entrevista” con Fabiola Carballo Sánchez, Auxiliar Administrativa de la Oficina de Trabajo Social y Psicología de San Ramón, quien impulsa esta iniciativa y nos cuenta un poco más de qué se trata.

¿En qué consiste la iniciativa?

Por ejemplo, a las personas usuarias que sólo hablan en inglés, la cédula de citación se les confecciona en inglés y español, mientras que a quienes son mayores de 65 años de edad, el documento se les confecciona en un tamaño de letra mayor, para que les sea más fácil el acceso a la información contenida.

Además, en las citaciones se resalta en negrita (esto para todas las citas por igual) el nombre de la persona, la fecha y hora de la cita, la dirección de la oficina, el número de teléfono y el correo de la misma, para que nos contacten en caso de duda, finalmente, en la orden de citación se agrega la edad de las personas usuarias, la fecha y hora de la cita, el nombre de la persona y la dirección como un insumo más para que los citadores judiciales puedan ubicar a las y los requeridos.

¿Desde hace cuánto se aplica?

La iniciativa se aplica desde hace poco más de un año. Se inició en octubre del 2024.

¿Cómo surge la necesidad de la buena práctica?

Esta iniciativa no surge como una necesidad, sino fruto de la empatía y la iniciativa personal de ofrecer un servicio más humano, inclusivo y respetuoso con la diversidad de personas usuarias que se atienden en la oficina.

¿Quiénes forman parte de esta iniciativa?

Esta iniciativa es realizada únicamente por mi persona. Soy la única auxiliar administrativa en la oficina y, por ende, la única encargada de confeccionar las órdenes y cédulas de citación, entre otros mecanismos para citar a las personas referidas.

¿Cómo mejora el servicio de administración de justicia, específicamente en favor de las personas usuarias?

Esta buena práctica, ha proporcionado beneficios para las personas citadoras judiciales, como por ejemplo el que ahora les es más sencillo identificar a las personas usuarias, les ayuda a adecuar el trato, el tono de voz y el tiempo a destinar en la diligencia, maximizando con esto el recurso del tiempo.

En lo que tiene que ver con las personas usuarias, este proyecto ha colaborado a reducir el número de citas negativas, ayuda para que los dictámenes e informes se emitan con mayor rapidez, además de identificar con mayor agilidad si un caso debe ser itinerado, permitiendo con esto que las personas tengan más claridad a la hora de realizar los trámites, lo que garantiza accesibilidad a la información.

¿Cuál ha sido la respuesta de las personas usuarias ante esta práctica?

Las personas usuarias con mayor frecuencia llaman a confirmar la asistencia a las citas, donde también se aprovecha para informarles que, si presentan la cédula de citación a la entrada del edificio con los compañeros de seguridad, pueden ingresar de forma más célere.

También, ha permitido comunicación fluida entre el usuario y el personal de la oficina, como, por ejemplo, en ocasiones, donde las personas usuarias manifiestan que los referidos fallecieron recientemente o que llegaron a un acuerdo entre partes, cambios de domicilio, entre otros datos; lo que ha permitido abreviar muchos otros procesos posteriores.